Det gäller att ha fingertoppskänsla men samtidigt vara lite hård när man ska tacka nej till möten. ”Det behöver inte ha med mötet att göra, det kan bara vara fel personer som är inbjudna till det”, säger mötesexperten Michael Alphov.
Möten är magiska men också en väldigt stor tidstjuv för många. Det säger Michael Alphov. Han är egenföretagare och håller både utbildningar och föreläsningar om effektivitet i arbetslivet.
– Möten går lätt överstyr. Man hinner inte göra det man ska, då tar man ett möte för att stämma av. Det man egentligen skulle behöva är tid för att göra klart det man ska göra.
Han menar att två saker måste specificeras i förväg för att ett möte ska bli lyckat.
– Syfte ska svara på frågan varför vi har mötet. Finns det ett tydligt syfte går det även att sätta ett mål för mötet, som ska svara på frågan vad som ska uppnås under mötet. Är målet att fatta ett beslut i en specifik fråga är det just det som ska göras, säger han och tillägger att många möten idag är syfteslösa.
Han poängterar att syfte och mål bör specificeras i mötesinbjudningarna och menar att om man kallar fem olika personer till ett möte utan information finns det fem olika uppfattningar om vad mötet ska handla om.
– Risken är att man pratar om allt möjligt och sedan får man boka in ett nytt möte för att prata om det man egentligen skulle prata om.
Möteskatapult i Outlook
Patrik Hall är professor i statsvetenskap vid Malmö universitet och har bland annat forskat på möten. Han delar också bilden att många möten resulterar i att ett nytt möte bokas in. Han säger även att det är fler akademiskt utbildade idag vilket driver på mötestätheten.
– Vi har fått fler människor som ägnar sig åt abstrakta frågor, som hur man håller ihop en organisation. Det har gjort att fler och fler yrkesgrupper blivit mer mötesorienterade.
I sin forskning har Patrik Hall sett en trend under det senaste decenniet. Han berättar att användandet av Outlookkalendern, som intensifierades för omkring tio år sedan, har påverkat möteskulturen.
Michael Alphovs tips för effektivare möten
- Mötet ska ha ett tydligt syfte som svarar på frågan varför mötet ska äga rum.
- Mötet ska ha ett tydligt mål, vad mötet ska resultera i.
- Skriv en agenda som driver mötet mot målet.
- Varje punkt på agendan ska avslutas med vad, vem och när. Vad ska göras, vem ska göra det och när ska det göras?
- De som ska kallas till mötet är de som kan hjälpa till att nå mötets mål. Det kan handla om beslutsmandat eller rätt kompetens.
- Mötesinbjudan ska innehålla punkt ett till tre samt eventuella förberedelser/underlag inför mötet.
– I ett forskningsprojekt intervjuade vi kommunala chefer. De blir helt sönderbokade eftersom andra kan lägga in möten i deras digitala kalendrar. Alla chefer som vi intervjuade bokade in egna möten med sig själva, alltså blockerade sin kalender, för att hinna jobba. Det är ett väldigt påtagligt exempel på ett hypermötefierat samhälle, säger han.
Mötesbonanza drabbar dock inte bara chefer. Patrik Hall uppskattar att en genomsnittlig tjänsteman, generalist och ej chef, lägger runt 30 procent av arbetstiden på möten.
– För en del kanske uppemot 40 eller 50 procent, säger han.
Din tid är dyrbar
Men kan man tacka nej till möten för att man rentav har viktigare saker som behöver göras, utan att framstå som arrogant?
– Grejen är att man förmodligen har viktigare saker för sig. Det behöver inte ha med mötet att göra, det kan bara vara fel personer som är inbjudna till det, säger Michael Alphov.
Han poängterar att det gäller att ha fingertoppskänsla när man ska tacka nej till möten men rekommenderar att vara lite hård och ha som rutin att be om syfte, mål och agenda innan man tackar ja.
– Gör ingen stor grej av det, det behöver inte bli raljant. Svara inte alla som är inbjudna till mötet heller, kontakta enbart mötesinbjudaren och säg “jag kommer jättegärna men behöver veta vad syfte, mål och agenda är samt vad just jag ska tillföra”.
Han understryker också vikten av att höja värdet av sitt eget arbete.
– Du har signerat jobbet för att du är bra på något, se till att värna om det. Möten ska inte nödvändigtvis bort, men det går att tänka annorlunda, säger Michael Alphov.
Korta standardtiden
Ett tips är att korta mötestiden, som ofta läggs på hela eller halva timmar.
– Jobbar man i Outlook kan man lägga in förkortning på mötena så att en timmes bokning blir 50 minuter automatiskt, säger Michael Alphov.
Han slår även ett slag för mötesfria dagar eller halvdagar för att frigöra tid för att jobba, men trycker på att det då är extremt viktigt att hålla de mötesfria dagarna just mötesfria.
Michael Alphov lyfter också den psykologiska aspekten av mötesinbjudan, som han menar är en del av problemet.
– Det finns en problematik som kallas FOMO, fear of missing out. Man är med i matchen om man sitter i möten. Även om folk inte vill erkänna det är FOMO-kulturen stark även på jobbet. Människan fungerar så, vi är rädda för att bli exkluderade.
Caroline Le Ridou
Loading ...
Där jag jobbar är hälften av dagarna mötesfria (sånär som det dagliga morgonmötet som är 15 minuter). Funkar väldigt bra.
Det här är helt sant och huvudfaktorn i mötesproblemet (tidstjuveriet): ”Vi har fått fler människor som ägnar sig åt abstrakta frågor, som hur man håller ihop en organisation. Det har gjort att fler och fler yrkesgrupper blivit mer mötesorienterade.”
Sen att en del av dessa ”nya” yrkesgrupper numera har s.k. akademiska utbildningar (~= eftergymnasiala), på gott och ont, är en faktor som eldar på det hela. Detta fenomen har ökat i Sverige senaste 30 åren så myclet att det skadar näringslivet. Innovation är inte ett grupparbete, t.ex. Och om en teknisk innovation ska komma nånvart, måste någon *exekvera*, göra jobb. I vilket ingår långa tider att sitta och prova och fundera över saker. För sig själv *först* innan man visar det för nån annan.
Det finns många människor på kontoren idag vars hela tillvaro, uppgifter, går ut på att prata med varandra och andra (d.v.s. störa dem i deras arbete) och kolla vad andra gör och rapportera om detta till chefer av olika slag. Det är denna kategori människor som kallar till möten hela tiden. Vad ska de annars göra..?
Att vara ingenjör i dagens arbetsliv är nåt helt annat, och betydligt sämre på de flesta sätt, än det var för 30 år sedan. Projektfundamentalismen är utbredd och även det bidrar till möten. Det är väldigt vanligt att projektledare saknar grundkunskaper i det ämnesområde som projektet handlar om.