Nya sekretessrutiner på Lantmäteriet: ”Har varit stressande för många”

Långa väntetider på att få ut handlingar, ärenden som läggs på hög och kunder som väntar på besked. När Lantmäteriet tvingades stoppa flera e-tjänster på grund av brister i sekretessen blev det en stor omställning för hela organisationen som även påverkat arbetsmiljön för lantmätarna.

I maj förra året stängde Lantmäteriet ned ett antal e-tjänster. Förklaringen var att de hade upptäckt brister i hantering av utlämnandet av allmänna handlingar, vilket hade lett till att även sekretessbelagd information blivit tillgänglig i vissa av Lantmäteriets externa digitala tjänster.

En granskning av Expressen visade dock att det inte rörde sig om ett enskilt misstag, utan om ett systemfel som pågått i många år. Som en följd av säkerhetsbristerna fick Lantmäteriets generaldirektör Susanne Ås Sivborg lämna sitt uppdrag i december förra året. 

Stopp för interna sökningar

Nedstängningen av e-tjänsterna har även fått konsekvenser för många av de lantmätare som jobbar på myndigheten. När tillgången till de digitala arkiven stoppades innebar det även ett stopp för interna sökningar. Istället för att som tidigare själv kunna gå in i arkiven och söka information måste lantmätarna numera vänta på en manuell sekretessgranskning innan handlingen kan lämnas ut. 

En av de anställda på myndigheten vittnar om hur detta påverkat hans arbetssituation.

– Det blev en plötslig omställning som förändrade sättet att arbeta, det känns som om vi gått tillbaka flera decennier. De interna väntetiderna för att få ut handlingar är långa och det har varit stressande att inte kunna jobba som tidigare, säger medarbetaren som arbetar som lantmätare.

Lång väntan på handlingar

För en lantmätare som ska göra en förrättning, slå ihop eller stycka av en fastighet innebär det att det blir långa väntetider i ett pågående ärende. Kunder får vänta på besked, det tar tid innan man kan avsluta ett ärende och därmed blir det även många pågående ärenden som ska hanteras parallellt. 

– Situationen har påverkat olika roller på olika sätt, men det har varit stressande för många. De känner att de blir stoppade i sin tjänsteutövning, att de inte kan göra sitt jobb, berättar Torsten Svärd som är facklig representant för Saco-S på Lantmäteriet.

För att hantera situationen har Lantmäteriet både rekryterat och omorganiserat arbetet. Bland annat har man gjort en omfördelning av arbetsuppgifter och utbildat fler att göra sekretessgranskningar. Torsten Svärd är själv en av de som numera jobbar med att sekretessgranska handlingar.

– Vissa går snabbt att granska, andra kan vara på tusentals sidor och tar därmed betydligt längre tid att gå igenom. När vi granskat en handling som inte innehåller sekretess så kan den släppas upp. Men ibland är det som att leta efter en nål i en höstack, berättar han.

Han förklarar att det även kan bli en del juridiskt knepiga avvägningar där sekretesslagstiftningen och offentlighetsprincipen ibland står mot varandra.

Påverkar även indirekt

Att fler jobbar med sekretessgranskning innebär dessutom att andra uppgifter blivit liggande eller utlagda på andra i organisationen. Torsten Svärd uppskattar att närmare hälften av de anställda på Lantmäteriet påverkats av nedstängningen av de digitala arkiven, direkt eller indirekt.

Den lantmätare som Ingenjören pratat med konstaterar att det blev ett plötsligt uppvaknande över hela säkerhetssituationen och undrar hur det ser ut på andra myndigheter. 

– Nu jobbar vi för att lösa det, men jag misstänker att liknande frågor kring säkerhet är något som kan påverka arbetssituationen hos fler myndigheter, säger lantmätaren.

Från fackligt håll har man haft en bra dialog med arbetsgivaren under hela resan. Torsten Svärd berättar att förutom svårigheterna med att utföra sina arbetsuppgifter har det funnits en oro kring hur detta kan komma att påverka löneutvecklingen. 

– Vi har diskuterat hur vi kan göra för att mildra oron, men att man delvis inte kan göra sitt jobb är ju samtidigt något som ligger utanför ens kontroll och som man som enskild medarbetare inte kan påverka. Vi har inte heller fått några kraftiga signaler om att detta är ett arbetsmiljöproblem, utan det handlar snarare om att olika personer upplever situationen på olika sätt, förklarar han.

10 000 ärenden i kö

Inte heller HR kan se några tecken på att allt detta skulle ha påverkat arbetsmiljön negativt, inte heller när det gäller sjukfrånvaro eller personalomsättning. Tvärtom, verkar personalen trivas bra på Lantmäteriet. 

– Visst har det varit en tuff situation och en stor omställning. Vi jobbar kontinuerligt med vår arbetsmiljö och har även lagt mycket tid och kraft på att utbilda våra chefer i ledarskap. Jag tror att det har haft betydelse i den här processen, berättar Katarina Zetterqvist som är ansvarig för HR och Hållbarhet på Lantmäteriet.

Trots insatserna har begäran om handlingar kommit in i ett betydligt snabbare tempo än vad Lantmäteriet klarat av att hantera. I januari var det 10 000 ärenden i kö och väntetider på upp till tre månader. I regeringens vårändringsbudget föreslår man därför att Lantmäteriet får 30 miljoner kronor i ökat anslag för att kunna rekrytera fler och beta av köerna. Beslut om detta kommer att fattas senare i april. 

– Vi har hela tiden anpassat verksamheten och kontinuerligt jobbat med arbetsmiljön. I höstas rekryterade vi 20 nya medarbetare som jobbar med handläggningen och med de resurser som regeringen nu utlovat kan vi anställa ytterligare 20 handläggare, vilket blir en viktig förstärkning av den manuella sekretessgranskningen, berättar Katarina Zetterqvist.