Arbetsgivare som vill effektivisera köper ofta in nya system som tar tid att lära sig, kräver olika inlogg och inte kommunicerar med varandra.
– Försök istället hitta smartare sätt att jobba på som utgår från medarbetarnas behov och som förändrar beteenden, säger Edward Ringborg, digital strateg.
En av de största förändringarna på arbetsplatserna är hur mycket tid vi tillbringar framför en skärm. För kontorsarbetare är det i genomsnitt 81 procent av arbetstiden. Civilingenjören Edward Ringborg är en av ägarna av Diwo som hjälper företag att använda rätt teknik och förändra arbetssätt för att öka produktiviteten.
– Det skjuts ut ny teknik i dag men det råder ofta en förvirring om när man ska använda vad och varför. Det är inte ovanligt att ha upp mot 50 olika applikationer som man arbetar med dagligen och det är väldigt mycket, säger Edward Ringborg.
Edward Ringborg ser ofta att arbetsgivare som investerar i nya system och verktyg ägnar för lite tid åt att ta reda på varför man gör det och hur medarbetarna påverkas. IT-utvecklingen drivs helt enkelt inte av medarbetarnas behov.
Vilka är tidstjuvarna?
McKinsey släppte för några år sedan en rapport som visar att tjänstemän inte ägnar mer än 39 procent av arbetstiden åt det som de är anställda för att göra och tidstjuvarna har blivit ett arbetsmiljöproblem.
Diwo har gjort mätningar på arbetsplatser med sammanlagt tusentals medarbetare och kartlagt de tre största tidstjuvarna.
1. Hantera e-post
Tjänstemän ägnar i genomsnitt 2,3 timmar om dagen åt att hantera e-post. Ett problem med e-post är att det används till fel saker. För att samarbeta är det bättre att använda en plattform som exempelvis Teams, G-Suite eller Slack. Diwo ser en trend att fler företag sätter upp spelregler för att stoppa mejl internt och mejlande av dokument.
Möten är en av de största tidstjuvarna på arbetsplatsen. Många möten saknar agenda och det är inte alltid rätt personer som deltar. Foto: GettyImages.
2. Söka efter information
I snitt spenderar vi 31 procent av arbetstiden åt att söka och återskapa information. Därför krävs det bättre struktur kring hur information sparas och hanteras på arbetsplatsen.
3. Ineffektiv möteskultur
Många möten, både fysiska och digitala, saknar agenda och det är inte alltid rätt personer som deltar. Överväg vilka möten som är nödvändiga, se till att de är väl förberedda och att rätt personer är med.
Bättre ledarskap
För att hitta tidstjuvarna och få mer gjort på jobbet krävs det förändringar av den digitala arbetsmiljön men Edward Ringborg påpekar att teknik inte löser alla problem.
– Vi ser ett stort gap i dag mellan teknik och arbetsplatsproduktivitet. Den största utmaningen är faktiskt inte tekniken utan istället beteenden, ledarskap och engagemang, säger han.
Edward Ringborgs tre råd för att för att lyckas förändra arbetssätt:
- Hantera inte utvecklingen av den digitala arbetsplatsen som ett IT-projekt. HR, IT och kommunikation måste samverka. Och förstå att teknik är en möjliggörare, inte lösningen.
2. Förändringen måste vara behovsdriven från medarbetarna. Lansera inte ytterligare system som medarbetarna inte förstår varför och hur de ska använda. Börja med att ta reda på medarbetarnas behov, då kommer engagemanget att öka.
3. Våga tänk nytt, ta fram konkreta mål och bryt målen till beteenden = spelregler. Förändringar fungerar bara i praktiken om alla medarbetare vet svaret på frågorna: Vad ska vi sluta göra, vad ska vi börja göra men i viss mån också fortsätta göra?
