Undvik misstagen med flexibla kontor

Många väljer idag aktivitetsbaserade kontorslösningar, men långt ifrån alla lyckas. Här är några av de vanligaste fallgroparna.

Det finns flera orsaker till att företag väljer att satsa på aktivitetsbaserade kontorslösningar. Många gör det för att främja samarbete och underlätta kommunikation och interaktion mellan medarbetarna. Andra gör det för att få plats med fler på samma kontorsyta eller minska kostnaderna för lokaler och energiförbrukning. Eller en kombination av båda.

Maral Babapour Chafi, Chalmers tekniska högskola

Oavsett syftet så finns det några faktorer som är avgörande för hur lyckad den nya kontorslösningen blir.

– Flexibla aktivitetsbaserade kontor har fördelar, men det finns också risker. För att lyckas krävs det att man lyssnar på medarbetarna genom en inkluderande planeringsprocess och arbetsmiljöarbete så att man skapa en känsla av gemensamt ägande över arbetsplatsen, säger Maral Babapour Chafi, forskare på avdelningen Design & Human Factors vid Chalmers tekniska högskola.

Maral Babapour Chafi har undersökt hur anställda och organisationer anpassar sig till flexibla aktivitetsbaserade kontor över tid. I de fallstudier som hon följt framträder ett tydligt mönster – arbetsplatsens design måste bygga på medarbetarnas och verksamhetens behov och hela tiden vara öppen för anpassning och förbättring.

Ett misstag som man bör undvika är därför att välja en standardlösning. Här handlar det inte bara om själva designen av kontoret, utan även om att vara öppen för anpassningar i efterhand.

I ett av hennes exempel var medarbetarna mycket skeptiska innan förändringen genomfördes, men ändrade sig och blev allt mer nöjda över tid. Förklaringen är att det företaget uppmuntrade medarbetarna att ge feedback. Synpunkter togs även upp i större arbetsmiljöforum där arbetsmiljöombud, fastighetsansvariga och linjechefer träffades för att diskutera förbättringar av arbetsmiljön.

I ett annat fall fanns det inte någon systematik för att ta tillvara på medarbetarna synpunkter om problem och personalen kände att man hade liten eller ingen möjlighet att påverka arbetsplatsens utformning. Det ledde till en känsla av resignation och det skapades också långvariga arbetsmiljöproblem hos de flesta som deltog i undersökningen.

– Ett problem med aktivitetsbaserade kontor är att det är svårt för medarbetarna att känna ägandeskap över sin arbetsmiljö. Därför är det viktigt att arbeta systematiskt med feedback från medarbetare så att de känner att de kan påverka sin arbetsmiljö och att hela kontoret är deras arbetsplats.

Ett annat misstag som sker under implementeringsskedet är att man är otydlig med syftet och inte är ärlig med vad man vill uppnå med förändringen.

– Om beslutet att satsa på aktivitetsbaserade kontor kommer uppifrån är det extra viktigt att man är tydlig med varför. Är det för att kapa kostnader så ska man säga det, då blir det lättare för medarbetarna att acceptera förändringen.

Maral Babapour Chafi påminner om att den stora kostnaden i en verksamhet inte är kontoret i sig, utan medarbetarna som arbetar där och skapar värde i verksamheten.

– Att se till att kontoret anpassas för medarbetarna så att miljön främjar både hälsa och produktivitet är därför det absolut viktigaste för att förändringen ska löna sig.

En annan utmaning med flexibla kontor där medarbetarna saknar en fast kontorsplats är den fysiska arbetsmiljön – stolar, bord, tangentbord med mera måste kunna anpassas för olika användare. Det är något som man också bör ha beredskap för i organisationen. Vem ansvarar exempelvis för att hålla kontorsutrustningen i bra skick?

– Kontorsmöbler är ofta utformade för att användas av en person under en längre tid. Dessa produkter är svårt att justera för medarbetare och i flexibla miljöer blir det dessutom ett större slitage. Här behövs en produktutveckling som stödjer delad användning och det aktivitetsbaserade arbetssättet, konstaterar Maral Babapour Chafi.