Aktivitetsbaserade kontor blir allt mer vanliga men hur bra fungerar de egentligen? Ingenjören har kollat läget med ingenjörer i Täby kommun, Region Stockholm och på Volvo GTT i Göteborg.
Flera av Volvobolagen har sina lokaler i Lundbyområdet i västra Göteborg. Här arbetar många tusen av koncernens anställda. Efter permitteringar och uppsägningar under pandemin återhämtade sig verksamheten snabbt under 2022.
Sara Alfredsson är huvudskyddsombud på Volvo Technology i Sverige.
– Några kontor hade stängt och koncernen beslutade att bygga om och införa aktivitetsbaserade kontor. Och det behövde gå snabbt, berättar Sara Alfredsson på Volvo GTT (Group Truck Technology) Hon är huvudskyddsombud för akademikerna på Volvo Technology i Sverige.
I dag har många av Volvokontoren i Lundby byggts om och är aktivitetsbaserade. Fler står på tur och planen är att alla konor i Lundby så småningom ska få den här utformningen, men någon tidsgräns är inte satt.
– Överlag har det fungerat bra men visst var det svårt i början. Arbetet med risk- och konsekvensanalyser har därför pågått hela tiden och pågår fortfarande. Resultatet så här långt tycker jag ändå har blivit riktigt bra.
Många medarbetare uppskattar också att kontoren har blivit upprustade och ommålade med ny ventilation, mattor, möbler och belysning.
Vad är ett aktivitetsbaserat kontor?
I ett aktivitetsbaserat kontor har medarbetarna i regel inte egna fasta arbetsplatser, utan växlar mellan olika arbetsmiljöer inom kontoret utifrån sina arbetsuppgifter. Där finns både enskilda skrivbord i ett öppet landskap och olika typer av samarbetsytor, samtals- och mötesrum. Kontoret är ofta indelat i olika zoner som utgår från ljudnivå, från tysta zoner till pratiga. Medarbetarna har alltså oftast ingen egen plats, men ibland finns hemvister utsedda för avdelningar eller enheter. Där finns ofta låsbara skåp för personliga saker.
Forskning visar problem
Aktivitetsbaserade kontor är ett forskningsområde där det pågår en hel del studier. Bland annat har Institutet för stressmedicin i Västra Götalandsregionen följt två kontorsflyttar där sammanlagt 1 900 anställda i regionen fick aktivitetsbaserade arbetsplatser.
Resultaten visar att en majoritet av medarbetarna tyckte att det var svårt att koncentrera sig. De lugna zonerna blev för pratiga och de tysta zonerna blev så tysta att de upplevdes som obehagliga.
Sara Alfredsson nickar igenkännande men hon tycker att problemen har minskat.
– I början fick jag många mejl varje vecka från medarbetare som hade olika problem. I dag är det betydligt mer sällan.
Tillgången till konferensrum, mötesrum och arbetsplatser i olika zoner är en viktig faktor. I förhandlingarna med arbetsgivaren har de lokala facken ett gemensamt krav på 100 skrivbord på 130 personer.
Utmaningen är enligt Sara Alfredsson det hon kallar ”flödet”, det vill säga att var och en tar sin dator och flyttar sig till den zon som passar arbetsuppgiften bäst.
– Det här behöver många bli bättre på. Fortfarande sitter de flesta tillsammans med sina kollegor oavsett vilken arbetsuppgift men har.
Specialstolar står i ”garage”
Volvo GTT har också lagt ett stort fokus på cheferna för att få kontoren att fungera. En managementkonsult har hjälpt till med beteendeförändringen genom att utbilda chefer och det arbetet kommer fortsätta.
En framgångsfaktor som Sara Alfredsson pekar på är att man också jobbar aktivt med anpassningar för att tillgodose olika behov.
På Volvo GTT är det inget problem att få en anpassad stol. Specialstolarna förvaras i ett hörn av kontoret.
Anpassade stolar har köpts in och finns att hämta i ett ”garage” på kontoret. De som har en sådan stol ansvarar själv för att hämta och ställa tillbaka den. Varje arbetsplats är utrustad med likadana skärmar, dockor och tangentbord. Behöver man annan utrustning än den som finns på plats får man den, men man behöver bära den med sig.
Medan många arbetsgivare erbjuder ett distansarbetsavtal har Volvokoncernen istället valt att stärka närvaron på kontoren. Det är sällan ett problem att jobba hemifrån en dag om medarbetaren behöver det, men regelmässigt distansarbete, ett par dagar i veckan, är begränsat.
Det som gör att kontorsplatserna ändå räcker till är att många tillbringar en del av dagen i mötesrum och i andra lokaler med laboratorier och testriggar.
