Förbered dig inför årets viktigaste samtal med chefen

Dags för medarbetarsamtal? Rätt genomfört kan det bli ett av dina viktigaste möten med din chef under året. Men då behöver både du och chefen komma väl förberedda. Här är tips på frågor och förberedelser.  

Medarbetarsamtalet har flera olika syften. För dig som medarbetare är samtalet en chans att lyfta hur det går för dig, hur du har det på jobbet och hur du vill utvecklas framåt.

Kristina Mörk, Sweden HR Group.

– Från chefens perspektiv handlar det om att utveckla och behålla medarbetare på ett systematiskt vis och att få insyn i och följa upp arbetsmiljön, säger Kristina Mörk, senior HR- och organisationsutvecklingskonsult på Sweden HR Group.

Medarbetarsamtalet innehåller en hel del: mål och prioriteringar framåt, vilka drivkrafter, motivation och tankar om utveckling som du som medarbetare har på kort och lång sikt. Dessutom bör arbetssituationen, kollegor, arbetsbelastning och gärna en punkt om din och chefens relation ingå.

– Chefen ska kunna gå därifrån och veta vad du som medarbetare behöver för att trivas och prestera, säger Kristina Mörk.

Ola Sundström, chef för förhandling och utveckling på Sveriges Ingenjörers förhandlingsavdelning, tycker att det ska finnas med en öppen fråga om arbetsmiljö och arbetsbelastning.

– Medabetarsamtalet är ett viktigt tillfälle för dig som medarbetare att ge feedback till din chef. Hur funkar samarbetet och vilka förväntningar har du som medarbetare på chefen?

Ska man slå ihop medarbetar- och lönesamtal?

Det finns ingen lag som reglerar att och hur ofta medarbetarsamtal ska hållas. Däremot är det vanligt att det regleras i kollektivavtal. Där finns ofta skrivningar om att du som medarbetare ska få återkoppling på arbetsprestation och att få veta vad som ligger till grund för den individuella lönesättningen.

Ofta hålls medarbetarsamtal en gång per år men Kristina Mörk förespråkar åtminstone två strukturerade medarbetarsamtal om året.

Men det räcker inte att chef och medarbetare sitter ner bara två gånger om året.

– Det behövs en löpande dialog också. När det gäller mål så går det för fort idag för att bara prata ordentligt två gånger per år. Det är viktigt att hinna fånga upp och kunna styra om målen om verkligheten förändras. Målen måste ju vara relevanta.

Det händer att medarbetarsamtal och lönesamtal hålls samtidigt, men det är inget Ola Sundström förespråkar.

– Det kan vara svårt att prata framtid och utveckling om man också ska prata lön. Pengar är alltid svårt, värdering och argumentering behöver få ett eget samtal. Det är känsligt och man kan bli blockerad av att bli bedömd.

Kristina Mörk tycker det är svårt att säga att det är rakt av fel att samköra medarbetar- och lönesamtal. Det kan vara så att man av tidsbrist behöver göra så för att gå i mål med processen. Men då krävs det av chefen som leder samtalet att tydligt dela upp samtalet i två: en del som är bakåtblickande (lönesamtalet) och en del som är framåtsyftande (medarbetarsamtalet).

– Annars riskerar den ena eller andra delen ta över. Så det är jätteviktigt att samtalet är strukturerat och att båda parter i samtalet vet om agendan och vad som kommer tas upp under mötet, säger Kristina Mörk.

Om man har strukturerade medarbetarsamtal och sätter förväntningar inför året så är det rimligt att avstämningssamtalen kopplar tillbaka till det, menar Kristina Mörk. Poängen med de kortare avstämningssamtalen är att de ska vara mer öppna och agendafria.

Framgångsfaktorn för alla de här samtalen är att bygga relation mellan chef och medarbetare och att prata regelbundet.

– Det blir svårt om medarbetarsamtalet två gånger om året blir de enda forum där man pratar om hur man mår och hur det går, säger Kristina Mörk.

Läs också Sveriges Ingenjörers råd inför utvecklingssamtalet.

Viktigt att dokumentera samtalet

Kristina Mörk och Ola Sundström tycker båda att medarbetarsamtalet bör dokumenteras eftersom det handlar om att sätta mål för prestation och utveckling. Utan dokumentation blir det svårt att följa upp, inte minst vad gäller utvärdering. Chefen bör också berätta under samtalet hur och när det kommer följas upp.

– Det är viktigt att ha en gemensam bild om man pratar om förväntningar, resultat och prestation, säger Ola Sundström.

Ifall man inte har haft medarbetarsamtal på länge så är det läge att efterfråga det.

– Du kan alltid begära samtal med din chef om dina mål, din utveckling och din arbetssituation. Får du inte gehör för det hos chefen, vänd dig till chefens chef, HR eller till facket, råder Kristina Mörk.

Råd till dig som medarbetare:

1. Förbered dig inför samtalet. Vad vill du ha ut av det? Vad har du åstadkommit under året? Är det något särskilt du vill lyfta fram? Hur vill du jobba framöver? Fundera igenom dina egna utvecklings- och karriärsmål inför medarbetarsamtalet och var aktiv under samtalet.
2. Försök berätta ärligt om hur det går för dig och hur du har det på jobbet. Medarbetarsamtalet är ett forum där chefen ska fånga upp dessa saker på ett strukturerat sätt.
3. Våga vara självkritisk. Det är lika viktigt som medarbetare och chef att kunna prata om det som fungerat mindre bra och vilka eventuella åtgärder eller stöd som kan behövas.
4. Dokumentera/ta anteckningar under samtalets gång. I vissa organisationer låter man medarbetarna stå för dokumentationen för att engagera och fördela arbetet rättvist (chefen har oftast flera medarbetarsamtal men medarbetaren bara ett).
5. Om det dyker upp fler frågor än dem på agendan är det bra att boka ett uppföljningssamtal direkt. Se till att du och chefen gör det innan ni avslutar.
6. Tänk på medarbetarsamtalet som en långsiktig dialog. Nästa år är det dags igen och året efter det. Håll en linje. Har du något du vill förändra, var ihärdig och försök förändra på lång sikt. Pressa inte, utan jobba på att få arbetsgivaren att förstå.

Råd till dig som chef:

1. Se till att avsätta den tid som krävs för förberedelse, genomförande och uppföljning av medarbetarsamtalen.
2. Anpassa samtalet till den individuella medarbetaren.
3. För att samtalet ska blir så bra som möjligt behöver det hållas i ett avskilt rum. Det kan tyckas självklart men det är ändå bra att påpeka.
4. Våga vara självkritisk. Som chef bör du vara öppen för att medarbetarsamtalet är ett av få tillfälle att få strukturerad feedback från medarbetaren.
5. Använd medarbetarsamtalet för att få medarbetaren att känna sig stärkt och bekräftad. Negativ feedback är mer fruktsamt i nära anslutning till en specifik händelse. Ta tillfället i akt och berätta för medarbetaren att han eller hon är viktig för verksamheten och gruppen.