Foto: Christer Gummeson.Trots företagens goda avsikter stressas en del projektledare till bristningsgränsen. Vilka faktorer leder till stressen och hur kan ett bra ledarskap se ut? Dessa frågor tänker forskaren Kristina Palm undersöka i en ny studie.
Kristina Palm forskar på institutionen för industriell arbetsvetenskap på Kungliga Tekniska högskolan i Stockholm och har under de senaste åren fokuserat på det hållbara arbetet. Med termen hållbart arbete menar hon ett arbete som inte bara är ekonomiskt hållbart utan även tar hänsyn till att de anställda mår bra.
Riskfyllt engagemang
I sin avhandling ”Det riskabla engagemanget”, som blev klar 2008, undersökte Kristina arbetsvillkoren för fem projektledare inom tre olika branscher: En myndighet, ett industritillverkande företag och en serviceindustri. I avhandlingen kallar hon projektledarna för eldsjälar på grund av deras djupa engagemang i sina arbetsuppgifter. De gav mycket av sig själva och engagemanget ledde till att en av projektledarna fick hjärtproblem, en annan började vantrivas på jobbet och de övriga tappade förtroendet för sina chefer och kände sig dränerade på energi.
Kristina undersökte de organisatoriska förhållandena kring projektledarnas arbetssituationer och upptäckte snart en rad gemensamma faktorer som ledde till att projektledarna inte lyckades med projekten.
— För att så stora projekt ska kunna genomföras krävs ett ledarskap som kan hantera engagemanget hos projektledarna. På ett ställe hade projektledaren fått uppdraget för att hon hade varit väldigt entusiastisk och engagerad inför uppgiften men man kan inte sätta projektledarna i näst intill omöjliga projekt och förvänta sig att de ska klara av det utan rätt kompetens och genuint stöd från ledningen, säger Kristina.Varför gick företagen med på att starta projekt som de från början visste var omöjliga att genomföra?
— Det var ledningen som var initiativtagare till samtliga projekt, så man ansåg nog inte att projekten var omöjliga att genomföra, däremot visste man nog att de var svåra att genomföra. Det man ville uppnå var både goda ekonomiska resultat, men också bättre arbetsförhållanden, däremot hade ledningen nog inte funderat igenom konsekvenserna, som att chefer kunde förlora privilegier till arbetare. Det kan ha också ha handlat om ”good will” från företagens sida: Ett projekt gick ut på att ge människor som jobbar ute i produktionen mer ansvar. Det skulle se bra ut för företagen om de gick igenom men man hade inte funderat över hur de skulle genomföras. Projektledarna fick inte tillräckligt med resurser och stöd, förklarar Kristina.
Framgångsrik bransch
I det nya projektet som drar i gång i november ska Kristina undersöka hur arbetsprocesserna ser ut på ett medicinsk-tekniskt företag som agerar in en bransch som är känd för att vara duktiga på att ta fram innovationer. På detaljnivå kommer hon att undersöka hur cheferna exempelvis interagerar med sina medarbetare i fysiska möten, mejl och samtal etcetera.
— Det är en helt ny bransch för mig så det blir spännande. Det starka engagemanget hos dem som jobbar finns ju där och det ska bli intressant att se hur de förhåller sig till jobbet. Jag vill få fram vad de gör som är bra och gynnsamt för medarbetaren och arbetsklimatet, säger Kristina.
Kristinas tips inför stora projekt
• Se till att uppdraget är väl förankrat hos ledningen.
• Ställ fler frågor innan du tar på dig ett uppdrag, fråga om resurserna och kontrollera om du och ledningen verkligen menar samma sak.
• Kom ihåg att du som individ också måste sätta gränser för hur mycket du jobbar.
Det nya projektet som Kristina är involverad i är ett samarbete med Karolinska Institutet och kommer att pågå i fyra år. Det finansieras till 50 procent av anslag från Vinnova-programmet VINNMER, ett program som stöttar kvinnliga forskare, och 50 procent av Industriell Arbetsvetenskap på KTH.
Läs mer om VINNMER
14 kommentarer
Oliver, Om du går in på http://www.manager-tools.com/podcasts/all-podcasts?filter0=113 så finns mängder med gratis podcasts om vad du kan göra för att bli en bättre projektledare. Om du blir gratismedlem så kan du dessutom gå in under ”Community” och ställa frågor till andra projektledare och chefer eller se in i andras konversationer. Jag föreslår att du börjar med att lyssna på ”Project Manager One on Ones – Part 1”. Den beskriver hur du själv kan göra för att stärka relationen till dina projektmedlemmar och öka din effektivitet i vardagen. Chefer som följer dessa råd har nöjda och högpresterade medarbetare… Lycka till.
Vilken intressant läsning i alla kommentarer ovan! Jag är ju inte alls ensam om att känna mig otillräcklig, övergiven och klämd mellan höga förväntningar och en bristande organisation. Finns det inget forum någonstans på nätet där man som mer eller mindre anonym projektledare kan gråta ut och ventilera sina bekymmer och samtidigt ge feedback och uppmuntrande hjälp till sina projektledarkollegor? Det finns ju forum för så mycket annat 🙂
Hur blev det såhär? Är det för stora organisationer som ställer till det? Jag sitter i projekt som är internationellt sammansatta och jag vet inte om nån vet exakt vad vårt projektmål är. Grunderna glöms bort – vad, varför, hur, när, vem? Inte konstigt att det sedan inte funkar bra.
