Tio olika hybridmöten – bli inspirerad av forskarnas lista

Hur ordnar man ett bra hybridmöte? En grupp forskare vid Uppsala universitet samlades för en ”brainstorming” och resultatet blev en lista med tio olika exempel på möten där man kombinerar deltagande plats och online.

På Institutionen för freds- och konfliktforskning är de internationella kontakterna viktiga. Många resor till forskningskonferenser över hela världen gör institutionen till en av de största ”utsläpparna” på universitetet. Det fick forskarna att fundera på hur de skulle kunna minska sina klimatavtryck.

Isak Svensson, Uppsala universitet.

– Redan för tre år sedan började vi prata om hur vi skulle kunna minska flygresandet. Vi kontaktade experter för att ta fram en ambitionsnivå för vår institution, med utgångspunkt från Parisavtalet, säger Isak Svensson, professor vid institutionen.

Ett totalstopp för flygresor ansåg forskarna vara omöjligt men det skulle vara möjligt att skära ner på resandet. Att leva upp till Parisavtalet visade sig kräva en minskning av flygresandet från institutionen med 15 procent per år och en halvering på fem år.

Dåliga erfarenheter av hybridmöten

Efter några diskussioner i fikarummet lyfte en av forskarna frågan vid ett personalmöte. Där startade ett mer systematiskt samtal om nya hybrida mötesformer.

– Fysiska möten är det vi är vana vid och pandemin tvingade oss att övergå till helt digitala möten. Hybridmöten hade de flesta dåliga erfarenheter av, men vi var överens om att det måste finnas bättre lösningar.

Resultatet från diskussionerna blev hybridlistan – en lista på tio olika mellanformer av fysiska och digitala möten. Den var först tänkt som ett internt dokument, en idébank för planering av forskningskonferenser, men intresset från andra institutioner, även internationellt, har varit stort. Därför finns det nu en engelsk version på nätet.

Listan beskriver tio olika varianter på möten där man kombinerar deltagande på plats och online. Det finns också tips om vad som är viktigt i förberedelserna för att få mötet att fungera så smidigt som möjligt.

Isak Svensson påpekar att hybridlistan i första hand inte vänder sig till enskilda forskare utan till organisationer som arrangerar vetenskapliga konferenser och workshops.

En egen hybridkonferens

I oktober fick Isak Svensson och hans forskarkollegor i Uppsala möjlighet att själva använda listan som idébank när institutionen arrangerade en internationell konferens om jihadist-konflikter.

Första dagen valde man ett fokus på det fysiska mötet med de omkring 25 forskare som deltog på plats. Då kunde andra passivt delta online och lyssna. Andra dagen var en digital konferens både för forskarna på plats och andra deltagare från fler länder. Då deltog alla online med presentationer och inspel.

Vad är viktigast när man bestämmer vilken mötesform man ska välja?

– Fundera på vilka som ska delta och vad som är värdet med hybridformen. Är det fysiska mötet viktigast och en möjlighet att lyssna en bonus, eller är det tvärtom?

Tror du att listan kan ge inspiration också till företag?

– Ja absolut, det är inte bara forskarvärlden som måste ställa om. Jag har bara erfarenhet av forskningskonferenser men flera varianter av hybridmöten på listan kan säkert fungera bra även inom näringslivet. Mindre resande minskar utsläppen, sparar tid men ger också fler möjlighet att delta.

Karin Virgin