Färre möten – en nyckel när företag kortade arbetstiden

Kortare möten och mer struktur på jobbet. Det är två av nycklarna till ett mer hållbart arbetsliv tycker en av de ingenjörer som deltagit i en pilotstudie om arbetstidsförkortning. Resultaten är klart positiva.

Forskning gjord av den globala organisationen 4 Day Week pekar på att 80 procents arbetstid kan förenas med full produktivitet och bibehållen heltidslön. Nu har ett forskningsprojekt i Sverige undersökt om även stressnivåer bland anställda samtidigt kan minska. Och det kan de.

Studien, där elva verksamheter under ett halvår testat konceptet, visar bland annat att:

• Stress minskade med 19 procent

• Sömnsvårigheter halverades.

• Psykisk och fysisk hälsa förbättrades signifikant.

• Nöjdhet med livet ökade med 25 procent.

• Upplevd produktivitet och arbetsförmåga ökade.

Ingen rapporterade sämre resultat

Forskningsledaren Lena Lid Falkman, lektor i arbetsvetenskap vid Karlstads universitet, är inte förvånad över att de positiva hälsoeffekterna. De har visats även i internationella studier.

– Det som förvånat mig mest är att även arbetsförmåga och produktivitet blir bättre.

Av de verksamheter – privata, offentliga och ideella – som rapporterade resultat hade fem förbättrade och fem oförändrade resultat. Resultaten mättes antingen med ekonomiska mått, sjukfrånvarotal eller personalomsättning.

Tio av de elva verksamheterna har fortsatt med förkortad arbetstid efter pilotstudien.

Len Lid Falkman tycker att studien visar hur viktig arbetslivsförkortning är som ”motor och morot” för framgångsrika effektiviseringar. Nyckeln är att medarbetarna får ut något, i form av mer ledig tid, av förbättringsförsöken.

– Då kommer också motivationen.

Viktigt är att identifiera tidstjuvar, till exempel onödiga möten, och annat som mest görs av gammal vana.

– Mycket handlar om att se över sin tid. Vad gör vi som egentligen inte tillför kärnverksamheten någonting? 

”Våra möten är kortare och färre”

Konsult- och forskningsföretaget Miljömatematik i Malmö AB är ett av de företag som deltagit i studien. Av ett knappt tjugotal anställda är fem ingenjörer. Redan innan hade man på egen hand börjat testa kortare arbetstid.

Lova Brodin, civilingenjör i teknisk matematik och vd på företaget, berättar att arbetstiderna i början hade ett väldigt fritt upplägg. När det blev svårt att få till möten och annat infördes ett gemensamt schema, uppdelat i egen fokustid och mötestid.

– Initialt fanns ett litet motstånd, men nu funkar det bra. Vi kommer att jobba vidare med den strukturen.

Just mötena har varit en utmaning. De är numera färre, kortare och ska alltid ha ett tydligt syfte. Och bara de som berörs behöver delta.

– Det är en klassisk grej som många i den här studien jobbat med, säger Lova Brodin.

Miljömatematik arbetar med stora samhällsutmaningar. Kortare arbetstid är ett smart och nödvändigt drag för att orka göra det i längden, menar hon.

– I forskningen är det ganska tydligt att man jobbar effektivare om man har mer tid för återhämtning, att träna eller till exempel ta en promenad på lunchen.

De över lag positiva resultaten i pilotstudien tycker hon stämmer överens med Miljömatematiks erfarenheter. Sjukfrånvaron har minskat och det ekonomiska resultatet förbättrats.

– Men vi skulle vilja hitta ännu fler sätt att mäta framgång eller effektivitet som inte bara handlar om bokslutsresultat. 

Framtiden ser Lova Brodin positivt på. Men, betonar hon, det gäller att inte falla in i ”gamla hjulspår”. Den gemensamma strukturen är viktig. Och att till exempel påminna varandra om hur mötena ska se ut.

– Annars är det lätt att man faller tillbaka och i stället försöker göra mer jobb på kortare tid. Det är ju inte avstressande.

”Kan göra vår bransch mer attraktiv”

På Jönköpings Energi deltog 60 anställda i studien. Av dem är ett drygt tiotal ingenjörer. Även här var minskad stress och bättre återhämtning tydliga resultat. Helena Lundstedt, områdeschef inom HR och hållbarhet, tror att konceptet kan göra det lättare att rekrytera personal.

– Det finns ett stort behov att rekrytera både ingenjörer och tekniker framåt. I studien riktade vi oss till personal som arbetar på plats och har beredskap. Där är det extra svårt att attrahera kompetens. Vi tror att detta kan vara ett sätt göra vår bransch mer attraktiv, säger Helena Lundstedt.