7 tips: Så blir hybridmötet bättre för alla

Slöseri med tid eller en ny arena för givande jobbsamtal? Hybridmötet kan vara både och. Ett tydligt syfte, aktiva deltagare och väl fördelade roller gör mötet bättre och mer meningsfullt.

Det är lätt att kalla till hybridmöten, svårare att göra dem till forum som alla deltagare har något utbyte av. Ibland är de också onödiga, menar Lucia Crevani, professor i företagsekonomi vid Mälardalens universitet.

– Handlar det om ren information så är det tveksamt om ett möte behövs, den kan skickas ut i annat format. Man kan i stället ta ett möte i efterhand om något behöver diskuteras. Vissa beslut gå också att ta asynkront, alla måste inte vara i samma digitala eller fysiska rum samtidigt.

Men, betonar hon, möten är också viktiga när hybridarbetet breder ut sig, inte minst för teamets sammanhållning och gemenskap.

Kom överens om olika roller

I sin forskning har Lucia Crevani undersökt hur hybridmöten hanteras på bland annat Hitachi Energi i Västerås och Ludvika, med många anställda ingenjörer.

Generellt anses hybridmöten där vara ett produktivt sätt att jobba med tekniska projekt. Fördelen är att man kan delta på olika sätt, så mycket kompetens och input kan samlas oavsett var personerna befinner sig. Alla behöver inte vara engagerade på samma sätt. Beroende på varför man bjudits in kan någon vara aktiv hela tiden, med kameran på, medan andra deltar under vissa punkter, gör sedan annat medan de enbart lyssnar.

– Det viktiga är att man kommer överens innan om att de som deltar har olika roller, så att det inte uppstår irritation om någon sitter med kameran av.

Men först är det viktigt att fundera på om ett möte behövs. I så fall varför? Vad är syftet?

– Och hur gör jag det tydligt för deltagarna, så att de inte kommer med fel förväntningar? Sen kan man fundera på hur den digitala tekniken kan användas för att uppnå syftet, säger Lucia Crevani.

Är syftet samordning eller uppföljning kan många bara lyssna. Om syftet är att lösa ett konkret problem behöver alla delta mer aktivt.

Ett dilemma med hybridmöten är att de som deltar digitalt lätt ”glöms bort”. De kan också uppleva mötet på ett helt annat sätt än deltagarna i rummet. Lucia Crevani tycker att många numera är bra på att påminna om de som deltar digitalt – och ta hänsyn till dem genom att ”räcka upp handen” när man vill säga något, inte reagera spontant som om alla sitter i rummet.

Samtidigt bör de som deltar digitalt bidra på sin kant, till exempel genom att lyfta fram de parallella samtal som kan uppstå i chatten.

– Alla i rummet inte har samma koll på den ytan, då är det bra att räcka upp handen och berätta vad som diskuteras där.

Behöver inte vara chefer som leder

För att ett möte ska bli bra krävs energi och engagemang bland deltagarna. Det kan vara svårt att åstadkomma i hybridmöten. Ett av Lucia Crevanis tips är att fördela roller på nya sätt. Någon leder mötet, en annan håller koll på chatten, en tredje på tiden och så vidare. 

– Man kan fundera kring vilka roller som behövs och vem som kan ta de rollerna. Chefen behöver inte vara den som leder mötet. Det kan skapa en ny typ av arena för samtal jämfört med hur det ser ut under resten av arbetsdagen.

Att alla som deltar måste ta sitt ansvar för att mötet ska bli meningsfullt borde vara självklart, menar Lucia Crevani.

– Blir det inte bra är det min egen tid som slösas bort.

Hon tror att det kan finnas en kultur där man redan innan har bestämt sig för att ”det här mötet är helt onödigt.”

– Då försöker man inte ens göra det till ett bra möte.Återigen, det kan bero på att det kallas till för många möten. Men lägger man lite mer engagemang i de möten man kallar till och deltar i, och kanske minskar antalet möten, så blir kvaliteten förmodligen bättre.

Sju tips: Så blir hybridmötet bättre för alla

1. Fundera på syftet. Handlar det om information som kan förmedlas på annat sätt? Behövs verkligen ett möte?

2. Kom överens om formerna för mötet. Om alla vet varför några sitter med kameran av minskar risk för onödig irritation.

3. Fördela roller under mötet. En håller koll på chatten, en på tiden etc. Chefen behöver inte vara mötesledare.

4. Ta ditt ansvar för att mötet blir bra. Annars slösar du bort din egen tid. Bidra aktivt, på valfritt sätt, till energin i mötet.

5. Du som sitter i det fysiska rummet: påminn om de som deltar digitalt. Räck upp handen ”digitalt” innan du säger något.

6. Du som deltar digitalt: zooma inte ut bara för att det är möjligt. Bidra i chatt och på annat sätt. Lyft fram det som diskuteras där.

7. Utveckla dina hybrida möten. Lucia Crevanis forskarlag har tagit fram en guide som kan laddas ner här.