47 råd till dig som är ny som projektledare

Att vara ny som projektledare kan vara både spännande och nervöst. Hur får man alla att dra åt samma håll och vilka är de vanligaste fallgroparna man bör undvika? Vi bad några erfarna projektledare i olika branscher att dela med sig av sina bästa råd. 

Stärk dig i rollen som projektledare

1. Hitta ett bollplank. Det är lätt att känna sig vilse och ensam i vissa situationer när man är ny i rollen som projektledare. Försök därför att skaffa dig en ”buddy” i projektet, en erfaren kollega som du kan bolla frågeställningar med och få lite tips och trix på vägen.

2. Lär av andra. Det kan även vara värdefullt att kunna skugga andra erfarna projektledare i vissa forum, för att på så vis bygga din egen erfarenhet.

3. Gå en kurs. Om du inte har någon utbildning sedan tidigare, se till att gå en grundkurs i projektledning för att få kunskap om processen.

4. Lär dig verktygen. Läs på om vilka verktyg som finns och är viktiga att ha på plats för ett lyckat projekt. Vad gör man på projektmöten jämfört med styrgruppsmöten? Vem är din sponsor och dina viktigaste stakeholders? Lär dig hur du tar reda på och dokumenterar risker, actions, tidsplan och så vidare.

5. Ta reda på om det finns lokala anpassningar eller ramverk av projektledningsteori där du ska projektleda.

6. Kom ihåg, övning ger färdighet. Det finns ingen utbildning som gör att man blir en färdig projektledare. Man lär sig genom att jobba med det. Börja med ett mindre projekt och ta sedan större och större ansvar. Större budget, mer komplexitet, större ansvar.

Se till att grunden är stabil

7. En tydlig beställning är A och O. Vad ska ingå, hur ser budgeten ut, vilka resurser behövs och finns, behöver något handlas upp? En tydlig, avgränsad och förankrad beställning minskar risken för att det uppstår onödiga kostnader eller utdragna tidsplaner.

8. Se till att uppdraget är förankrat och att det finns en samsyn. Vilka förväntningar har styrgruppen? Gör en gemensam sammanfattning av vad projektet ska leverera.

9. Se till att du förstår leveransen och planera detaljerna. Du som projektledare måste gå ner i detaljerna, åtminstone en bit ner.

10. Gör en gemensam tidsplan för hela projektet fram till slutleverans. Boka in fasta mötestider för delleveranser och avstämning av milstolpar.

11. Gör en intressentanalys över de viktigaste aktörerna som kan påverka projektet, inkludera de fackliga organisationerna, och gör strategiska val för att förankra projektet och skapa ett så stort åtagande som möjligt ute i organisationen.

12. Glöm inte slutanvändarna, om det finns. Om du får chansen att träffa dem, så ta den. Visa att du är intresserad av deras jobb och deras verklighet. Man ska inte ta allt som sägs som krav, men genom ett besök i ”verkligheten”, ute hos slutkund, så skapas ett förtroende. Det underlättar också i slutet av projekt när vissa krav kan behöva omförhandlas eller prioriteras om.

13. Kom ihåg att projektledning handlar om att skapa struktur i oordningen. Ett projekt är en engångshändelse. Det har aldrig gjorts tidigare. Ditt jobb är att skapa en struktur för att få något att hålla fast vid när du tar projektet från start till mål.

Bygg teamkänslan

14. Samla projektgruppen till ett uppstartsmöte, bjud på fika och gå igenom beställningen tillsammans. Se till att skapa delaktighet kring lösningar och förankra projektet i teamet.

15. Använd dig av metoder som gör att alla kan komma till tals och bidra med sina idéer. Att skapa gemenskap och vi-känsla ökar uthålligheten och det är den man tar av när projekt går dåligt.

16. Teammedlemmarna är de som oftast sitter med expertkunskapen. De vet om något funkar eller inte funkar och vilka risker de står inför som kan komma att påverka projektet. Se till att arbeta tillsammans som ett team. Att vara tillgänglig och engagerad är viktiga attribut som projektledare.

17. Fira delmål! Man ska fira alla segrar, stora som små. Det skapar positivitet i projektgruppen och underlättar uthålligheten i sämre tider. Våga bjud till och ta en AW, bjud på fika eller gör en Foodora-beställning på lunchen.

18. Omfamna misstagen. Ett lyckat projekt är resultatet av ett teamarbete där det sker ett lärande på vägen. Att helt enkelt våga försöka och att lära sig av sina misstag – ingen är perfekt.

