”Min dörr är alltid öppen om det är något”, säger du till dina medarbetare, och tycker att du verkligen uppmuntrar dem att tala klarspråk med dig. Men att skapa ett öppet klimat på arbetsplatsen är mycket svårare än så.
Rädsla för repressalier är en sak som stoppar medarbetare från att ta upp problem eller egna idéer med en chef. Men minst lika stark är känslan av att det faktiskt inte lönar sig. Att även om idén är bra och inte gör chefen arg eller sårad så kommer ansträngningen inte att bära frukt. Och då kan man ju lika gärna hålla tyst.
Men för verksamheten är det viktigt att få tillgång till alla bra idéer som finns. De företag där anställda verkligen kommer med feedback är mer lönsamma. Det visar undersökningar som två amerikanske ledarskapsforskare James R Destert och Ethan R Burris har utfört och som de redovisar i Harward Business Review. Bättre resultat och mindre rekryteringskostnader har noterats hos så olika verksamheter som restauranger och finansiella tjänsteföretag.
För att uppmuntra anställda att berätta om sina bästa idéer för ledningen, eller att larma om något är fel sätter många företag upp förslagslådor eller ordnar med en visselblåsarsfunktion. Om allt sker anonymt behöver ju ingen vara rädd för att säga ifrån. Men enligt Destert och Burris fungerar det tvärtom. Att erbjuda anonymitet sprider istället känslan av att det faktiskt kan vara farligt att tala öppet om vad men tycker och tänker. Full anonymitet är dessutom svårt att garantera eftersom den fråga någon exempelvis larmar om gör det lätt att förstå vem det kan vara som ligger bakom.
Om en organisation verkligen vill ha ett öppet klimat där de anställda kommer med feedback så måste den arbeta med det. Den chef som vill veta vad medarbetarna tänker bör lyfta fram förslag som är bra, offentligt tacka den som har kommit med det och sedan vara noga med att det faktiskt händer något i frågan och att alla vet om det. På samma sätt måste en mellanchef som får input av sina medarbetare tala om hur hen kommer att agera utifrån informationen och vad som händer.
– Att bara be om feedback och idéer och sedan inte använda dem på något sätt är en tydlig signal till de anställda att det är meningslöst att engagera sig, skriver forskarna.
I ljuset av det kan det vara bra att be om idéer på ett bestämt område som verkligen står inför en förändring.
– MBWA, Management by walking around, är också väldigt bra – du möter dina medarbetare på deras planhalva och de har tillgång till dig utanför chefskontoret.
Jenny Grensman
