”Vi är inte tränade i att hantera komplexitet”

Varför fungerar inte traditionella problemlösningsmetoder för att lösa komplexa problem? Hur navigerar man i en förändringsprocess där färdplanen är omöjlig att staka ut? Det är frågor som ingenjören Klara Palmberg Broryd reder ut i boken Komplexitet. 

Ett komplext problem är något som är oförutsägbart, något som påverkas av många olika variabler och där det är omöjligt att överblicka konsekvenserna av alla vägval.

Under det senaste året har vi alla på ett brutalt sätt fått uppleva komplexitet i en pandemi som hela tiden tagit oväntade vägar.

– Som ingenjör vill man gärna ta sig an ett problem genom att analysera, väga olika perspektiv mot varandra och hitta lösningar och kompromisser. Vi är inte tränade i att hantera komplexitet, säger Klara Palmberg Broryd, aktuell med boken Komplexitet.

Verkligheten mer komplex än teorin

Klara Palmberg Broryd är civilingenjör och forskare från Luleå tekniska universitet och teknologie doktor i komplexitet. Under många år arbetade hon som strategi- och förnyelsedirektör i Nacka kommun där hennes teoretiska kunskaper mötte en praktisk verklighet. Det blev på många sätt en ögonöppnare.

– Under mina sju år i Nacka insåg jag att det är betydligt lättare att stå utanför och tipsa än att göra saker i praktiken. Hur duktig man än är, hur djupa kunskaper man än har inom ett område så är det ändå så mycket som beror på andra.

Det funkar inte att gräva djupare

Som ingenjör, expert inom sitt område och tränad i att vara en problemlösare var detta en utmaning. För att hitta lösningen på ett komplext problem fungerar det inte att gräva djupare, analysera mer och göra fler beräkningar. Det kräver helt andra metoder.

Klara Palmberg Broryd

– För att hantera komplexitet behöver man framför allt lära sig hantera ömsesidiga beroenden. Det är som att spela jazz, förklarar hon.

En jazzmusiker kan vara briljant på sitt instrument, men mycket av magin med jazz uppstår i mötet mellan musikerna. På samma sätt behöver man lyssna på varandra, anpassa och följa med för att lösa komplexa utmaningar. Var och en bidrar med sin kompetens, men använder den för att tillsammans med andra skapa något större.

– Det häftiga är att man då kan nå helt fantastiska resultat som var och en aldrig hade nått på egen hand.

Distansarbetet är ett exempel

Klara Palmberg Broryd konstaterar att många verksamheter idag står inför komplexa utmaningar. Bilindustrin behöver ställa om hela sin produktion från traditionella förbränningsmotorer till eldrift. Klimatomställningen ställer energiproduktionen inför komplexa utmaningar och det är många verksamheter som ser att behovet av digitalisering också innebär stora förändringar av både arbetssätt, organisation och affärsmodeller.

– Många står också inför en komplex utmaning nu i höst när medarbetarna börjar komma tillbaka till kontoret. Hur ska man hantera distansarbetet, vad vill medarbetarna och hur ska man som arbetsgivare hantera den nya situationen?

Allt är inte komplext

Men det är inte bara chefer som behöver lära sig hantera komplexitet. Som medarbetare behöver man också kunskap om komplexitet, inte minst när man söker sig till nya arbetsuppgifter eller blir ansvarig för ett nytt projekt.

Allt i en verksamhet är däremot inte komplext, långt ifrån. Många frågor är enkla och där handlar det bara om att bestämma sig för hur man ska göra. Klara Palmberg Broryd tror att det är viktigt att lära sig att känna igen olika typer av problem för att kunna hantera dem på rätt sätt.

– Det är bra att lära sig skilja på vad som är vad – är det enkelt, komplicerat eller komplext? Det hjälper dig att använda rätt verktyg för rätt fråga så att du lägger tiden på rätt saker, förklarar hon.

Lägg tid på rätt saker

Enkla frågor är sådana där alternativen är tydliga och det egentligen bara handlar om att fatta beslut och sedan se till att det blir gjort – här ska du inte lägga för mycket tid på analyser och utredningar utan istället se till att snabbt komma till beslut.

I en komplicerad fråga finns det däremot flera perspektiv och beroenden att ta hänsyn till. Här behöver man lägga lite mer tid på att samla information och analysera för att se hur de olika delarna hänger ihop och i vilken ordning de ska genomföras.

Komplexa frågor är sådana där de olika perspektiven inte går att överblicka, där alternativen och mångfalden är så stor att det är omöjligt att beräkna utfallet.

– Hanteringen av pandemin är ett bra exempel på en komplex fråga. Det spelar ingen roll hur djupt du analyserar och hur långa rapporter du skriver, det finns för mycket som spelar in och som påverkar vilken väg du ska välja. Här krävs det ett annat sätt att ta sig an uppgiften, konstaterar hon.

Små steg framåt

Första steget är att hitta en gemensam riktning för uppdraget – vad är det man vill åstadkomma? En gemensam målsättning laddar utvecklingsarbetet med kraft, konstaterar Klara Palmberg Broryd och förklarar att ett mål, syfte, vision eller vad man nu vill kalla det, ser till att alla i projektet lyfter blicken och hjälps åt att jobba åt samma håll, istället för att bara ha fokus på sin egen del i arbetet.

Sedan tar man projektet framåt i små steg genom att testa, utvärdera och anpassa.

– Börja testa i liten skala för att se hur era teorier fungerar. Se till att få med olika perspektiv i arbetet, att ni alla har olika bakgrund, kompetenser och perspektiv på utmaningarna. Och jobba tillsammans med de personer som vill och vågar, tipsar Klara Palmberg Broryd.

Att jobba agilt på det sättet kräver också en ödmjuk inställning till uppdraget, förklarar hon. Det gäller att hitta ett lugn i det faktum att man inte har alla svaren och att allt inte går att kontrollera.

Insikter och inspiration

Klara Palmberg Broryd konstaterar att hon har ägnat stora delar av sitt arbetsliv åt komplexitet, både som forskare och praktiker. Alla dessa tankar och erfarenheter har hon nu samlat i boken där hon på ett personligt sätt beskriver vad komplexitet är och vad det innebär för ledarskapet. Hon hoppas att den ska ge läsarna bilder och ord för att förstå komplexitet för att på så vis bättre kunna möta den frustration och oro som osäkerheter ofta för med sig.

– Boken innehåller både handfasta verktyg och konkreta exempel från mitt eget arbetsliv och jag hoppas att den kan ge både perspektiv och inspiration för att hantera det som vi upplever som komplexitet i arbetslivet, säger hon.