Vd:n som skapade en AI-tvilling – hur gick det sedan?

Ingenjören Fredrik Ruben, vd för Dynavox Group, skapade en digital AI-klon av sig själv. En ständigt uppkopplad version, redo att svara på frågor i Teams – dygnet runt och på olika språk. Syftet: Att hålla ihop det snabbväxande bolaget.

Idén och designen togs fram i samarbete med psykologen Klara Ljungqvist och bolaget People Heart Busienss. Nu har AI-Fredrik använts sedan i september. Men hur har det gått – blev det som Fredrik Ruben och medarbetarna hade tänkt sig?

Först, berätta om AI-Fredrik – hur fungerar den?

– AI-Fredrik är en chatt i Teams som ser ut och beter sig som jag och svarar på meddelanden på samma sätt som jag skulle ha gjort. Den är fullmatad med kunskap om koncernens historia, affärsstrategi och arbetssätt och har mina värderingar och min tonalitet. Kortfattat fungerar den som ett ständigt tillgängligt bollplank för medarbetarna.

Hur har projektet tagits emot?

– Bra! Folk har med sig AI-Fredrik på workshops, provkör presentationer inför viktiga möten eller bollar vardagsproblem. Något som har överraskat mig är hur förtroliga många är med AI-Fredrik. Många ställer frågor om sådant de kämpar med, som vilsenhet, ensamhet eller känslor av otillräcklighet. Men chatten används säkert till en del trams också – jag är musikintresserad och har matat in en lång lista över mina favoritalbum.

– Själv använder jag AI-Fredrik inför stormöten eller för att fråga vad jag ska säga på säljmötet i Europa nästa vecka. Jag kanske inte kan planka svaren rakt av, men ofta kan jag använda runt 75 procent. Det spar tid men framför allt minskar det risken att missa något relevant.

Vilket är det viktigaste syftet?

– Det är framför allt två saker. Dynavox Group är ett internationellt bolag och växer så att det knakar. Vi har medarbetare i en herrans massa länder, de pratar olika språk och finns i olika tidszoner. Det är en utmaning att hålla ihop allt och här kan AI-Fredrik hjälpa till. Vi är också teknikintresserade och gillar att digitalisera, automatisera och ifrågasätta tidigare arbetssätt. Vi vill ligga i framkant – och medarbetarna tycker att det är roligt när vi testar nytt!

Var är AI-Fredrik extra användbar?

– Ett viktigt användningsområde är vårt strategi- och affärsplanearbete. Varje år tas en ny strategi och affärsplan fram. I stället för att ha en mängd olika workshops med medarbetare så kan AI-Fredrik nu hjälpa till att översätta strategin och förklara hur den är relevant i olika delar av verksamheten.

– AI-Fredrik är också väldigt värdefull vid onboarding. Vi har nyligen köpt ett bolag i Italien och kommer snart att få en mängd nya kollegor som inte vet någonting om oss. Nu kan de lära känna företaget via AI-Fredrik, på italienska.

Har den avlastat dig?

– Nej, jag har inte direkt blivit avlastad i min vardag, men AI-Fredrik har ju massor av dialoger med anställda runt om i världen, på lokala språk och under dygnets alla timmar. Den typen av närvaro skulle jag aldrig kunnat ha själv.

Vad har projektet kostat?

– Det här är ett experiment och något som vi har betalat för löpande. Den största ”kostanden” är definitivt den egna tiden som vi har lagt ner på att fylka AI-Fredrik med information. Jag har dock inga exakta belopp.

Vad har du för råd till andra chefer som vill prova något liknande?

– Jag tror ju att de bästa cheferna är de som är sig själva och inte spelar teater. Det betyder att man måste våga berätta om sig själv, om vad man tänker och vad man vill och tror på som ledare. Jag har behövt vara ganska utlämnande i processen med att ta fram AI-Fredrik, men jag agerar ungefär likadant i mitt ”fysiska” ledarskap. Jag är Fredrik först och främst, inte vd eller koncernchef. Det måste man vara beredd på, annars kommer det inte att funka.

Vad blir nästa steg? Kan det bli fler AI-personer?

– I teorin, ja. Vi har lekt med den tanken. Vi skulle kunna automatisera det här så att varenda person på företaget från en egen ”doppelgänger”. Men jag vet inte. Nu ska vi se till att AI-Fredrik verkligen lirar och fungerar som vi har tänkt innan vi börjar göra fler.