Så har corona påverkat arbetsmiljön

Coronapandemin har påverkat arbetsmiljöarbetet, men på olika sätt för olika typer av verksamheter. Ensamarbete, bemanning och kommunikation är några av de vanligaste utmaningarna.

Att arbetsmiljön har påverkats av den pågående coronapandemin är uppenbart, men hur ser det ut i praktiken? Vilka är de stora utmaningarna och hur håller man arbetsmiljöarbetet levande?

I slutet av april arrangerade Ramboll ett webbinarium som utgick från deltagarnas egna upplevelser av arbetsmiljöarbetet i coronatider. Utgångspunkten var en webbenkät som skickades ut till kunder och intressenter inför webbinariet.

– Svaren visar att det är en tudelad situation som har uppkommit med krisen när det gäller arbetsmiljön. En del upplever att frågorna fått mer fokus medan andra upplever att de blivit nedprioriterade, säger Oscar Ölund, konsult på Ramboll som tillsammans med kollegan Maria Lindkvist höll i webbinariet.

Fokus här och nu

Men det finns några saker som är gemensamma för de flesta arbetsplatserna. En är att fokus på arbetsmiljöfrågorna ligger här och nu, vilket innebär att det löpande arbetet får stå tillbaka för det akuta läget. Social distansering, att många jobbar hemifrån och ett minskat resande gör det svårare att genomföra skyddsronder och revisioner.

Maria Lindkvist poängterar dock att det är viktigt att hitta sätt att hålla i det systematiska arbetsmiljöarbetet, även i kristider. Brister i kontroll riskerar att leda till brister i efterlevnad.

Ett tips är att se över resursfördelningen så att fler kan göra uppföljningar på plats, men även att dra nytta av digitala lösningar – använd kamera för att dokumentera, komplettera med enkäter och frågeformulär.

– Försök att omplanera det som går, se över ert årshjul och kolla om ni kan skjuta på vissa saker. Och ha en plan B för att ta igen den tid som ni förlorar nu, säger Maria Lindkvist.

Fler och tätare möten

En av de stora utmaningarna just nu handlar om kommunikationen. Både att nå ut med information men även att få kommunikationen mellan chefer och medarbetare att fungera liksom samarbete och dialog inom arbetsgrupper. Detta gäller oavsett om medarbetare arbetar hemifrån, delvis hemifrån eller på plats, eftersom man försöker håller större fysiska avstånd på arbetsplatsen.

Fler och tätare möten via digitala verktyg är en lösning, men framför allt handlar det om att ledningen måste ta ett tydligt ansvar för kommunikationen.

– I en krissituation är det viktigt att som ledare lyssna och visa förståelse för medarbetares oro, men också att ta ledningen, att vara synlig och leda med goda exempel. Var transparent, både med vad du vet och inte vet. Prioritera och var uppmärksam på att medarbetarna har en balans i arbetet. Vilka arbetsuppgifter ska göras, vilka ska inte göras? Tänk också på att använda många olika kommunikationsvägar för att nå alla, tipsar Maria Lindkvist.

I enkäten framkommer att vissa bildat särskilda corona-grupper som består av ledning, HR och kvalitet- och miljö- och arbetsmiljöansvariga. De jobbar tillsammans för att komma ut med löpande information för att förhindra ryktesspridning, oro och irritation.

Ensamhet en utmaning

Det psykologiska måendet kopplat till hemarbete är också en viktig fråga att hantera i den nya situationen. Även om man möts via video och telefon så är det inte jämförbart med att träffas på riktigt. Ensamheten är en utmaning. Detta har man försökt hitta lösningar på. En av enkätdeltagarna skriver så här:

”Vi försöker boka in möten, både enskilda och i större grupper, bara för att socialisera, vi dricker kaffe på morgonen och avslutar veckan med en remote AW, ofta med ett quiz eller någon aktivitet”.

Andra planerar in möten utomhus, hittar på aktiviteter och utmaningar där de kan dela varandras vardag och har möten där de har som stående punkt att stämma av hur alla mår.

Nya rutiner för lunch och fika

Maria Lindkvist konstaterar att hemarbetet är något som för de allra flesta varit en stor omställning. För att medarbetarna ska fungera och hitta balans i ett annorlunda arbetsliv behöver man jobba med fyra ingredienser – tydlighet i struktur och arbetstid, samhörighet med kollegor, hälsa och glädje.

Även den fysiska arbetsplatsen kan vara en utmaning. Kontorslandskap måste glesas ut, riskgrupper kunna arbeta hemifrån och miljön anpassas för att minimera smittspridning. Många har utökat städningen och ser till att beröringsytor torkas av regelbundet och hittat nya rutiner för lunch och fika. För att minska sårbarheten om medarbetare blir sjuka har man även gjort omorganisationer så att personal med liknande funktioner inte arbetar tillsammans.

– Varje företag måste göra sin egen riskbedömning och ta fram en handlingsplan, både på lång och kort sikt, konstaterar Maria Lindkvist.

Sporrar kreativiteten

Men det finns också en del gott som kommit ur krisen. Att medarbetare tagit stora digitala kliv och lärt sig hantera de digitala verktyg som företaget har är något som flera lyfter fram. Men även att situationen fått kreativitet och lösningsfokus att spira.

– För vissa har krisen blåst liv i verksamheten. Man har varit tvungen att hitta nya sätt att tillhandahålla produkter och tjänster och det har varit ett bra och utmanande tankearbete, säger Oscar Ölund.

Den stora utmaningen framöver är att behålla och ta vara på allt gott som kommit ur krisen. Maria Lindkvist poängterar att alla som har en ledande roll i verksamheten nu har alla chanser att jobba vidare med detta framöver.

– Situationen har ju fört något gott med sig. Nya rutiner, tätare kommunikation och tydligare gemensamt fokus har för många lett till en förbättrad situation. Nu gäller det att arbeta vidare med det här. Att utvärdera vad som blivit bättre, hur medarbetare upplevt situationen och uppmuntra dem att komma med idéer och förslag på förbättringar, säger Maria Lindkvist.

Anna Nyström