Distansarbete glesar ut kontoret
På vissa arbetsplatser har den generösa inställningen till distansarbete varit helt avgörande för att få de aktivitetsbaserade kontoren att fungera.
Täby kommun invigde ett nytt kommunhus 2017. De omkring 550 medarbetarna lämnade ett äldre kontorshus med cellkontor till det nybyggda kontoret utan fasta arbetsplatser.
– Före pandemin fanns det dagar när platserna inte räckte till, framför allt på plan 4 där jag och mina kollegor på Samhällsutvecklingskontoret sitter, säger Elisabeth Rosenberg, ingenjör och ledamot i den lokala Sacoföreningen.
Lösningen på platsbristen blev då att byta våningsplan, något som alla inte uppskattade.
I dag är det, efter samråd med närmaste chef, möjligt att jobba på distans upp till 40 procent av arbetstiden i genomsnitt. De signaler Elisabeth Rosenberg får är att kontoret överlag fungerar bra. Dock råder det brist på stora mötesrum för tio personer eller flera. Och visst finns det irritationsmoment som många säkert känner igen.
– Några pratar i telefon med för hög röst och vissa har ”skaffat sig” fasta platser. Det är ofta medarbetare som har uppgifter som kräver att de är på plats varje dag.
Kontoret avlastas också med tre projektkontor för stora infrastrukturprojekt i kommunen, där medarbetare från Samhällsutvecklingskontoret ofta arbetar.
Samlokalisering innebar färre platser
Under pandemin byggde Region Stockholm om flera kontorslokaler till aktivitetsbaserade kontor i stadsdelen Lindhagen i södra Stockholm. Där delar flera förvaltningar på gemensamma lokaler.
Medarbetarna har fått möjligheten att teckna distansarbetsavtal som medger som mest 50 procent av arbetstiden på distans. Och det är en avgörande pusselbit för att få platserna att räcka till.
Här har man gått från 1:1 till 1:2, det vill säga från en plats till var och en till två om varje plats.
Amir Sokolovic, Region Stockholm
– Vissa dagar i veckan kan det vara trångt på enskilda våningar, säger ingenjören Amir Sokolovic, som var ordförande för Sacoföreningen när kontoren byggdes om.
Möjligheten finns alltid att hitta en plats på ett annat våningsplan när man är på kontoret, men det är inte alltid uppskattat eftersom man då inte sitter tillsammans med den grupp man tillhör. Däremot är flexibiliteten uppskattad hos många.
– I praktiken innebär det här att grupper som arbetar tillsammans inte alltid kan sitta tillsammans när man är på plats. Det är först-till-kvarn-principen som gäller.
Men platsbristen är inte konstant. Förutom distansarbete, jobbar en hel del under vissa dagar hos samarbetsparters eller är på möten.
Fungerar ofta bättre med tiden
Samarbete mellan olika verksamheter framhålls ofta som ett argument för aktivitetsbaserade kontor. Medarbetarna lär känna varandra och man minskar den så kallade siloeffekten.
De tre arbetsplatser som Ingenjören har pratat med upplever att de flesta ändå oftast sitter i samma del av kontoret, tillsammans med sina kollegor. De tysta zonerna upplevs så obehagligt att de undviks. Arbetsuppgifter som kräver fokus gör man hellre dagar som man jobbar hemifrån, om den möjligheten finns.
Men de lokala facken säger ändå att kontoren allt eftersom fungerar allt bättre.
– Innan vi byggde om satt vi i stora landskap och där fanns det stora problem. Medarbetare var ofta trötta när de kom hem, och vi beställde ljudavskärmande hörlurar på löpande band. I dag är kontoren tystare och alla har möjlighet att välja en bra plats, säger Sara Alfredsson på Volvo GTT.
10 kommentarer
Jag saknar i artikeln aspekten av att känna samhörighet och teamkänsla av att sitta tillsammans med sina kollegor. Jag började på min nuvarande grupp innan vi började med fri placering. Jag kände mig omhuldad av teamet. Det var lätt att fråga i ”kvarteret” vilka som ska med på lunch eller kaffe.
Att åka till kontoret för att ändå inte se sina kollegor utan behöva ringa på teams, då kan man lika gärna sitta hemma.
Jag tycker det är intressant att i inget av de tre fallen som nämns i artikeln är det klart att ABO är bra, det antyds (eller läser jag för mycket) att det enbart fungerar på grund av att inte hela arbetsstyrkan är inne samtidigt. I två av fallen jobbar folk hemifrån och i det sista är de på andra ställen än kontoret.
Det hade varit intressant att se hur det är på ett ställe där det inte finns massor av labb eller andra lokaler dit folk går, och som dessutom inte har distansarbete. Helt enkelt en arbetsplats som enbart har infört ABO.
