Granskning visar på brister i den digitala arbetsmiljön

Knappt hälften fick godkänt när Arbetsmiljöverket tidigare i höstas genomförde en inspektion med fokus på den digitala arbetsmiljön. ”Arbetsgivare behöver ta mer kommando över den digitala utvecklingen” konstaterar Arbetsmiljöverket.  

Under hösten har Arbetsmiljöverket gjort över 1 500 inspektioner på arbetsplatser med särskilt fokus på den digitala arbetsmiljön. Trots att inspektionerna utfördes i branscher där man har stor vana av digitalt arbete fick drygt hälften av arbetsplatserna hemläxa.

– Det var lite överraskande. Vi trodde nog att det skulle bli färre krav där, eftersom det är branscher där man har stor kunskap om teknik och hur tekniken påverkar människan, säger Malin Cato, projektledare på Arbetsmiljöverkets inspektionsavdelning.

Brister i arbetsfördelning

I ett webbinarium som Arbetsmiljöverket arrangerade i slutet av oktober presenterade de resultaten från sina inspektioner, som är en del av en EU-gemensam kampanj med temat ”Friska arbetsplatser i ett digitalt arbetsliv”. 

Det var framför allt två branscher som var i fokus för inspektionerna – arkitekt- och teknisk konsultverksamhet samt dataprogrammering och datakonsultverksamhet. 

Av dessa var det alltså 55 procent som fick ett så kallat inspektionsmeddelande, där inspektören pekar ut brister i arbetsmiljöarbetet när det kommer till att undersöka och riskbedöma de digitala systemen på arbetsplatsen. 85 procent var brister kopplade till arbete vid bildskärm.

Drygt en tredjedel handlade om brister i arbetsfördelning, alltså vem som ansvarar för vad i arbetsmiljöarbetet.

Kognitiva utmaningar

Malin Cato konstaterar att det digitala arbetslivet innebär flera arbetsmiljöutmaningar, inte minst när det handlar om kognitiva arbetsmiljöproblem:

• Bristande layout och gränssnitt, som gör det svårt att orientera sig i system.
• Otydlig återkoppling, har jag gjort rätt i systemet?
• Otympliga system som kräver att man fyller i många fält innan man kan gå vidare.
• System som inte är kompatibla med varandra och som därmed leder till onödigt dubbelarbete.
• Pushnotiser, mejl och annat som stör och stjäl vår uppmärksamhet.

Det digitala arbetslivet ställer också krav på ledarskapet. Malin Cato påminner om hur viktigt det är att tänka på människors kognitiva förmågor när man gör förändringar i den digitala arbetsmiljön, både när man inför nya system och uppdaterar gamla, 

– Nya system innebär alltid förändrade arbetssätt och processer, det behöver man också ha med sig. Det tar tid att få rutin på nya sätt att tänka och nya sätt att arbeta på.

Utifrån Arbetsmiljöverkets inspektioner kring det digitala ledarskapet konstaterar Malin Cato att arbetsgivare behöver ta mer ansvar för den digitala arbetsmiljön. 

− De behöver skapa en välfungerande IT-miljö utan risk för alltför stor kognitiv belastning som kan leda till utmattning av hjärnan, och ta kommandot över hur man arbetar i de digitala systemen som man väljer – utifrån ett arbetsmiljöperspektiv, säger Malin Cato.

Hundratals medarbetare på distans

Någon som har stor erfarenhet av ett digitalt ledarskap är Eva Thylen, enhetschef på Tillväxtverket. När pandemin bröt ut behövde Tillväxtverket skapa och bygga upp ett helt nytt system för att stötta företag som behövde permittera personal genom korttidsstöd. Eva Thylen ansvarade för att bygga upp och leda en av handläggningsorganisationerna med omkring 100 medarbetare. 

– Vi fick uppdraget och skulle börja betala ut pengar efter tre veckor. Den första prognosen var att det skulle vara omkring 400 företag som sökte pengar. När vi öppnade systemet hade vi 15 000 ansökningar de första två dygnen, berättar Eva Thylen under webbinariet.