19. Till syvende och sist är vi alla människor. Se människan bakom ”resursen”. Hjälp människor i ditt team att växa. Ge dem ansvar och ge dem feedback på det ansvar du ger dem.

Fånga upp och agera på det oväntade

20. Att leda ett projekt är som att orientera. Man vet inte detaljerna hela vägen, men man börjar springa och så korrigerar man kursen när man kommer närmare. Lyssna på teamet och lär dig tolka signalerna om hur projektet går. Lita inte på KPI-er för att bedöma hur projektet går.

21. Följ upp löpande, gärna veckovis.

22. Ta anteckningar, summera informationen och se till att kommunicera ut den. Ditt jobb är att se till att andra får bästa möjligheterna att göra sitt jobb. Du ska inte göra åt en person men du kan underlätta och skapa förutsättningar.

23. Fråga om feedback från teamet men även från sponsor och andra nyckelpersoner för att förstå om något bör justeras.

24. Be om hjälp. Ta stöd av din beställare, chef eller styrgrupp – de ska också göra sitt jobb att verka för att projektet kan nå sitt resultat – och av din projektgrupp, ofta med experter inom sina respektive områden.

25. Var inte rädd att ”störa” projektmedlemmarna. Det är ditt jobb att söka upp och kolla läget. Gör du det med ett leende så känner sig projektmedlemmarna uppskattade och ni fortsätter att känna vi-känsla kring projektet.

26. Häng med i allt som händer. En bra projektledare tänker inte bara på pengar och resultat utan är intresserad av projektets resultat, nyfiken på sin mottagare och intresserad av sin projektgrupp och andra personer som arbetar i projektet.

Så håller du alla informerade

27. Mycket handlar om kommunikation. Inom teamet, uppåt mot projektägaren, utåt mot kunden. Du måste kunna kommunicera tydligt och koncist.

28. Var transparent i kommunikationen. Både uppåt och inom teamet för att skapa förtroende. Utåt mot kunden måste du vara klok och hantera informationen så att du i första hand tänker på det egna företagets bästa.

29. Utmaningen som projektledare är ofta att klämmas mellan beställaren och projektgruppen. Där är det viktigt att ha god dialog åt båda hållen. Återkom i frågor hellre än att lova för mycket på möten.

30. Ibland är det viktigare att du har hört av dig än att du har alla svar klara. När personer känner sig informerade och du visar att du har koll på läget så minskar stress, oro och irritation hos dem. Gäller både styrgrupp, beställare och projektgrupp.

31. Upprätta en kommunikationsplan för hela projektet. Vad som ska kommuniceras och till vilka?

32. Planera in större öppna informationstillfällen ute i verksamheten med såväl fysisk som digital medverkan. Bjud in några opponenter som kan ställa kritiska frågor, men gör även upp med någon verksamhetsrepresentant som har en i grunden positiv inställning till projektet att ställa frågor och medverka i dialogen om projektets avsikter, framsteg, hot och möjligheter.

33. Ta fram presentationsmaterial för ledningsgrupper och för arbetsplatsträffar där så många som möjligt av medarbetarna kan ta del av projektets syften och mål.

Glöm inte att dokumentera

34. Använd intranätet, skriv veckobrev, gör uppföljande reportage, och presentera projektplaner och delleveranser löpande, gärna på en dedikerad webbplats.

35. Använd inläggs-funktionen i Teams för att summera möten, vilka beslut som togs och vad som finns på Att göra-listan. Du får tidsstämpel på aktiviteter och en tidslinje att utgå ifrån när du skriver slutrapporter eller när du ska bläddra tillbaka i historiken om ni inte är ense i frågor. Dessutom får alla i teamet samma information samtidigt.

36. Spela in projektmöten, styrgruppsmöten, och informationsmöten. Det är ett sätt att dokumentera, men gör det även möjligt för att ta del av innehållet i efterhand.

Utmaningar när gruppen är på distans

37. När man jobbar med teamet på distans krävs det tätare avstämningar. Tänk dagliga check-ins om det är ett större eller intensivare projekt, en gång i veckan om det är ett mindre projekt.

38. Anpassa de digitala forumen och mötena mot syftet, ha en agenda och se till att ha med rätt deltagare för att optimera allas tid på bästa sätt.

39. Använd tiden smart. Det behöver inte vara så långa avstämningar, men det är viktigt att det finns ett forum för att lyfta frågor, funderingar eller bara stämma av läget.

