Att ge feedback till sin chef kan vara både känsligt och riskabelt. Här är några tips på vad du bör tänka på för att din feedback ska falla i god jord.
Det är inte bara medarbetarna som mår bra av feedback, även chefer kan behöva få återkoppling på sitt jobb.
– Som chef är det jätteviktigt att få återkoppling från sina medarbetare. Om de inte berättar vilka problem eller utmaningar det finns på arbetsplatsen, hur ska då chefen kunna göra något åt det? säger ledarskapsexperten Malin Trossing.
Svårt att hitta tillfället
Men detta kan vara svårt, särskilt om chefen inte själv bjuder in till feedback. Många chefer upplevs som stressade, sitter i långa och många möten och bygger på så vis en distans till sina medarbetare.
Ge alltid feedback med omtanke – även till chefen, tipsar Malin Trossing.
– Det är så lätt att som chef effektivisera bort småpratet, fikarasterna med kollegorna och samtalen som bygger vardagsrelationerna, förklarar Malin Trossing.
Men goda relationer är samtidigt det allra viktigaste för att förebygga konflikter. Om chefen inte själv tar initiativet så kan du som medarbetare se till att hjälpa chefen med detta. Påminn om fikarasten, fråga hur helgen har varit och gå ut och ät lunch tillsammans.
– Se till att ni lär känna varandra, visa chefen att hen är uppskattad och efterfrågad. Då kommer det även att bli lättare att prata om de saker som du upplever som svåra och problematiska.
Undvik hård konfrontation
Det första misstaget man bör undvika om man vill ge sin chef feedback är att dundra på med hård kritik. Chefen är ju också bara en människa, påminner Malin Trossing.
– Jag brukar ge rådet att vända på perspektivet. Om någon annan skulle säga det här till dig, hur skulle du då vilja att de uttryckte sig? Tänk till och försöka sätta dig in i chefens situation om du vill att budskapet ska nå fram.
Undvik även att gå in med konfrontation. Malin Trossing citerar Dr Phil som vid ett tillfälle frågade en av sina gäster som hade en problematisk relation med en närstående: ”Do you want to be Mr Right or Mr Happy?”.
Detta kan vara bra att tänka på även inför ett möte med din chef – det viktigaste är inte att du får rätt, utan att din feedback leder till en förändring. Om du går in med inställningen att vara konstruktiv är chansen nämligen mycket större att även chefen möter dig på ett konstruktivt sätt.
Känslor smittar av sig
– Vår hjärna är utrustad med spegelneuroner som gör att våra känslor smittar av sig. Om du gäspar, så börjar även andra gäspa, om du är konfrontativ, så går andra i försvar. Men om du är positiv och pratar om lösningar så blir även andra smittade av den känslan, förklarar Malin Trossing.
Det kan dessutom finnas omständigheter som gör att chefen agerar som hen gör – både på det personliga planet, men även i ett organisationsperspektiv. Kanske har ledningen planer som din chef ännu inte kan prata om.
– Jag brukar säga att man ska ge feedback med omtanke. Att chefen är otydlig eller fattar märkliga beslut kan också bero på att det händer saker i företaget som du inte känner till eller att chefen är pressad av ledningen.
Räkna om till tid och pengar
Ett annat bra tips är att vara konkret i sin feedback. Ge exempel på situationer där chefen agerat otydligt eller varit passiv i sitt ledarskap och visa på vilka konsekvenser det kan få för både produktivitet, effektivitet och arbetsmiljö.
Använd fakta och räkna gärna om det till pengar. Hur mycket arbetstid försvinner i ineffektiva möten? Vad kostar det företaget att teamet väntar på ett beslut? Hur påverkar ett dåligt samarbete produktiviteten?
– Nästan allt går att räkna om i tid och pengar och det är ett språk som cheferna förstår, poängterar Malin Trossing.
Gå aldrig ensam
En bra sak att tänka på är att feedback inte enbart ska vara negativ. Även chefer behöver höra att de gör saker bra och genom att bygga upp en vana av att ge varandra återkoppling i vardagen blir det också lättare att prata om problemen när de väl dyker upp.
Men det är också viktigt att komma ihåg att chefen är i maktposition. Se därför upp med att ensam vara budbäraren av dåliga nyheter.
– Gå aldrig ensam till chefen om det handlar om allvarlig kritik, risken är att det är du som blir problemet. Om det bara är en person som kommer med kritik är det dessutom mycket lättare för chefen att bortse från kritiken än om ni är två eller fler som kommer gemensamt.
Kommer det att ge resultat?
Malin Trossing konstaterar att feedback inte alltid faller i god jord. Fundera därför ett extra varv på vad du får ut av att framföra feedback – och om det är mödan värt.
Innan du bestämmer dig för att ge feedback kan du ställa dig dessa frågor: Måste det sägas? Måste det sägas av mig? Måste det sägas av mig nu?
– Om du har en dålig chef så spelar det förmodligen ingen roll vad du säger. Då kanske du hellre bör fundera på om du ska vara kvar eller söka dig ett nytt jobb.
Det är också viktigt att välja rätt tillfälle.
– Jag tycker att man kan se feedback som en present. Fråga chefen ”vill du ha min feedback? Och vill du ha den nu?”. Det ökar sannolikheten för att mottagaren lyssnar, poängterar hon.
Vad gör man då om chefen trots allt inte lyssnar?
– I extrema lägen, om det är saker som inte fungerar på jobbet eller som påverkar hälsan på arbetsplatsen, så bör du lyfta kritiken till nästa nivå. Men gör det på ett snyggt sätt. Säg till din chef ”jag känner att du inte tar till dig av min kritik, så jag kommer att vara tvungen att gå vidare”. Då ger du också din chef en chans att agera på det.
Sex tips för återkoppling till chefen:
- Välj rätt tillfälle. Berätta att du har feedback att ge. Fråga om chefen vill ha det och när det kan passa. På så sätt behöver hen inte känna sig överrumplad och ni är båda medvetna om förutsättningarna när mötet väl äger rum.
- Vara konkret. Ha med dig exempel och fakta. Om du exempelvis tycker att din chef är otydlig, berätta när hen är det, vilka konsekvenser det får och hur det påverkar resultatet.
- Föreslå lösningar. En stressad chef vill inte ha mer problem i sitt knä, risken är att hen bara går i försvar. Se istället till att samtalet handlar om att diskutera lösningarna.
- Prata chefens språk. Räkna om era förbättringsförslag i pengar och produktivitet. Vad kostar det organisationen att era möten är långa, ineffektiva eller saknar tydlig syfte?
- Ge feedback med respekt och tillit. Chefen är också en människa med känslor och sina egna problem. Hur skulle du vilja att kritiken framfördes till dig? Glöm inte att ge chefen beröm också.
- Bygg relationen. Om din chef inte själv tar initiativet, se till att du gör det. Påminn om fikarasten, fråga hur helgen har varit. En bra relation innebär att ni kommer att kunna lösa problem snabbare.
Anna Nyström
