Mer gjort och mindre stress med feedback-kultur på jobbet

En vanlig orsak till stress är att inte få feedback på sitt arbete. Stockholm International Water Institute ville göra något för att förbättra arbetsmiljön och bättre feedback blev en nyckel. Nu finns en struktur för feedback både mellan chef och medarbetare och på gruppnivå.

Stefan Heilscher är skyddsombud på Stockholm International Water Institute, SIWI. Under det senaste året har de genomfört ett kulturförändringsarbete som omfattat alla, men där en viktig del varit att förändra ledarskapskulturen. Han berättar att många chefer saknade ledarskapsutbildning. Det fanns en otydlighet i organisationen och cheferna blev ofta flaskhalsar för beslut. Mycket kritik riktades mot cheferna, det var ”vi mot dem”, och många medarbetare upplevde att de saknade kontroll över sin arbetssituation.

Stefan Heilscher, SIWI

– Som skyddsombud så såg jag detta som en tydlig risk. Vi hade ingen hälsosam arbetsmiljö, många jobbade mycket, kände sig stressade och sjukfrånvaron var hög.

Träna sig på feedback

Dessutom fanns det ett tryck uppifrån att något måste göras åt situationen. Ledningen beslutade därför att ta in hjälp utifrån, med ett tydligt uppdrag att utveckla ledarskapet och förändra organisationskulturen.

En förändring som gjort stor skillnad i vardagen är att de började träna sig på att ge och ta feedback.

– Jag och många andra var lite skeptiska i början, men det är verkligen inget flum. En orsak till att medarbetare känner stress är ofta att de inte får feedback på sitt arbete, förklarar Stefan Heilscher.

Idag har de en tydlig struktur för feedback och konkreta verktyg för hur olika typer av feedbacksamtal ska gå till. Två gånger per månad har varje medarbetare ett inbokat samtal med sin chef, en gång per månad förlänger de det vanliga chefsmötet med en så kallad peer review som går ut på att ge feedback på varandras arbete. Dessutom inleds varje gruppmöte med en övning där de tränar sig på att både ge och ta feedback.

Ett av de verktyg de använder i de enskilda feedbacksamtalen är spindeln, ett konkret verktyg som tar upp olika perspektiv på medarbetarens arbetssituation, både hur man mår och hur arbetet går, men även vilka utmaningar och förbättringsområden man jobbar med.

– Spindeln har en tydlig struktur och hjälper dig i ditt självledarskap, förklarar Stefan Heilscher.

”Hjälper oss att hålla fokus”

Iris Panorel är ingenjör och har jobbat på SIWI i ungefär 1,5 år. Hon tycker att allt fokus på feedback har gjort dem mer medvetna om betydelsen av att se och uppmuntra varandra i vardagen och att det även gör dem starkare både som individer och som organisation.

– Det värdefullt att få feedback på det man gör, det hjälper oss att hålla fokus på verksamhetens mål både när det gäller resultat och beteenden. Dessutom har det stärkt gemenskapen och samarbetet över avdelningsgränserna, säger hon.

Iris Panorel har varit engagerad i den grupp som ansvarat för verksamhetens arbete med ständiga förbättringar och stödstrukturer, med vägledning av de externa konsulterna. Hon berättar att de inleder varje möte med att parvis dela med sig av hur de har det just nu, på jobbet eller på ett personligt plan. Därefter har de i gruppen jobbat med att diskutera hur de kan göra saker bättre i organisationen.

– Dessa möten har varit väldigt inspirerande och jag har alltid gått därifrån motiverad och fylld av ny energi, berättar hon.

Tid för reflektion och lärande

En förändring som gruppen föreslagit och som ledningen också sagt ja till, är att alla medarbetare får använda två timmar varje vecka för reflektion och lärande. En gång i månaden har de exempelvis Öppet fika, där de under en halvtimme samtalar utifrån ett specifikt ämne. Men timmarna kan användas helt fritt, till exempel för att bolla frågeställningar med kollegor eller för egen reflektion.

Iris Panorel, SIWI. Foto: Georgette Keane/SIWI

– Ledningens beslut har varit en stark och viktig signal om att detta är ett värdefullt arbete och det är något som jag tror har haft betydelse för att bygga en mer öppen kultur, poängterar hon.

Stefan Heilscher har inga siffror som visar hur arbetsmiljön har förbättrats, men han upplever själv att det är en helt annan stämning i verksamheten numera. Snacket i korridoren har avtagit, kommunikationen fungerar bättre och fokus ligger mer på utveckling och förbättring än på problem. Och ingen ny har blivit långtidssjukskriven.

Dessutom har de klarat av en stark tillväxt. Under året har 25 nya medarbetare kommit ombord. Och det har fungerat bra, mycket tack vare det systematiska arbetet med feedback.

– Metoderna är enkla men jag tror att nyckeln är att vi har en systematik för hur och när vi ger feedback. En förutsättning är också att vi jobbat med att skapa tillit och förtroende i verksamheten genom att bejaka misstag, bygga vi-känslan och träna oss i att fokusera på lösningar istället för problem, säger Stefan Heilscher.

Bekräftas av forskningen

Att feedback är bra för både arbetstillfredsställelse och prestation är något som Oskar Henrikson, legitimerad psykolog och vd för Psykologifabriken, kan intyga. Framför allt handlar det då om positiv feedback, om att lyfta och stärka medarbetarna i det de gör bra.

– Det finns mycket robust forskning som pekar på de goda effekterna av positiv feedback. Medarbetare presterar bättre och blir mer mottagliga för förändring och utveckling i en miljö där de inte känner sig hotade och pressade på det sätt som för mycket negativ feedback kan leda till, säger han.

Oskar Henrikson, Psykologifabriken

Bäst effekt får positiv feedback när man pratar om situationen och ger återkoppling på själva handlingen istället för att nöja sig med ”bra jobbat”. Allra bäst är feedback som tar avstamp i utveckling och lärande.

– Tänk på att ge beröm för det som är relevant i situationen, poängterar Oskar Henrikson. Vad var det som medarbetaren gjorde bra? Och vad kan vi lära oss av det så att vi kan vi göra mer av det framöver?

Sporrar till utveckling

Positiv feedback har också betydelse för trivsel och motivation på arbetsplatsen, vilket inte ska underskattas. När vi får positiv återkoppling triggar det vårt belöningssystem. Uppskattande feedback har dessutom en förmåga att sprida sig och skapa nya positiva feedbackringar på vattnet.

– Feedback är ett bra sätt att göra saker roligare. Om vi känner att vi gör saker bra och får belöning via positiv feedback så kommer vi också att vilja fortsätta utmanas i våra arbetsuppgifter, säger han.

Men det är inte självklart att positiv feedback faller sig naturligt för alla. Därför behöver vi träna våra feedbackmuskler, både när det gäller att lägga märke saker som kollegor och medarbetare gör bra, och att framföra det på ett konstruktivt sätt.

Oskar Henrikson tipsar om Psykologfabrikens träningssajt Habitud som är fylld av små träningstips för bland annat feedback.

– Gör det så enkelt som möjligt att ge feedback. Låt det bli belönande och kul och hitta sätt att få in det i vardagen. Hitta en träningskompis och öva dig på att ge och ta feedback. Och lägg energin på att prata om de bra saker ni gör på jobbet istället för problemen, tipsar Oskar Henrikson.