Hur ordnar man ett bra hybridmöte? En grupp forskare vid Uppsala universitet samlades för en ”brainstorming” och resultatet blev en lista med tio olika exempel på möten där man kombinerar deltagande plats och online.
På Institutionen för freds- och konfliktforskning är de internationella kontakterna viktiga. Många resor till forskningskonferenser över hela världen gör institutionen till en av de största ”utsläpparna” på universitetet. Det fick forskarna att fundera på hur de skulle kunna minska sina klimatavtryck.
Isak Svensson, Uppsala universitet.
– Redan för tre år sedan började vi prata om hur vi skulle kunna minska flygresandet. Vi kontaktade experter för att ta fram en ambitionsnivå för vår institution, med utgångspunkt från Parisavtalet, säger Isak Svensson, professor vid institutionen.
Ett totalstopp för flygresor ansåg forskarna vara omöjligt men det skulle vara möjligt att skära ner på resandet. Att leva upp till Parisavtalet visade sig kräva en minskning av flygresandet från institutionen med 15 procent per år och en halvering på fem år.
Dåliga erfarenheter av hybridmöten
Efter några diskussioner i fikarummet lyfte en av forskarna frågan vid ett personalmöte. Där startade ett mer systematiskt samtal om nya hybrida mötesformer.
– Fysiska möten är det vi är vana vid och pandemin tvingade oss att övergå till helt digitala möten. Hybridmöten hade de flesta dåliga erfarenheter av, men vi var överens om att det måste finnas bättre lösningar.
Resultatet från diskussionerna blev hybridlistan – en lista på tio olika mellanformer av fysiska och digitala möten. Den var först tänkt som ett internt dokument, en idébank för planering av forskningskonferenser, men intresset från andra institutioner, även internationellt, har varit stort. Därför finns det nu en engelsk version på nätet.
Listan beskriver tio olika varianter på möten där man kombinerar deltagande på plats och online. Det finns också tips om vad som är viktigt i förberedelserna för att få mötet att fungera så smidigt som möjligt.
Isak Svensson påpekar att hybridlistan i första hand inte vänder sig till enskilda forskare utan till organisationer som arrangerar vetenskapliga konferenser och workshops.
En egen hybridkonferens
I oktober fick Isak Svensson och hans forskarkollegor i Uppsala möjlighet att själva använda listan som idébank när institutionen arrangerade en internationell konferens om jihadist-konflikter.
Första dagen valde man ett fokus på det fysiska mötet med de omkring 25 forskare som deltog på plats. Då kunde andra passivt delta online och lyssna. Andra dagen var en digital konferens både för forskarna på plats och andra deltagare från fler länder. Då deltog alla online med presentationer och inspel.
Vad är viktigast när man bestämmer vilken mötesform man ska välja?
– Fundera på vilka som ska delta och vad som är värdet med hybridformen. Är det fysiska mötet viktigast och en möjlighet att lyssna en bonus, eller är det tvärtom?
Tror du att listan kan ge inspiration också till företag?
– Ja absolut, det är inte bara forskarvärlden som måste ställa om. Jag har bara erfarenhet av forskningskonferenser men flera varianter av hybridmöten på listan kan säkert fungera bra även inom näringslivet. Mindre resande minskar utsläppen, sparar tid men ger också fler möjlighet att delta.
Karin Virgin
Tio olika former av hybridmöten
Det här är en förenklad sammanfattning på svenska av den kompletta listan på engelska.
- Online-workshop mellan två grupper på plats
Konferens med två grupper, med upp till 15 deltagare vardera, på två olika platser. Bord och kameror är arrangerade för att ge intryck av att alla deltagare sitter längs ett långbord. Det är viktigt att ha en mikrofonuppställning så att alla runt bordet kan höras (inte bara de som är nära utrustningen). - Konferens på plats med passivt deltagande online
En fysisk konferens – eller en del av den, till exempel keynote-talet eller utvalda presentationer – som sänds online. Onlinedeltagare kan lyssna, men inte aktivt engagera sig. - Konferens på plats med semiaktivt deltagande online
En fysisk konferens som sänds online som kan, om den modereras, släppa in frågor från online-deltagare. Viktigt att ha en online ’co-host’ som kan hjälpa till bakom kulisserna för att lösa uppkopplingsproblem och praktiska frågor från online-deltagarna. - Konferens på plats med aktivt deltagande online
Online-deltagarna är synliga på en skärm och när de ställer frågor är de i fokus på skärmen. Viktigt att ha en moderator online för att stödja moderatorn på plats, eftersom det kan vara svårt att fånga ”uppsträckta händer” och både online och på plats. Kräver förberedelser och bra samarbete mellan de två moderatorerna. - Online-talare på konferens på plats
En eller några av deltagarna i en konferens på plats medverkar online. Det här gör det möjligt för deltagare från andra länder att medverka utan att resa - Online-evenemang efter konferens på plats
Två evenemang arrangeras och det (vanligtvis mindre) fysiska evenemanget sker på plats (till exempel. keynote-talet, diskussion, panel) och följs av ett online-evenemang (till exempel diskussioner i digitala grupprum). - Online-distribution efter konferens på plats
En workshop på plats spelas in och distribueras digitalt efter evenemanget. Möjligt att redigera innan det distribueras. - Online-evenemang före konferens på plats
Onlinemöten ordnas som en förberedelse till ett fysiskt event. Det kan öka medvetenheten om ämnet och gör det möjligt för deltagare i online-evenemanget att påverka innehållet, till exempel genom att ställa frågor som kan tas upp. - Onlinepaneler som en del av konferens på plats
Paneldiskussionerna sänds helt online, men åtminstone några av deltagarna är fysiskt närvarande på samma plats. Till exempel kan en grupp forskare resa och träffas fysiskt på ett ställe, och medan de är där, tillsammans gå med i en internationell workshop eller konferens online. - Regionala konferenser på plats som är anslutna online
Tre till fyra regionala nav med konferensdeltagare på plats. Deltagarna medverkar samtidigt online i tematiska möten eller workshops med deltagare i parallella regionala konferenser. Det här ger fördelarna med en fysisk konferens men möjliggör en mer internationaliserad diskussion än ett regionalt möte gör.
