Retorik – behöver man det på jobbet? Ja, i alla fall finns det mycket att lära som gör det lättare att hantera förhandlingar, samtal och – så klart – presentationer. Här är 11 tips från tre retorikexperter.
Tidigare i höst höll retorikbyrån Snacka Snyggt ett webbinarium för medlemmar i Sveriges Ingenjörer. Målgruppen var chefer, men tipsen är användbara för alla. Här är de:
Förhandling
I förhandlingar är en av de viktigaste grunderna att ”vara tuff mot problemet men trevlig mot personen”, konstaterade retorikkonsulten Pontus F Christoffersen. Är vi trevliga och gillar varandra ökar chansen att hitta de bästa lösningarna.
Men alla är inte trevliga i förhandlingar och då kan retoriken vara ett sätt att inte svara på samma sätt, utan att komma runt det. Här är tre tips:
1. Hugg inte på kommentarer. Får du en fråga som kan insinuera något negativt om dig, som ”Hur gammal är du egentligen?”, bli då inte arg. Om du blir arg är risken att den andra bara säger ”Det var bara en fråga. Var inte så känslig”.
Svara i stället något i stil med ”Jag är 25, men jag blir nyfiken, varför ställde du den frågan?”.
2. Argumentera inte. Om man fastnar i argument med innebörden ”Jag har rätt och du har fel” så hamnar ni i försvarsställning och slutar lyssna på varandra. Då är ett knep att ställa smarta frågor – för att styra in samtalet på att leta lösningar. Tre exempel:
- Motparten: ”Ditt löneanspråk är orimligt. Du kan möjligtvis få hälften.”
Du (nyfiket): ”Hälften – hur kom du fram till det?” - Motparten: ”Det kommer aldrig att funka.”
Du: ”Vad upplever du att vi missat att ta hänsyn till?” - Motparten: ”Du höll inte vad du lovade sist. Varför ska vi lita på dig nu?”
Du (försvarar dig inte utan ramar om så att det blir ett gemensamt problem): ”Vad behöver ni för att blicka framåt och hitta en lösning?”
3. Fråga så att den andra kan svara nej. Ett förhandlingsknep är att ställa frågor som det går att svara nej på. Att svara nej ger en känsla av kontroll och kan kännas skönare än att behöva säga ja till saker. Ett exempel: ”Hade det varit en dum idé att testa det här?”
Presentationsteknik
En viktig grund att tänka på när du ska hålla en presentation är att de som lyssnar vill ha något konkret som tillför något i deras liv. De vill veta vem du är och om du kan ge dem något, konstaterar retorikkonsulten Peter Nitschke. Därför är hans råd att:
1. Skapa välvilja. Få dem som lyssnar att tycka att du är en bra person, annars letar de i stället fel. För att skapa välvilja är kroppsspråket viktigt. Tänk på att ställa dig centralt i rummet – inte bakom ett bord. Andas ner i magen. Slappna av, lås upp i knäna. Skapa ögonkontakt, men stirra inte. Låt blicken vandra runt. Är det många som lyssnar: Titta på varje sektion. Öppna upp, kryp inte ihop och undvik att ha armarna i kors eller att hålla en hand mot halsen.
Sitter alla och tänker på något? Plocka upp det. Då känns det som en dialog. Prata med dem som lyssnar.
2. Skapa nyfikenhet. Hitta en mening som beskriver vad du ska prata om och som du vet lovar något som de som lyssnar vill ha. I stället för att säga att du ska prata om tryckluftsoptimering, säg att du ska berätta hur de kan spara pengar och samtidigt göra en insats för miljön.
Ställ frågor som skapar en lucka och fyll i det.
Om du ska prata om effektiva möten, be dem som lyssnar att räcka upp handen eller ställa sig upp om de: Kommer för sent till möten; Tänker att det inte är något syfte med möten de är på; Känner att de kunde använt tiden bättre än till möten. Sedan kan peka på ”Så här ser det ut hos oss. Nu ska vi prata om vad vi kan göra åt det”.
Visa problemet, lösningen och skapa interaktion.
3. Skapa trovärdighet. För att publiken ska känna att de kan lita på det du säger finns det några retoriska tips att tänka på:
Våga ta pauser – var tyst några sekunder och fyll inte ut med ”eh” eller ”öööh”. Förminska inte dig själv eller ämnet ”Det här kan ni kanske ha nytta av, eller jag vet inte, jag tar det snabbt i alla fall”. Och rabbla inte ditt cv: ”2002 till 2008 jobbade jag med… Sedan jobbade jag…”. Ha i stället koll på vad det är för problem som de här människorna behöver hjälp med och berätta om när du löste ett problem som liknar deras. Försök att få till en levande berättelse. Det omvandlar det du säger till något konkret.
4. Välj bort onödiga detaljer. För mycket detaljer tynger en presentation. Tänk noga efter vad syftet är, nämligen att publiken ska få information för att kunna lösa ett specifikt problem. Fokusera på det problemet och ta bort allt som inte har med det att göra. Här krävs förberedelse – är du inte förberedd har du inte samma chans att ta bort det onödiga.
5. På engelska? Om du ska hålla en presentation på engelska (eller något annat språk) är det extra viktigt att vara förberedd. Skriv ditt manus, öva och vänj dig vid att höra dig själv prata på det andra språket.
Det jämlika ledarskapet förutsätter jämlik dialog
Att chefer och medarbetare har en jämlik dialog – trots maktförhållandet – är grunden för att skapa högpresterande team. Det är forskningen entydig om, konstaterar retorikkonsulten Serena Mon de Vienne. Och den jämlika dialogen vilar på de här tre byggstenarna:
1. Tydliggör avsändaren. Om medarbetaren säger ”Arbetsplanen är otydlig” är det inte så konstruktivt att som chef svara ”Nej den är tydlig”. För att skapa en dialog behöver chefen säga vem som tycker något eller har bestämt något. ”Jag tycker att arbetsplanen är tydlig…” eller ”Ledningsgruppen har bestämt att arbetsplanen ser ut så här…”.
2. Tydligt förhandlingsutrymme. Om medarbetaren säger ”Jag ville inte göra det här projektet” och är det inte så bra att chefen svarar (otåligt) ”Det var väl inte så farligt”. Ofta beror den här typen av svar på att chefer själva blir osäkra om en medarbetare visar sig osäker. Men faktum är att om chefen kan ”följa med” in i känslan och sätta ord på den så minskar obehaget och det blir lättare att hantera frågan konstruktivt.
Och för att göra det så hjälper det att veta vad som är förhandlingsbart – ”Måste jag göra det här projektet, ja eller nej?”. Då kan dialogen i stället bli ”Jag vill inte göra det här projektet”, ”Men det ligger på ditt bord under ett halvår. Det går inte att ändra. Men hur kan vi göra så att det känns lättare?”
3. Förbjud bara beteenden. Människor har känslor och det är inget som går att förbjuda. Det en chef däremot kan göra är att förbjuda beteenden.
Exempel 1: Medarbetare: ”Jag förstår inte hur du kan…”
Chef (fel svar): ”Bli inte arg nu.”
Chef (vad man kan svara): ”Du får bli hur arg du vill men du får inte skrika.”
Exempel 2: Medarbetare: ”Jag vet att jag fick löneförhöjning förra månaden, men jag vill ha löneförhöjning igen.”
Chef (fel svar): ”Hur kan du ens be om det? Hur tänker du?”
Chef (vad man kan svara): ”Du får önska dig löneförhöjning, men det blir ingen förrän nästa år.”
