Digitala föreläsningar, rum anpassade för hybridmöten och nya pedagogiska grepp i undervisningen. Pandemin har på många sätt påverkat arbetet på KTH. Men även om många medarbetare vill kunna arbeta fritt hemifrån, så är det ”jobba på plats” som är huvudspåret.
Jan Gulliksen är vicerektor för digitalisering på KTH och har länge intresserat sig för digitaliseringen, hur det påverkar och kan användas för att utveckla arbetet.
I en stor enkätstudie har han och hans forskarkollegor tittat närmare på den digitala arbetsmiljön på KTH under pandemin. Hur såg de digitala arbetsplatserna ut? Vad fungerade bra och vilka var de största utmaningarna?
Spännande inblick i hemmakontoren
– Det finns så många myter kring hemarbetet, ofta utgår man från sina egna erfarenheter och använder det för att argumentera får att det fungerar bra respektive inte fungerar bra. Vi ville ta reda på hur det egentligen är, säger Jan Gulliksen.
I studien som genomfördes sommaren 2021 fick alla medarbetare på KTH svara på frågor kring digitalt samarbete och digitala arbetsplatser. Dessutom inbjöds alla att ta en bild av sitt hemmakontor och skicka in.
– Det blev ett otroligt spännande material. Det fanns allt ifrån det riktiga hemmakontoret med ergonomiska möbler till olika varianter av strykbrädor som ståbord. Vissa packade upp sin dator varje dag på köksbordet, andra satt i en vrå i hemmet. Och många kontor med katter, berättar Jan Gulliksen.
Unga under 30 var minst nöjda
Resultaten visar också att upplevelserna har varit skiftande. Lite mer än två tredjedelar tycker att samarbetet med kollegorna fungerat bra på distans.
Administrativ personal upplevde att de var mer produktiva när de arbetade hemifrån medan chefer var missnöjda med att ha sina medarbetare på distans. Kvinnor var generellt mer positiva än männen. Minst nöjda var personer under 30 år och det var också den gruppen som påverkats mest negativt när det gäller hälsa och mående.
– Det finns ett tydligt samband mellan mående och den kvadratmeteryta man bor på. Ju mindre man bor, desto mindre positiv är man till hemarbete. Och många unga bor på en mindre yta, förklarar Jan Gulliksen.
Fler och längre möten
Jan Gulliksen konstaterar att det digitala verktygen Zoom fick en rivstart i och med pandemin. På en månad ökade användningen 150 gånger, från 1 000 till 150 000 timmar.
I enkäten framgår det också att mötena blev både fler och längre, drygt en fjärdedel hann inte ens ta paus mellan mötena.
De sociala kontakterna påverkades också av distansarbetet, men även här varierar svaren. Vissa saknade de spontana mötena med kollegorna, medan andra upplevde att de fått mer tid till familj och vänner.
Cheferna har drivit på tillbakagången
Mötesspäckade dagar och färre spontana kontakter med kollegorna är något som kan förklara varför chefer upplevt distansarbetet som problematiskt.
– Cheferna saknar kontrollen och då menar jag inte att de misstror medarbetarna, utan att de inte är närvarande i sina medarbetares vardag, poängterar Jan Gulliksen.
Mötet i korridoren och samtalet vid kaffemaskinen, allt det försvann och man blev tvungen att ersätta det med bokade möten. Därmed blev det också svårare för cheferna att fånga upp behoven av utveckling och förbättring.
– För cheferna var det problematiskt. Även om man kan se en ökad produktivitet, effektivitet och välbefinnande av distansarbete så är det cheferna som drivit på mest om att komma tillbaka till kontoret.
Ingen saknar föreläsningarna i storsal
Pandemin och distansarbetet påverkade förstås även studenterna. Det som vare sig studenter, lärare eller administrativ personal saknade under pandemin var föreläsningssalarna.
– Det sättet att föreläsa i stora föreläsningssalar kommer vi att se allt mindre av framöver. Digitala föreläsningar har stora fördelar. Du kan ta del av den när det passar dig och du har möjlighet att se om eller texta en föreläsning om du behöver det, förklarar han.
Även erfarenheterna av att genomföra digital examination har förändrat synen på hur man lär ut och examinerar kunskaperna.
– Man har hittat nya pedagogiska grepp, att exempelvis använda quizfrågor för att stämma av kunskaperna under kursens gång, berättar Jan Gulliksen.
Kompetens och ledarskap viktiga nycklar
Lärdomarna från pandemin har också gjort att digitala möten fått en mer självklar plats på högskolan, med fler små mötesrum med hybridlösningar.
I december beslutade KTH om en digitaliseringsstrategi för den fortsatta digitala utvecklingen. Här tar de bland annat upp behovet av att utveckla kompetensen och ledarskapet i en digital miljö. Det kan handla om allt från hur man använder digital teknik – hur man placerar kameran för att alla ska synas på ett bra sätt, hur man får ljudet att fungera och delar en powerpoint – till hur man leder ett hybridmöte och ser till att alla är med på jämlika villkor.
– En stor utmaning i den digitala utvecklingen är att förstå att digitalisering handlar om verksamhetsutveckling, inte om teknik – tekniken är en möjliggörare. Därför måste vi fortsätta utveckla verksamheterna och investera i tid, ledarskap och kunskap kring de digitala arbetssätten.
Nya argument för distansarbete i vågskålen
I enkäten svarade de flesta att de vill fortsätta kunna arbeta hemifrån 2-3 dagar i veckan. Men det finns fortfarande utmaningar i ett flexibelt arbetssätt när det gäller exempelvis arbetsmiljö, kollegial gemenskap och kreativitet.
På KTH vill man i stor utsträckning ha tillbaka alla på arbetsplatsen, men det finns möjlighet att arbeta på distans upp till två dagar per vecka, om arbetet medger det. Även i samhället i stort har många verksamheter argumenterat för att medarbetarna bör arbeta större delen av sin arbetstid på kontoret.
Jan Gulliksen tror dock att detta kan förändras framöver.
– Höga energipriser och kostnaderna för lokalerna ökar, vilket gör att vi kommer att behöva tajta ihop oss mer framöver. Dessutom finns det både miljö- och tidsvinster med att jobba på ett mer flexibelt sätt. Det kanske är tillräckligt för att få vågskålen att väga över, säger Jan Gulliksen.
