Visst är det bra att framföra kritik, men vad gör du om du känner att klagomålen tar över och riskerar att skada verksamheten? Psykologen Oskar Henrikson delar med sig av sina bästa råd.
Klagande kollegor kan vara ett bekymmer, något som en av våra läsare lyfter i ett mejl till redaktionen: ”Vi har en medarbetare på jobbet som klagar på det mesta, vilket skapar dålig energi på arbetsplatsen, samt kan få nyanställda och besökare att fundera på om det är ett bra företag de kommit till”. Vad kan man göra åt en sådan situation?
Oskar Henrikson
Vi ställde frågan till Oskar Henrikson, legitimerad psykolog och vd för Psykologifabriken, som även tagit upp ämnet i sin bok Ensam eller stark, åtta principer för framgångsrika team. Han konstaterar att problemet med den typen av klagomål är att det kan bli ett sätt för den som klagar att bli sedd och få uppmuntran av sin omgivning.
När vi bemöter den som klagar genom att hålla med och lägga till egna tankar och åsikter så ger vi varandra bekräftelse. Att klaga ger på så vis en skön känsla i kroppen, vilket gör att man sedan vill ha mer av den varan.
– Det är lätt hänt att man dras med i klagandet. Det kan kännas bra att prata om problem med våra kollegor. Det stärker relationen och leder till härliga samtal. Men det vi glömmer bort är att vi då samtidigt belönar ett klagobeteende. Om det får pågå länge är risken stor att vi fastnar i det, säger Oskar Henrikson.
Haka inte på gnället
Om du har en kollega som klagar mycket så är lösningen helt enkelt att låta bli att uppmuntra det beteendet – något som kan vara svårt i praktiken. Men Oskar Henrikson har några råd för hur man går till väga.
– Börja väldigt snällt, svara så neutralt du kan ”vad tråkigt att du känner det så här”. Visa att du lyssnar, men undvik att spinna vidare på den tråden.
Så hanterar du en klagande kollega
- Bemöt kollegans klagomål på ett neutralt sätt. Trappa upp så att tillsägelsen blir skarpare om beteendet fortsätter.
- Uppmuntra det alternativa beteendet. Om kollegan klagar, ignorera gnället och uppmuntra istället åtgärdsförslagen.
- Lyft ämnet. Prata om hur ni vill hantera den här typen av situationer i just er arbetsgrupp. När ska man säga till och hur? Hur vill ni själva bli bemötta?
- Bryt dåliga mönster. Om du känner att du dras med i gnället, ta upp det i gruppen och berätta hur det känns för dig. Diskutera hur ni kan göra för att hantera problem på ett mer konstruktivt sätt.
- Observera. Träna dig på att lägga märke till bra beteenden, även hos en irriterande kollega. Jobba medvetet med att förstärka de beteenden som du vill se mer av.
Om klagomålet kommer upp igen kan du trappa upp ditt svar genom att exempelvis poängtera att personen har sagt detta förut och fråga vad hen själv gjort för att lösa problemet.
Lyssna även efter mer konstruktiva förslag och se till att uppmuntra och dra igång det samtalet istället.
– Ju mer vi uppmuntrar varandra att söka lösningar desto mindre klagomål kommer vi att få. Genom att haka på när personen kommer med konstruktiva lösningar ger du näring till det beteende som du vill ska växa.
Fyller en viktig funktion
Men att helt bannlysa klagomål är inte en framgångsrik väg. Gnäll, skvaller och klagomål fyller en funktion i våra verksamheter, konstaterar Oskar Henrikson.
– Om vi inte klagar missar vi chansen att bolla och få stöttning i hur vi kan hantera våra bekymmer. Skvaller är dessutom ett bra sätt att se till att upprätthålla normerna i gruppen och ett sätt för den som inte är i maktposition att påtala problem.
Dessutom kan de göra att vi skärper oss lite extra för att inte göra fel. Om cheferna exempelvis vet att medarbetarna kommer att bli frustrerade över en omorganisation så kommer de att förbereda sig lite bättre för att undvika den värsta kritiken.
Faran ligger i att låta en gnällkultur få fäste i organisationen.
– Organisationskulturen, det som vi brukar säga ”sitter i väggarna”, det är de beteenden som vi över tid uppmuntrar, ger näring och tillåter att växa. Vi fastnar i vanor som blir en del av kulturen och de kan vara svårare att bryta.
Öva er på att säga till
Ett sätt att förebygga dåliga vanor och se till att rätt beteenden istället får fäste i organisationen är att jobba med teamutveckling där man exempelvis pratar om beteenden och bemötande.
Tre övningar som stärker gruppen
Oskar Henriksson poängterar att 5 till 10 minuter på veckomötet kan göra stor skillnad för gruppens förmåga att hantera kriser. Dessutom öppnar det för mer konstruktiva samtal där kritik och olika åsikter får ta plats utan att det blir känsligt.
– Ibland blir det tokigt, ibland gör vi saker som blir fel som går emot våra mål. Vad gör vi när det händer? Hur säger vi till varandra och hur vill vi själva bli bemötta? Se till att ge plats för de här samtalen i de vanliga mötena, det skapar trygghet i gruppen och gör det lättare att ta tag i saker i tid, innan de blir för stora.
