Från byggkaos till framtidstro: Malmö testar nytt grepp för bättre samverkan

Komplexa frågor kan inte lösas med vanliga problemlösningsmetoder. I ett stort ombyggnadsprojekt av Värnhemstorget i Malmö testar man nu en ny metodik för att hantera både projektets och näringsidkarnas utmaningar under byggtiden. 

I Malmö pågår just nu en stor ombyggnation av Värnhemstorget, en plats som på många sätt är ett nav för kommunikationen för både bussar, cyklister och bilister. Men när stängsel kommer upp för att gator och trottoarer ska grävas upp är det inte bara viktigt att trafikflödena fungerar smidigt. Även butiker, restauranger och andra företag kring torget behöver kunna fortsätta sin verksamhet utan alltför stora problem.  

Daniel Stjernfeldt är utvecklingssamordnare på fastighets- och gatukontoret i Malmö. Han har tidigare jobbat med att utveckla och coacha chefer arbetssätt för att hantera komplexitet. Men nu handlar det om att omsätta detta i praktiken i ett högprioriterat sammanhang – det så kallade Storstadspaketet – där ombyggnationen av Värnhemstorget är först ut.

– Det här projektet är ett bra exempel på hur man kan jobba med komplexitet på ett mer konkret sätt, förklarar han. 

Tillsammans – och var för sig

Daniel Stjernfeldt förklarar att komplexa frågeställningar inte bara handlar om att hitta sätt att jobba tillsammans – det handlar lika mycket om att olika intressenter får upp ögonen för sin egen roll i helheten.  

– Vi behöver jobba tillsammans, men också var och en för sig. Det är bara när vi jobbar tillsammans som vi kan få syn på utmaningarna, men för att lösa dem är det också viktigt att få utrymme att se sitt eget perspektiv. Vad kan jag själv göra för att möta den här utmaningen? 

En viktig nyckel i detta arbete är kommunikation, konstaterar Camilla Owald, projektledare på Tyréns, och biträdande projektledare för ombyggnationen. 

– Det är viktigt för oss att se näringsidkarnas behov samtidigt som de har förståelse för utmaningarna i vårt arbete. Att vi respekterar varandra och jobbar tillsammans för att lösa de problem som uppstår under byggtiden, säger hon.

För att få till den dialogen har Daniel Stjernfeldt jobbat mycket med att bygga relationer med de olika företagarna runt torget. Långt innan arbetet drog igång har han varit ute och besökt alla verksamheter och berättat att ombyggnationerna är på gång. 

Workshop för näringsidkare

Ett halvår innan byggstart bjöd han dessutom in ett antal näringsidkare till en frukost med workshop på torget. Här kunde de samtala om det kommande arbetet, lyfta sina farhågor, men även fundera över sin egen roll.

– Det är viktigt att erkänna problemet med att gatan ska grävas upp, men lite längre fram innebär det nya möjligheter. Att torget byggs om för att år 2030 hantera 3 000 fler cyklister och 5 000 fler bussresenärer är ju även ett potentiellt kundunderlag, som gynnar näringsidkarna, påpekar Daniel Stjernfeldt.

Under workshopen fick alla fundera kring tre frågeställningar: 

• Vad kan jag prova att göra under entreprenaden när det ändå kommer att vara lite rörigt?
• Vad måste jag fortsätta göra under den här tiden för att överleva som företag?
• Vad ska jag absolut inte göra, utan hellre vänta med tills entreprenaden är över?

Tajmade in renoveringen

Resultatet av den korta workshopen innebar många viktiga insikter för både entreprenaden och näringsidkarna.

Andreas Molin, som äger Östra Kaffebaren vid Värnhemstorget, såg direkt chansen att göra en planerad renovering i samband med att trottoaren utanför skulle grävas upp. 

Inför stängningen förberedde han sig genom att låta bygga en ny bardisk som lätt kunde monteras på plats när arbetet väl skulle dra igång. Och hemma i källaren väntade den nya bänkskivan som han gjutit själv.

