Så får vi distansledarskapet att funka: Tre ingenjörschefer berättar

Distansarbetet är här för att stanna. Fördelarna är många, men det innebär också utmaningar. Ingenjören har pratat med ingenjörschefer på Tietoevry, Ericsson och Trafikverket som ger sina bästa tips för att få lagarbetet att funka på distans.

”Så få lonely cowboys och cowgirls som möjligt ”

Anders Jönebratt är chef för Tietoevry Care Sverige och leder ett team av tio seniora experter och kundansvariga som befinner sig på olika platser i Sverige och Norge.

Att leda på distans är inget nytt för en stor koncern som Tietoevry.

– Arbetssättet har exploderat från covid och framåt, men egentligen har vi en lång historik av att jobba på distans, med medarbetare i olika städer och länder, säger han.

Hans viktigaste tips för att få arbetet att fungera är att alltid samarbeta i alla delar av arbetet.

– Jag försöker ha så få lonely cowboys och cowgirls som möjligt och istället skapa vinnande team som jobbar ihop. Kring varje projekt eller kund är vi många som sparrar mot varandra och tillsammans bidrar med olika kompetenser. På så sätt har vi hela tiden löpande kontakt.

En annan nyckel för att få det att flyta är att alla alltid försöker vara tillgängliga, till exempel genom att snabbt svara på sms eller ta sig tid att prata fem minuter.

– Det är viktigt att alla förstår vikten av att vara aktiv i kommunikationen. Annars stör det arbetsflödet, säger han.

Anders Jönebratts team träffas fysiskt en gång i månaden från lunch till lunch för att både kunna avhandla ämnen som kräver att de ses, och hinna med någon kvällsaktivitet.

Arbetar man med innovation är det fortfarande viktigt att ses fysiskt, enligt Anders Jönebratt.

– Riktigt kreativa möten tar vi fortfarande face to face. Om vi har kreativa möten över Teams så har vi det i väldigt små grupper, säger han.

Ett annat verktyg som han uppskattar är den regelbundna medarbetarundersökning som Tietoevry gör flera gånger per år för att ta temperaturen i gruppen. Där har medarbetarna möjlighet att ge anonym feedback.

– Det är ett bra komplement för att fånga upp signaler om något går åt fel håll eller om arbetet inte fungerar.

”Mån om att bjuda på mig själv, vara öppen, transparent och ärlig”

Catrin Granbom är forskningschef inom mjukvara på Ericsson och leder ett globalt team med medarbetare i Sverige, Finland, Ungern, Indien och Kanada. Alla möten sker digitalt.

– Alla är alltid uppkopplade via Teams, även de som sitter i samma rum, säger hon.

Varje vecka har de ett stående möte där hela teamet deltar. Utöver det har Catrin Granbom också löpande individuella avstämningar med medarbetarna. En gång om året träffas hela teamet fysiskt under en vecka.

Tidsskillnaderna är en utmaning när möten ska bokas.

– När personer i Kanada och Indien ska delta på samma möte är det inte lätt att hitta en tid på dygnet som fungerar.

I övrigt tycker Catrin Granbom att arbetet fungerar bra. Kulturskillnader är ingenting nytt för Ericsson, som länge har haft medarbetare från olika länder. Snarare har de fått bättre förståelse för varandra i takt med att de digitala verktygen och mötesformerna har utvecklats, enligt Catrin Granbom.

– Det positiva är att man nu verkligen får inblick i och får ta del av varandras vardag. Vi lär oss otroligt mycket av varandra och varandras arbetssätt.

En hörnsten för att få samarbetet att fungera är Ericssons gemensamma värdegrund som alla medarbetare, oavsett världsdel, arbetar efter. Den innehåller fokusområden som att alla beslut ska vara faktagrundade och att medarbetare ska kunna säga vad de tänker utan att vara rädda för konsekvenserna.

– Att alla bottnar i samma värdegrund hjälper oss mycket. Alla ska kunna känna sig trygga i sin kommunikation. Ericsson vill ha dina åsikter, säger Catrin Granbom.

Hon lägger mycket tid och energi på att skapa förtroende i arbetsgruppen. Tillit och förtroende är grunden i ett bra ledarskap, oavsett om medarbetarna finns i rummet eller på distans, enligt Catrin Granbom.

– Jag är väldigt mån om att lära känna medarbetarna, prata, bjuda på mig själv, vara öppen, transparent och ärlig. Jag tycker det är både viktigt och roligt, säger hon.

Ett par tips till har hon för att få kommunikationen att fungera bättre.

– Se till att alla har kameran påslagen. Att visa att man faktiskt är där är jätteviktigt i digitala möten. Försök också få med så många som möjligt i dialogen. En del medarbetare säger inte så mycket, jag försöker då fråga dem lite extra för att fånga upp deras tankar.

”Det viktigaste jag gör som chef är att bygga mänskliga relationer”

Sandra Nordahl är enhetschef på enheten transportnät hos Trafikverket. Hennes team arbetar med strategisk planering av väg- och järnvägsnätet och de 22 teammedlemmarna finns på olika platser geografiskt.

– Mestadels träffas vi över Skype, säger hon.

I takt med att tekniken har utvecklats sköts allt mer av arbetet digitalt. Trafikverket har idag ett distansarbetsavtal som innebär att medarbetarna får jobba hemifrån en del av arbetstiden. Sandra Nordahl ser framför allt fördelar med utvecklingen.

– Många uppskattar den här friheten under ansvar. Jag gör det själv också. För mig som chef är det resultatet som är det viktiga, inte var eller när mina medarbetare arbetar, säger hon.

När medarbetarna inte längre ses lika ofta fysiskt blir det än viktigare att skapa teamkänsla, tillit och förtroende i gruppen, enligt Sandra Nordahl.

– Det viktigaste jag gör som chef är att bygga mänskliga relationer. Det är viktigt att tidigt sätta känslan att vi är ett lag som ställer upp för varandra, kavlar upp ärmarna och har gemensamma leveranser, säger hon.

Hon och medarbetarna har gemensamt pratat igenom hur de vill arbeta. Förutom en regelbunden mötesserie med hela teamet varannan vecka, har de också återkommande sociala aktiviteter, till exempel digitala fika-stunder och musikquiz över Skype.

– Jag tror mycket på medskapande. Eftersom vi tillsammans har tagit fram vårt arbetssätt är det ingen som känner att de sociala aktiviteterna tar onödig tid. Alla går in för det och bidrar till gemenskapen.

En till två gånger per år träffas hela teamet fysiskt. Då försöker de ägna tiden åt sådant de inte kan göra via Skype, som att stärka gruppsammanhållningen.

– Efteråt kan man se att de sociala aktiviteterna på Skype får en skjuts. Hur man än vrider och vänder på det så är det fortfarande viktigt att ibland ses fysiskt för att kunna hålla uppe det digitala, säger hon.

En utmaning med distansarbete är att det inte är lika lätt för chefen att fånga upp om en medarbetare stöter på problem eller inte mår bra, till exempel på grund av stress. Sandra Nordahl har individuella avstämningar med alla medarbetare varannan vecka.

– Det handlar mycket om att höra hur vi mår, hur arbetat rullar på, om det har uppstått några problem och om jag kan stötta dem. Jag brukar också ställa frågor om arbetsmängden, särskilt om jag vet att det händer mycket just nu inom de frågor som medarbetaren har på sitt bord.