Hur dum i huvudet får man bli om man tror att folk som behöver sitta och tänka och koncentrera sig i jobbet inte ska störas av att ha en massa andra människor runt omkring sig som kanske sitter och pratar och stör på andra sätt? Behövs ingen forskning här, då man väl förstått sedan årtionden att om du inte får sitta i lugn och ro på ett eget kontor kommer du att bli störd? Varför göra saker så svårt?
”– I början fick jag många mejl varje vecka från medarbetare som hade olika problem. I dag är det betydligt mer sällan.”
Har man tittat på sambandet mellan vilka som slutar och vilka som haft dessa problem?
Det är också helt naturligt att folk helt enkelt ger upp efter ett tag när det ändå inte blir någon förbättring.
”Vissa har skaffat sig fasta platser. Det är ofta medarbetare som har uppgifter som kräver att de är på plats varje dag”
Självklart. Ifall du förväntas vara på kontoret varje dag finns det ingen anledning att stressa runt och leta efter en plats.
”Aktivitetsbaserat” innebär ytterligare en nivå av besparing från kontorslandskapet. Plötsligt baseras platstillgången på någon form av statistik, så om alla kommer in på kontoret samtidigt vill det till att det finns aktiviteter att göra som inte kräver att man sitter på sin plats (till exempel en inhousekonferens med föredrag i den troligen inbesparade samlingslokalen).
Det är en direkt försämring jämfört med andra kontorslandskap.
Ett välplanerat kontorslandskap som inte täcker hela våningsplanet utan är uppbrutet av ”serviceöar” med konferensrum, telefonrum, toaletter, fikarum, skrivarrum etc blir också tyst, med fördelen att alla vet var alla finns.
I ett kontorslandskap kan jag ha saker framme på mitt skrivbord, hårdvara som jag behöver för att provköra koden jag skriver. I ett ”aktivitetskontor” så ”Behöver man annan utrustning än den som finns på plats får man den, men man behöver bära den med sig.”
Grattis, jag behöver en vagn för att köra runt den där datormodulen jag jobbar med.
För mig är aktivitetsbaserade kontor är förödande för koncentrationen. Om jag skulle överväga att byta arbetsgivare så skulle jag säkerställa att de erbjuder cellkontor innan jag tackade ja.
Ett av de stora problemen med aktivitetsbaserade kontor är, som Anna F skriver, att det inte finns någon vettig plats där man både kan arbeta ostörd och prata i telefon resp. Teams. På min arbetsplats fungerar det i den aktiva zonen, men bara för att såpass många väljer att jobba hemifrån att bara 25% av arbetsplatserna på kontoret används, så att den aktiva zonen ändå är rätt lugn. Hade det varit mer attraktivt att jobba på kontoret så skulle den aktiva zonen bli för stökig för att arbeta ostörd. Men att flytta till lugn eller tyst zon är ingen idé om man ska räkna med att få in telefonsamtal.
Vi har aktivitetsbaserat sedan 10 år. I teorin låter det bra med tre olika typer av zoner med olika ljudnivå. I praktiken finns det alldeles för få tysta zoner (helt tyst, inga samtal). De flesta platser är mellanzon där det tillåts sparsamt med samtal i lågmäld ton, men många pratar fritt mer eller mindre hela tiden. Dessutom förväntas man ta en arbetsplats när man använder den men inte blockera den hela dagen. I praktiken behåller 90% av kollegorna sin arbetsplats hela dagen även om de sitter i mötresrum en stor del av dagen, eftersom det är jobbigt att flytta runt, ont om platser (då kontoret ej används aktivitetsbaserat) och man vill sitta nära sina närmsta kollegor.
Vi har infört aktivitetsbaserade kontor på mitt jobb. Innan hade vi egna kontor med möjlighet att stänga om oss.
Jag har väldigt varierade dagar med mycket fysiska möten, Teamsmöten och telefonsamtal. Och ABO är inget vidare. Jag tappar massor av tid att ständigt leta efter en plats att sitta på där jag kan arbeta ostört och där det är ok att prata i telefon. Detta är jättestressande. 30 minuter mellan möten nu blir inget gjort för det tar tid att hitta plats, koppla upp och ställa in skärmar och stol, det blir lagom till det är dags för nästa möte. Jag väger oftast att läsa något mail på telefonen istället för att få något gjort i alla fall.
Det passar säkert vissa. Men jag tycker det stressar och jag väljer mer och mer att jobba hemifrån.
Jag som inte kan och vet om ”Aktivitetsbaserade kontor” skulle ha uppskattat någon slags definition av begreppet. Eller hänvisning till artikel med bakgrund.
Tack för synpunkten. Nu har vi lagt till det. /Redaktionen