– Det är väldigt hårt slitage på ett café och jag brukar stänga någon gång per år för att bygga om. Eftersom vi hade en bra dialog kunde jag tajma allt till den veckan då de ändå skulle gräva utanför min dörr, berättar Anders Molin.

Även företrädare för projektet var med under workshopen och fick reflektera över de tre frågeställningarna. Camilla Owald konstaterar att det gav viktig information för hur de behöver tänka i planeringen av projektet och hur de behöver arbeta med kommunikationen under tiden etapperna pågår.

– Det var ett väldigt intressant möte, jag kände ”äntligen får vi göra detta”, det kändes roligt och utmanande. Det var ett bra sätt att få klarhet i hur vi ska arbeta med kommunikation på alla plan, utifrån de erfarenheter man har sedan tidigare, berättar hon. 

Har dämpat irritationen

Att dessutom få ett ansikte på alla människor som driver verksamhet kring torget och att redan då få fatt i deras tankar och funderingar, både deras förhoppningar och farhågor, har varit ovärderligt. 

– Det har underlättat enormt under arbetet, säger Camilla Owald.

Bland annat har hon under arbetet jobbat med olika horisonter när hon pratat med näringsidkarna så att de får en förståelse för tidsperspektivet. Vad händer den här veckan, var ska det grävas sen och när ska det bli färdigt?

– Jag tror att det har varit bra för att få till mer konstruktiva samtal, men det har också underlättat dialogen och dämpat eventuell irritation, förklarar hon. 

Ibland har exempelvis näringsidkare hört av sig om de upptäckt något som verkar fel, att exempelvis ett stängsel hamnat på ett ställe som inte var planerat. Men inte på ett argt sätt, utan mer undrande, ”var det så här det var tänkt, eller har det blivit något fel?”. 

– Jag har aldrig upplevt ett projekt där vi lyckats bredda vyerna som vi gjort här, det har verkligen varit både kul och spännande. Det här sättet att jobba har gett mig massor av erfarenheter som jag tar med mig in i kommande projekt, inte minst när det handlar om kommunikation, säger Camilla Owald som själv har lång erfarenhet, både som entreprenadingenjör och projektchef inom anläggningsbranschen.

Söka fler perspektiv

Det som från början väckte Daniel Stjernfeldts intresse för komplexitet var en artikel i Ingenjören där ingenjören Klara Palmberg Broryd var intervjuad om sin bok i ämnet. Hon har både forskat och jobbat praktiskt med att utveckla metoder för att hantera komplexitet, inte minst i kommunala sammanhang. 

”För att hantera komplexitet behöver man framför allt lära sig hantera ömsesidiga beroenden. Det är som att spela jazz” säger hon i artikeln och förklarar att en viktig strategi för att hantera komplexa problem är att söka fler perspektiv, att våga ta in andras tankar och idéer, lyssna med nyfikenhet och var beredd att utmana sina egna förutfattade meningar. 

Daniel Stjernfeldt är själv förtjust i Cynefin-modellen där man kan sortera in sina utmaningar i “enkla”, ”komplicerade”, ”komplexa” eller ”kaotiska” för att på så vis få grepp om hur man ska ta sig an dem.

”Det är då det blir skillnad”

Komplexa frågor är sådana där de olika perspektiven inte går att överblicka, där alternativen och mångfalden är så stor att det är omöjligt att beräkna utfallet – som att bygga om ett torg där arbetet under entreprenaden påverkar caféer, butiker och näringsidkare på många olika sätt. 

– Vi kan förstå att entreprenaden kommer att påverka de olika näringsidkarna. Men på vilket sätt och hur behöver det hanteras i projektet? förklarar han.

Att då kunna samla alla till en workshop där man får möjlighet att fundera på och berätta om sin rådighet och sin handlingskraft  – det är då det blir skillnad, poängterar han. 

– Det är först när vi möter näringsidkarna och börjar lägga ihop allas rådighet och handlingskraft som vi kan hantera komplexiteten.