Pratiga kontorslandskap. För tysta kontorslandskap. Otydliga arbetsuppgifter. Svårigheter att prioritera. Dålig feedback på distans. Allt detta skapar stress. Forskaren Jonas Borell tror att tekniska lösningar kan minska flera arbetsmiljöproblem.
Kontoren har öppnat efter pandemin och många möter en ny miljö innanför dörrarna. Färre har en egen arbetsplats och många fortsätter att jobba hemifrån ett par dagar i veckan. De här förändringarna påverkar också arbetsmiljön.
– Arbetsmiljön i kontorslandskap är sällan bra, det finns ofta organisatoriska problem och distansarbetet medför en del nya utmaningar, säger forskaren Jonas Borell, psykolog, filosofie doktor i arbetsmiljöteknik och lektor vid Lunds tekniska högskola. 2021 fick han Sveriges Ingenjörers arbetsmiljöpris – Levipriset.
Han tror att ny teknik skulle kunna bidra med lösningar till flera arbetsmiljöproblem kopplade till kontor och distansarbete.
Digitala verktyg som visualiserar
Stress är det största arbetsmiljöproblemet för tjänstemän men mängden arbete är inte den enda förklaringen. Tjänstemän har sällan konkreta arbetsuppgifter och riskerar därför att lägga ner för mycket tid på enskilda uppgifter och göra fel prioriteringar.
– Många har också svårt att se hur deras lilla del bidrar till helheten. Kan man inte det finns risken att arbetet inte känns meningsfullt.
Här tror Jonas Borell att det finns möjligheter till bra teknikstöd.
– Jag skulle vilja se digitala verktyg som visualiserar hur varje del i ett projekt bidrar till helheten. Det skulle ge medarbetarna en större känsla av meningsfullhet.
Digitala guider för chefer
En dålig erfarenhet från distansarbete är bristen på feedback. Många medarbetare upplever att chefen inte ser och inte vet vad de gör.
Nominera till Levipriset
Ingenjörer kan påverka arbetsmiljön genom att utveckla produkter och tekniska system som är en viktig del av arbetsmiljön. Det är skälet till att Sveriges Ingenjörer valt att bredda kriterierna för det arbetsmiljöpris – Levipriset – som förbundet delar ut varje år.
Läs mer om priset, kriterierna och hur du nominerar en pristagare senast den 18 april.
– Det finns oändligt mycket skrivet om digitalt ledarskap men många chefer har för mycket att göra. En digital guide, en slags checklista, skulle kunna vara ett stöd till cheferna.
Jonas Borell tror inte heller att digitala möten alltid kan ersätta de fysiska. Feedback kan fungera bättre på kontoret än från skärmen.
– Jag tror att digital feedback kräver mer tid för att ge samma effekt. Ett kort möte på kontoret kan ge större effekt än ett längre teamsmöte. Vi behöver förstå vilka möten som fungerar bäst digitalt och vilka som blir bättre om vi träffas på plats.
VR-kontor kan bli otydliga
Nästa steg, efter Teams och Zoom, kan vara virtuella kontor. Flera företag utvecklar och säljer virtuella kontorsmiljöer. Med VR-glasögon kan du sitta hemma vid köksbordet och uppleva att du befinner dig på kontoret tillsammans med dina kollegor.
Jonas Borell anser att det finns risker som både utvecklare och ansvariga som köper in VR-teknik behöver fundera över. När man är tillsammans med sina kollegor på det fysiska kontoret delar man samma verklighet av hur kontoret ser ut och vem som sitter var. I flera VR-kontor som finns på marknaden väljer varje användarna själva hur de virtuella rummen ska placeras.
– Då förlorar vi delad erfarenhet, den gemensamma bilden av kontoret, hur det ser ut och var medarbetarna sitter. VR-kontor är spännande men dåligt utformade kan det ha negativa effekter på arbetsmiljön.
Ljud kan maskera störande prat
När alla inte är på kontoret samtidigt ser arbetsgivare möjligheten att krympa kontorsytorna och fler bygger om till kontorslandskap. Problemet där är koncentrationssvårigheter.
– Kontorslandskap kan både vara för pratiga och för tysta. I knäpptysta landskap hör man knattret på tangentborden och det kan vara lika störande som när kollegorna pratar.
Med fler digitala möten finns en uppenbar risk att kontorslandskapen blir mer pratiga, framför allt när det saknas smårum att gå till.
Jonas Borell driver just nu ett forskningsprojekt kring metoder för att minska störningarna från prat. Det handlar om olika metoder för ljudmaskering. Det som kallas för informational masking skräddarsyr ett ljud för lokalen som gör ljudet från pratande kollegor mindre störande.
Det kan vara naturljud eller syntetiska ljud, men idén är att ljudet ställs in på de frekvenser och den nivå som är optimalt för att maskera mänskligt tal i rummet.
– Om det fungerar kan det bidra till en betydligt bättre arbetsmiljö i kontorslandskap. Det kan minska stressen och sjukskrivningarna, säger Jonas Borell.
Potentialen är enorm eftersom ungefär 70 procent av de som arbetar på kontor sitter i ett kontorslandskap.
Karin Virgin
Buller är faktiskt en väldigt distraherande faktor. Min chef vet att det är därför vi kan med hörlurar, men arbetsmiljön ska vara lugn och tyst.