I och med att hela organisationen arbetade helt på distans behövde hon jobba mycket med att skapa en bra process för onboarding av de nya medarbetare som rekryterades, men även hitta strukturer för att fånga upp medarbetarna i vardagen. Ett högt tryck på handläggarna och ständigt nya riktlinjer och lagförändringar att förhålla sig till innebar också en stor stress för medarbetarna.

– En utmaning för mig i mitt ledarskap var att hitta sätt att navigera och motivera medarbetare i en extremt pressande och komplex situation, att orka hålla energin hela vägen. Och att våga ta tid för återhämtning. I en kris är det svårt att prioritera, poängterar hon.

Fokus på upplevd närhet

Ett viktigt ledord för Eva Thylen var begreppet Upplevd närhet. När man arbetar på samma fysiska plats är det naturligt att mötas i vardagen, men i en digital arbetsmiljö behöver man jobba mer medvetet med att skapa närhet till medarbetarna. 

– Förmågan att leda digitalt funkar även analogt, däremot fungerar det analoga ledarskapet inte digitalt. Om man leder medarbetare som helt eller delvis finns på distans så måste man därför alltid tänka digitalt först. Det är ett måste om man vill skapa förutsättningar för alla att känna upplevd närhet.

Eva Thylen berättar att de gjorde många aktiva val för att ha ett systematiskt arbetsmiljöarbete, att medarbetarna skulle känna gemenskap, arbetsglädje och tillhörighet – trots att de arbetade på distans. Mentorskap, tydliga mötesstrukturer och kommunikationskanaler var viktiga nycklar i det här arbetet. 

Bland annat höll hon i ett gemensamt morgonmöte för alla hundratals handläggare på Teams varje torsdag. Mötet började och slutade alltid med en menti-fråga där den avslutande frågan alltid handlade om arbetsmiljön, till exempel ”använder du din friskvårdstimme”. Förutom att fånga upp läget hos medarbetarna hade frågan också ett viktigt symbolvärde.

Viktiga kulturbärare

Att samla alla medarbetare till ett gemensamt möte varje vecka blev också värdefullt för att känna att man hade ett gemensamt uppdrag.

– De här mötena blev vår viktigaste kulturbärare, berättar hon.

Var sjätte till åttonde vecka genomförde de dessutom pulsmätningar för att fånga upp måendet hos medarbetarna. 

En annan viktig nyckel i arbetsmiljöarbetet var att avsätta tid för reflektion. Förutom enskilda avstämningar per telefon – gärna promenadmöten – hade hon regelbundna reflektionsmöten med ledningsgrupperna. 

– Det var ett tillfälle att prata fritt, om hur vi mår och hur det går.  Mötena gjorde att vi fick ett större relationsdjup och ökad förståelse för varandra. Och ibland fick de också vara vara en ångestcontainer, säger Eva Thylen.

Brister kan bli kostsamma

Under webbinariet medverkade även Suntarbetsliv och Prevent där de gav tips på verktyg, dialogmaterial och checklistor för att komma igång mer ett systematiskt arbetsmiljöarbete med fokus på det digitala. 

Robert Zelena, projektledare på Suntarbetsliv, konstaterar att brister i den digitala arbetsmiljön påverkar hela verksamheten. Det kostar i form av ökad stress och förlorad arbetstid, men leder i förlängningen även till produktionsförlust och sämre kvalitet – och får därmed även ekonomiska konsekvenser. 

– Att systemen styr våra arbetssätt är en tydlig varningssignal, då behöver vi agera. Det handlar om att ta de digitala arbetsmiljöfrågorna lika seriöst som vi tar de fysiska, poängterar han. 

Lisa Markström på Prevent betonar att det är viktigt att involvera medarbetare i de digitala diskussionerna – och våga börja.

– Vi behöver jobba tillsammans med frågorna för att kunna se de olika perspektiven. Och kom ihåg, det är aldrig för sent att börja. Har man ännu inte kommit igång, så kan man göra det nu, påminner hon.