Mejlpolicyn minskade stressen på Norconsult

Förväntar sig chefen och kollegor att du svarar på mejl utanför arbetstid? Kollar du regelbundet mobilen under semestern? På konsultföretaget Norconsult har en tillgänglighetspolicy underlättat livspusslet för de anställda.

Vardagen för många tjänstemän innebär att alltid vara nåbar på mejl och telefon: på bussen, hemma vid middagsbordet, i mataffären, i liftkön, på barnens dansuppvisning. De flesta arbetsgivare saknar tydliga riktlinjer för vad som förväntas av medarbetarna. Är det okey att stänga av eller inte?

När akademikerföreningen på konsultföretaget Norconsult för tre år sedan diskuterade den höga arbetsbelastningen föddes idén om en tillgänglighetspolicy. HR-avdelningen uppskattade initiativet och policyn utformades med inspel från fack och ledningsgrupp.

Mia Ivarsson, anställdes på kontoret i Göteborg sommaren 2016 när policyn redan fanns på plats men den var en av anledningarna till att hon valde att jobba på just Norconsult.

Mia Ivarsson, Norconsult

– Jag kom från en arbetsplats utan tydliga gränser för vad som förväntades av de anställda och jag letade efter en arbetsgivare som prioriterar arbetsmiljöfrågor. Tillgänglighetspolicyn är viktig och ger en trygghet här att kunna koppla bort jobbet på fritiden.

Många anställda, inte minst de med småbarn, vill ha möjligheten att kunna gå från jobbet tidigare och istället jobba en stund på kvällen. Valfriheten hindras inte av tillgänglighetspolicyn som istället reglerar vad man ska tänka på när man själv väljer att jobba utanför ordinarie arbetstid. Då kan man inte begära att kollegorna svarar på mejl, telefon eller sms. Den som mejlar uppmanas att använda funktionen fördröjd leverans för att ingen ska känna kravet att svara på ledig tid, inte heller under semestern.

I dag är Mia Ivarsson också skyddsombud och förtroendevald i akademikerföreningen på Norconsult. Hon tycker att tillgänglighetspolicyn fungerar överraskande bra men i rollen som arbetsledare i projekt behöver hon ibland påminna stressade kollegor.

– Det finns förstås vissa individer som man måste påminna lite oftare men det är faktiskt inget stort problem.

Nu är det tre år sedan policyn infördes på Norconsult och en viktig rutin för att hålla den levande är information till nyanställda. Varje nyanställd får en mentor som tillsammans med den närmaste chefen har ett gemensamt ansvar för introduktionen. Båda har varsin checklista med information att förmedla och chefens ansvar är att berätta vad tillgänglighetspolicyn innebär.

Mia Ivarsson upplever att riktlinjerna för tillgänglighet bidrar till en bättre arbetsmiljö på företaget. För konsulter som debiteras per timme är det extra viktigt med en tydlig policy för att inte skapa onödig stress.

– I stor utsträckning är det här en planeringsfråga. Om du inte kan räkna med att få kontakt med dina kolleger utanför arbetstid tvingas man anpassa sig till det.

Visst händer det att tiden inte räcker till för att hålla deadlines i projekt men då beordrar chefen om övertid som konsulterna får ta ut i tid eller pengar.

– Det kan vara svårare att introducera en tillgänglighetspolicy på ett konsultföretag där många arbetar hos kunder. Men Norconsult har klarat det och därför tror jag att det fungerar på de flesta arbetsplatser, säger Mia Ivarsson.