Friktion i tekniska teamet – 5 tips för att kommunicera bättre

I tvärfunktionella projekt räcker det inte att vara tekniskt skicklig. När olika kompetenser möts uppstår missförstånd som sällan syns men ofta känns. Här förklarar två experter varför samarbetet skaver trots goda intentioner – och hur ingenjörsteam kan hitta ett gemensamt språk.

Mötet är över. Samtalet ebbade ut snabbt och utan dramatik, ingen invände och alla nickade innan man reste sig och gick. Ändå visar det sig senare att deltagarna lämnat rummet med olika bilder av vad som faktiskt ska göras, vem som ansvarar för vad och vilket problem man egentligen försöker lösa.

Detta är ett återkommande mönster i tvärfunktionella projekt. När teknisk spetskompetens ska möta andra roller och perspektiv uppstår en lågintensiv friktion som sällan syns i projektplanen men präglar vardagen.

– Ofta tror man att man är överens, fast man inte är det. Det uppstår en falsk samsyn, säger Tomas Eriksson.

Han är ingenjör i grunden, har studerat psykologi och föreläser idag om kommunikation och teamwork. I sina uppdrag möter han tekniska team som på pappret fungerar väl men där samarbetet ändå skaver i vardagen.

– Ett vanligt misstag är att man inte ger tid och utrymme för att lära känna varandra och varandras funktioner tidigt i projektet. Först när man förstår vad andra faktiskt jobbar med, vilka behov de har och vad som är svårt i deras vardag, blir det lättare att våga ställa frågor när något är oklart.

Tomas Eriksson menar att det ofta går att ana tidigt när ett team saknar ett gemensamt sätt att prata om jobbet. Samtalen blir korta, monologerna fler än dialogerna och många nickar trots att de bär på egna tolkningar.

– Det kan märkas i att samtal snabbt ebbar ut och att man inte bygger vidare på varandras resonemang. Personerna i teamet kan låtsas förstå varandra, men i tysthet undra om man verkligen pratar om eller menar samma sak. Ju längre den falska samsynen får pågå, desto mer mod krävs för att ställa klargörande frågor som: ”När du säger det där, vad menar du då?”

”I grunden handlar allt om trygghet”

I tekniska miljöer förstärks detta ofta av en stark problemlösarlogik. Ingenjörer är tränade i att snabbt identifiera problem och börja arbeta med lösningar, ibland innan det är helt klart varför något ska göras eller vilket resultat som faktiskt efterfrågas.

– Det kan innebära att man borrar sig ner i vad- och hur-frågor innan man har säkrat varför-frågan och målbilden. Särskilt i tvärfunktionella grupper, där alla inte delar samma tekniska referensramar, kan det skapa onödig friktion, säger Tomas Eriksson.

När orden inte räcker till finns det andra sätt att mötas, menar Tomas Eriksson. I många av de team han arbetar med sker ett skifte först när resonemangen blir konkreta.

– Visualisering kan göra underverk för att skapa ett gemensamt språk. Men grunden handlar om tillit och trygghet. Människor som känner sig trygga med varandra vågar fråga när de inte förstår och har lättare att både ge och ta emot feedback.

”Bestäm spelregler som gäller i vardagen”

Men kommunikationen i tekniska team avgörs inte bara av hur enskilda personer beter sig. Bengt Kallenberg, civilingenjör med lång erfarenhet av tekniska organisationer och i dag verksam som ledarskapscoach, ser ofta hur problemen i stället bottnar i otydlighet kring syfte, roller och förväntningar.

– Alla i ett team har ett ansvar för dynamik och klimat. Men ledaren har ett särskilt ansvar i början. Varför finns vi, vad ska vi åstadkomma och vad gäller i vårt samarbete.

När sådana frågor lämnas oklara uppstår lätt irritation, missförstånd och informella strukturer, menar han:

– Om rollerna inte är tydliga finns risk att någon kliver in i en ledarroll som aldrig varit uttalad, eller börjar göra saker den inte var tänkt att göra. Det skapar friktion och osäkerhet i gruppen.

Han pekar också på hur analytiska beteenden ibland kan misstolkas i blandade grupper.

– Många ingenjörer är analytiskt lagda och ställer många frågor för att förstå detaljer, fakta och bakgrund. För dem är det ett sätt att göra rätt. Men för andra kan det uppfattas som kritik. Om man inte har ett gemensamt språk för hur vi är med varandra kan sådana skillnader skapa onödiga motsättningar.

Ett återkommande tema i fungerande team är psykologisk trygghet, menar Bengt Kallenberg. Känslan av att få vara med och bidra, även när man inte kan allt eller gör misstag.

– Saknas den tryggheten blir människor rädda för att säga fel eller ställa frågor. Då påverkas kommunikationen direkt. Det är inget man jobbar bort snabbt, utan kräver ett medvetet och långsiktigt arbete i gruppen.

Tryggheten hänger i sin tur ihop med tydlighet, både kring roller och kring hur gruppen ska arbeta tillsammans.

– Det behöver vara klart hur möten förbereds och följs upp, hur beslut dokumenteras och vilka spelregler som gäller i vardagen. Om några förbereder sig och andra inte, eller om vissa passar tider och andra inte, skapas irritation som sällan uttalas men som påverkar samarbetet.

Vad har varit bäst sedan sist?

Både Tomas Eriksson och Bengt Kallenberg återkommer till att god kommunikation i tekniska team sällan handlar om retoriska färdigheter utan om vardagliga beteenden; sådant som märks först när det saknas.

– Om ett team bara fick ändra en enda sak skulle jag rekommendera att låta varje teammedlem svara på frågan: ”vad har varit bäst sedan sist?” i början på varje möte. Det får folk att tänka till och lyfter fram positiva händelser som annars lätt förbises. Alla kommer till tals med något som lyfter energin och svaren blir ofta personliga vilket bygger teamtrygghet, avslutar Tomas Eriksson.

Så undviker ni att prata förbi varandra i tvärfunktionella team

1. Lägg tid på roller innan ni börjar lösa problem: Ta tid tidigt i projektet för att förstå vad andra faktiskt jobbar med, vilka behov de har och vad som är svårt i deras vardag. Det sänker tröskeln för att ställa frågor senare, när något är oklart.

2. Avslöja falsk samsyn i tid: När alla nickar men samtalet dör ut är det ofta ett varningstecken. Våga ställa klargörande frågor som: ”När du säger X, vad menar du då?” – innan missförstånden cementeras.

3. Översätt tekniken till begriplighet: Gör det till en sport att kunna förklara tekniska flöden så att även de utan din bakgrund förstår. Gå igenom vilka förkortningar och begrepp som behöver förklaras – och vilka som kan missförstås.

4. Rita mer, prata mindre: Visualisering skapar gemensamt språk. Rita upp flöden, visa exempel och konkretisera målbilden. Det minskar risken att ni pratar om olika saker utan att märka det.

5. Ta ansvar för klimatet – inte bara innehållet: Kommunikation är allas ansvar. Ställ frågor när du inte förstår, be om hjälp när det behövs och var tydlig med vad du är bra på. Ett tryggt klimat gör det möjligt att säga fel, fråga och tänka högt.