Jag är projektledare på ett stort svenskt industriföretag. Ett jobb som jag egentligen tycker är väldigt kul, men som med tiden har börjat få mig att känna stor olust över att gå till jobbet. Jag leder ett par ”projekt” som egentligen är linjeuppgifter – jag är i praktiken bara en samordnare och sekreterare (mängden dokumentation är löjeväckande i förhållande till uppgifternas omfattning). Jag leder även ett antal ”omöjliga” projekt där ledningen ständigt vill ha extraordinära lösningar på extremt kort tid, med resurser som redan är överbelastade och till skrattretande små pengasummor. Utöver detta gör det stora antalet projekt att man ändå aldrig hinner göra riktigt bra ifrån sig i något av dem. Varje dag går jag hem utan att ha hunnit med allt som skulle gjorts. Att ”inte ta på sig” uppgifter är ett koncept som inte existerar på mitt jobb – här tilldelas man uppgifter. Det är ingen som frågar om man ”vill” ha dem. Vore skönt att någon gång kunna känna sig nöjd med sin egen insats på jobbet.
Har varit med på 80-talet och drivit stora projekt. Erfarenheten av den projektledning gjorde att jag efter att ha bytt arbetsgivare vägrade att driva projekt eftersom projektledare till största delen är projektadministratörer som körs över av högre chefer. Man tvingas till att korta sina tidplaner trots att man lagt ner mycket jobb för att få ihop något realistiskt. Ett typiskt ledningsuttryck är när man redovisar problem och behöver mer resurser är att ledningen uttalar sitt fulla förtroende för en eftersom man ju verka ha full kontroll. Några resurser blir det dock inte snarare tvärt om. Den andra modellen är att starta projekt som från början är fullständigt meningslösa är tyvärr också vanligt. Ingen vågar ifrågasätta. Det känns lite konstigt när man i efterhand kan konstatera att den största nyttan man gjort företaget är man sett till att olönsamma och omöjliga projekt lagts ner. Tyvärr lider dessutom många svenska arbetsplatser av ett gruppsyndrom. Vad det än är måste det bildas grupper som utreder. Individuellt uppnådda resultat anses ofta suspekta och väger lätt! En grupp där fem sover och en jobbar anses väldigt värdefulla.
Jag håller med allihop, men TimS: det där med en orimlig ekonomisk beredningsbörda, är detta inte ”ekonomism” alltså en absurd ekonomistyrning? Problemet med denna, förutom att den leder till byråkratisering och snabbt får en organisation att fastna i en fix form, att denna ekonomisk beredningsbörda kostar en massa pengar. Så har jag förstås sett dess raka motsats: här har vi pengar, vi skall demonstrera det här och det här konceptet, vad skall vi göra för pengarna? Avarter av alla sorter finns litet överallt, men vi får hoppas att det finns sunt förnuft på tillräckligt många ställen.
De här råden låter helt rimliga, men fungerar inte i praktiken. Man är sällan i en sådan situation att man kan ställa sådana krav. Jag blev t.ex. av med mitt jobb.
Det blir allt vanligare att företagen har formaliserat projekthanteringen så till den milda grad att hela svårigheten och 90% av arbetsbördan består av att producera formalia som med sina oändliga varianter av olika slags dokument krystar fram ”soppa på en spik” i det oändliga, och med krav på kostnadsslagsredovisningar ner på löjeväckande detaljeringsgrad även för några timmars insatser.
Den tänkta uppföljningen och benchmarkingen kan aldrig göras i alla fall, metoder, projektinnehåll, medarbetarerfarenheter varierar alltför mycket, så man kollar då bara av ett fåtal nyckelsummor i alla fall.
… att skryta med att man inte kan teknik. Ta det omvända: På en middag talar din bordsgranne om att ”… jag är tvärdum på teknik… kan knappt skruva in en lampa….” ha ha. Stunden senare säger du ”….. litteratur …. Strindberg var inte han från tyskland… Svensk? va det visste jag inte”. Den teknikokunnige höjs till skyarna, medan den litteraturokunnige blir av alla betraktad som en fullständig nolla. Varför får man skrävla om att inte kunna teknik? Även att laga mat är teknik (kemi i högsta skolan)!
J
Anders, du hittar den här
http://kth.diva-portal.org/smash/get/diva2:13301/FULLTEXT01
Hur blir projektet väl förankrat under hela projektets genomförande? Vad behöver projektledaren göra?
Intressant att läsa om Kristinas forskning. Personligen tror jag att Kristina kommer att se att det är chefens relation till sin personal under projektets genomförande, som är kritisk för framgång. Ett sätt att bädda för denna relation är genom regelbundna korta möten med fokus på projektledarens agenda. Det lägger också grunden för kunnighet och effektivitet i arbetet.
Återigen, relationen mellan chefen och projektledaren samt mellan projektledaren och projektmedlemmarna är en kritisk faktor för framgång med projekt.
Ett vanligt problem att är man tillsätter 20 man i ett ”projekt” för att göra det som EN MAN normalt kan göra på ett litet företag.
Då förlorar man både energi, motivation och tempo och det blir 20 gånger så dyrt. Men chefer vill ju gärna ”bedriva projekt” och ha en stor budget.
Den största stressfaktorn av alla är inkompetenta chefer som inte kan bedöma ens arbete. De begriper inte om man gör något bra eller dåligt. Om man t.ex. gör något snabbt, tror de t.ex. att det där var ju ”enkelt”. Medan idioter, som tar lång tid på sig, blir belönade med kommentarer som ”Bra jobbat!”.
De flesta chefer, som jag kommit i kontakt med, skryter dessutom med att de inte förstår ”teknik”.
Hej Kristina,
Är intresserad av att läsa din avhandling, var kan jag få tag i den?
mvh
Anders Ekelund
Hej Anders!
En länk till Kristinas avhandling ligger nu i artikeln.
Bästa hälsningar
Anna Eriksson, webbred