40. Se till att ni har tillgång till en gemensam plattform där ni kan spara material så att det är lättillgängligt för alla i projektet.

41. Om projektgruppen jobbar på distans måste man vara tydligare i kommunikationen och skarpare i uppföljningen.

42. När du jobbar utspritt riskerar du att tappa mycket av den snabba, informella kommunikationen som du har när alla sitter på samma plats. Det kan vara svårt att få med alla och fånga upp saker. Hitta dina metoder för att inte tappa den inblicken.

43. Planera in fysiska träffar. Vid viktiga avstämningar eller beslut är det bra att kunna träffas fysiskt med tydlig agenda och mål. De fysiska mötena är också viktiga för att bygga relationer. Se därför till att kunna inleda projektarbetet med ett fysiskt möte.

Följ upp, dra lärdomar, fira segrar

44. Släpp inte resurserna från projektet förrän projektet är helt klart.

45. Utvärdera resultatet. Reflektera över projektet och skriv ned dina erfarenheter. Uppföljning av lyckade, men även misslyckade projekt är otroligt lärorika för både dig själv och andra.

46. Slarva inte med dokumentationen. Skriv en projektrapport och gör en ordentlig dokumentation med lathundar, guider med mera. Du gör dig själv och dina kollegor en välgärning genom att få ner informationen på pränt medan minnet är färskt.

47. Och glöm inte att fira framgångarna, både vid avslut men också under resans gång.

Se upp med de tio vanliga fallgroparna

1. Resursbrist. Att starta projekt utan resurser är svårt, särskilt om resurserna tillhör andra avdelningar än den avdelningen som driver eller är mottagare för projektresultatet. Se till att stämma av resursläget innan du som projektledare påbörjar ditt arbete.
2. Dålig kravställning. Det ökar risken för att kunden inte blir nöjd och att onödiga kostnader går till att göra om aktiviteter. Tänk på att kunden också behöver känna ett ägandeskap, att de vill verkligen ha just det här resultatet. Det är ju de som ska äga produkten eller resultatet i framtiden.
3. När är det klart? Var tydlig med när projektet är färdiglevererat och kan stängas, annars riskerar det att bli ett evighetsprojekt. Det är bättre att avsluta ett projekt med restlistor och sedan starta nya projekt som löser delarna som originalprojektet inte hann, hade kompetens eller budget för att avsluta.
4. Tidsoptimism. Felbedömda tidsuppskattningar och missade deadlines är vanliga fallgropar. De beror ofta på att man inte vill se sanningen. Ibland måste man vara beredd att helt byta färdriktning och sluta hoppas att lite små åtgärder ska fixa ett problem. Ibland krävs drastiska beslut, ibland måste man ta helt nya grepp som initialt ser ut att kosta mer.
5. Dålig planering och förberedelse. Det är lätt att bli taggad på att sätta igång att leverera direkt och börja utföra aktiviteter innan det egentligen är helt tydligt vad projektet avser att uppnå. Många gånger ligger det lite hand i hand med att tidsplanerna är tighta och någon del-leverans helst skulle ha levererats igår för att inte halka efter. Här gäller det att våga bromsa. Se till att scopet är tydligt. Vad ska projektet leverera, vad är egentligen scopet och vad definierar att projektet blir lyckat i slutändan och för vem? Och inte minst, vad ingår inte i scopet?
6. Bristande kommunikation. Otydlighet leder till konflikter och stress. Det i sin tur skapar ännu mer konflikter.
7. Slarv med riskhanteringen. Jobba aktivt med att se över er riskbild och vad som skulle kunna stjälpa projektet.
8. Bristande tillit. Eftersom det är ett projekt så vet man inte vad som kan gå fel. Därför måste problem rapporteras direkt, innan det börjar kosta för mycket att fixa dem. Alla i teamet måste därför känna trygghet i att lyfta problem och farhågor.
9. Gruppen tänker för lika. Försök uppmuntra olika perspektiv och att tänka utanför lådan. När du har tagit fram en lösning, försök att tänka tvärtom och ”skjuta sönder” ditt eget förslag.
10. Svaga beslut. Se upp så att dina beslut inte bygger på att du vill vara snäll och tillmötesgående eller visa framfötterna. I längden tjänar alla på att besluten är faktabaserade och inte känslomässiga.

Tack till Elin Lindfors, Anders Jaktlund, Kari Lehto, Elin Lauri, Urban Wijk och Jenny Strand som bidragit med tipsen.