Tydliga markörer, bra förberedelser samt rätt verktyg. I det hybrida arbetslivet är det viktigt att få struktur för att hålla effektiviteten uppe.
– En kalender kopplad till en ”att göra-lista” är som en bibel, säger effektivitetsexperten Jan Winstedt.
Tillhör du dem som har svårt att organisera dagen eller har du problemet att få arbetstiden att räcka till? Du är inte ensam. I dag, då kommunikation sker i många skepnader på flera plattformar – är det inte helt lätt att hålla effektiviteten uppe. Men hur ska man göra för att få ut det mesta av dagen?
Jan Winstedt, effektivitetsexpert på utbildningsföretaget Petra Brask&Partners, säger att det är viktigt att ta kontroll över situationen och skaffa sig struktur.
– Börja med att skaffa dig en markör. En tydlig gräns mellan när du arbetar och när du är ledig.
Med markör menar Jan Winstedt att man exempelvis ska se till att ”gå till jobbet” även om det råkar vara hemmakontoret. För då skickar man sig själv en signal att arbetsdagen har börjat.
Bor man trångt är det även viktigt att fortsatt ha tydliga gränser.
– Det kan ju vara så att arbetsrum och vardagsrum eller kök är desamma. Sitter man vid köksbordet, se till att arbeta på exempelvis platsen längst till höger, men fika och ät på en annan plats. Det behöver inte vara stora saker, men det är viktigt att se till att inte hela hemmet blir en arbetsplats, säger Jan Winstedt.
Jan Winstedt tipsar:
De tre bästa apparna för att göra-listor
Nine, en fulländad e-postapplikation för synkronisering med Outlook. Enda appen som funkar bra med Android.
”Absolut det bästa och mest kompletta planeringssystemet för mobilen som jag har testat. Jag kör den mot vår Office 365 lösning och har kontroll på både mina mejl, kalender och uppgiftslista.”
Google Task, mobilapp inriktad för de som använder Gmail.
”Om du kör Google planeringssystem är denna app ett måste. Bra integrering där mejl som är dragna till G-mails uppgiftslista kommer upp i uppgiftslistan. Du kan även göra deluppgifter av en större uppgift.”
TaskTask, en lättanvänd uppgiftshanterare för Apple-enheter. Kopplad mot Office365, Outlook, Exchange.
”Har du en Iphone och jobbar med uppgifter i Outlook är denna app ett måste. Mycket lätt att jobba med och den är enda appen som synkar alla delarna från din uppgiftslista. Kategorisering, färgkodning, startdatum och stoppdatum.”
Lägg upp en plan för dagen
Efter markörsarbetet är sedan det bästa tipset att se till att ha förberett arbetsdagen. Att redan dagen innan planerat vad ska åstadkomma.
– Vad är det viktigaste? Det är vanligt att man fastnar i vad som är bråttom, men det är bättre att titta på vad som är viktigast. Det här är det man ska börja dagen med, för slutför man den skapar det energi som man tar med sig resten av dagen.
Jan Winstedt säger att många faller i gropen genom att börjar med de snabba och enkla uppgifterna man hittar när man öppnar mailen – helt fel.
– Då sitter du och gör smågrus och när det sedan är dags för den tyngre uppgiften är energin slut och du känner att du inte hinner med. Morgontiden är den tid då hjärnan fungerar bäst, ta vara på den.
Att göra-lista och kalender
Jan Winstedt tipsar om att det är bra att arbeta med kalender och att göra-lista. Google, Microsoft och Apple har alla system som är sammankopplade, vilket är en viktig parameter.
– De här båda hör ihop. Att göra-listan berättar vad som ska göras, medan kalender säger hur mycket tid som finns och när det ska göras. För att få ordning på det här brukar jag använda ekonomiska termer.
Se din tid som din lön och uppgiftslistan som räkningar. Alla dessa räkningar ska täckas av din lön – annars måste du ta lån… och det lånet kommer från din fritid, menar Jan Winstedt.
Visst kan man ha listor och kalender i fysisk form, men att hålla det digitalt ger fördelar. I de sammanlänkade program går det enkelt att dra uppgifter från listan och släppa dem i kalendern.
– Många jag håller kurs för säger att de blir lite arga över att de inte fått lära sig sånt här på en gång. Vi som jobbar med yrken som kräver mycket planering – många gånger får vi verktyg men inte utbildningen i hur de ska fungera.
Att göra-lista och kalendern ger förutsättningen att enkelt planera upp sin arbetsdag. Jan Winstedt säger att morgonpassen bör ägnas åt de viktigaste uppgifterna och ”smågruset” tycker han bör klumpas ihop till ett block precis efter lunch.
– Det här är lite taktisk planering som gör att man höjer effektiviteten, säger han.
Göra, spara eller kasta
En annan teknisk lösning man kan använda sig av är att strukturera sin mail och sedan arbeta mer aktivt med den. Se inte inkorgen som ett arkiv och som något som ständigt måste kontrolleras – utan som en faktisk brevlåda.
– Försök hålla den tom. Ta liknelsen, du står ju inte och väntar vid brevlådan, sprättar upp brevet när det kommer – och sedan lägger tillbaka det. Nej, mail i inkorgen faller i tre kategorier: göra, spara eller kasta. Har man väldigt många mail uppfattar hjärnan det som att det är mycket jobb, men om man följer rutinen att göra de här tre sakerna då skapar man kontroll.
För de som får väldigt mycket mail är Jan Winstedt tydlig med att man måste sätta upp regler i mailen. Information som inte är nödvändig – se till att den automatiskt hamnar i en mapp. Brev där du endast är med som CC eller för kännedom, in med dem i en annan och mötessvar i en tredje separat mapp.
Men hur gör man då med andra kommunikationskanaler?
– Om organisationen använder både chat och mail med mera – se till att skaffa riktlinjer. Och telefonen, det är upp till var och en. I exempelvis Microsoft finns en funktion för att stänga av när arbetsdagen är slut. Här kan tekniken hjälpa till. AI kan lägga fokustid och lunchrast. Det är ett bra sätt att hjälpa oss att få en effektivare arbetsdag, säger Jan Winstedt.
Felix Björklund
