”Måste man alltid fälla ned sittringen på toan?”

Måste man svara på alla mejl? Finns det samtalsämnen man bör undvika på jobbet? Och är det okej att samla odiskade kaffekoppar på skrivbordet? Hur vi beter oss mot varandra på arbetsplatsen, i både stort och smått, spelar roll. Så här svarar beteendeexperten Annmarie Palm på nio vanliga frågor om etikett på jobbet.

Annmarie Palm är service- och kundbemötandedirektör på Nacka kommun, den första kommunen i landet som nu har ett certifikat i bemötande. Hon konstaterar att det kan tyckas banalt att prata om vett och etikett på jobbet, men det är en fråga som har betydelse i våra relationer, både som kollegor och i kontakt med kunder och leverantörer.

– I grunden är det en fråga om respekt. Ofta är det små saker som betyder något i långa loppet. Om du är nonchalant i ditt beteende, är oengagerad och sitter med mobilen under möten så påverkar det tilliten och förtroendet för dig, förklarar Annmarie Palm. 

Vad är då ett bra beteende? Så här svarar Annmarie Palm på nio frågor där det kan vara klokt att tänka till kring sitt eget beteende:

Måste man säga hej till alla?

– Ja, det är basalt att man hälsar på varandra, på jobbet och även utanför jobbet. Det är det första steget till en inkluderande kultur. Att hälsa på varandra och småprata i korridoren binder ihop er som kollegor, men det är även ett bra tillfälle att bränna av enklare frågor och bolla sina funderingar utan att behöva boka in ett möte. Men det är klart att du inte behöver säga hej hela tiden, har ni hälsat tidigare kan det räcka med ögonkontakt och ett leende.

– Men tänk också på att ha en snälltolkande attityd till andra. Om din kollega inte hälsar på dig kan det bero på att hen går i andra tankar eller är stressad över något. Var därför ödmjuk och inte så snabb på att döma andra om de inte hälsar tillbaka. 

Är det okej att kolla mobilen på möten?

– Nej, det är inte okej. Men ibland finns det ju tillfällen då vi av någon anledning behöver hålla koll på ett mejl, kolla upp något eller svara på ett samtal även när vi sitter i ett möte. Det viktiga då är att du säger det, ”jag måste ta det här samtalet, är det okej?”. Det handlar om respekt för andra och deras tid.

Måste man svara på alla mejl?

– Ja, om mejlet är personligt adresserat till dig. Även här handlar det om respekt, att den som mejlat får respons på att du tagit emot mejlet och vad som händer med ärendet. Det kan vara bra att prata ihop sig inom organisationen vilken policy man vill ha kring sin mejlhantering, till exempel hur snabbt man bör svara på ett mejl, när det är rimligt att lägga med personer på kopia och vilken tonalitet man har. 

– Det finns också många bra knep för att förenkla sin mejlhantering. Fråga hur andra gör och dela gärna med er av tips till varandra. Jag brukar själv vara snabb på att svara, och när jag inte kan ge ett fullständigt svar direkt så ber jag att få återkomma vilket jag också gör. Jag flaggar mejlet så att jag inte ska tappa bort det.

Annmarie Palm poängterar att det är viktigt att bli medveten om sitt beteende och hur det påverkar andra. Att bemöta andra på ett positivt sätt, även när du tackar nej, signalerar positiv energi och tillgänglighet. Det är på så vis en del i varumärkesbyggandet. 

– Att inte svara alls sänder otroligt dåliga signaler, både kring dig som person och din organisation. Det gör att du riskerar att bli bortvald och i längden kan det påverka din karriär. 

Finns det samtalsämnen som man bör undvika på exempelvis fikarasten?

– Rent allmänt bör man tänka sig för och undvika ämnen kring politik och religion. Det är även onödigt att prata om sina personliga preferenser, du vinner oftast på att vara ödmjuk inför frågor som kan vara känsliga på det sättet. 

– Att ha en öppen och ödmjuk attityd är också en mångfaldsfråga. Att respektera allas olikheter och åsikter är viktigt överlag och det kan därför vara bra att vara inlyssnande, intresserad och nyfiken – och tänka på hur du själv uttrycker dig. 

Kan man ställa personliga frågor till kollegor?

– Det kan vara bra att vara lite försiktig om det är något som du vet kan vara känsligt. Fråga om det är okej att du ställer frågan och var tydlig med att du respekterar om hen inte vill svara. Det är inte heller bra att undvika en kollega som du vet drabbats av något svårt, det kan uppfattas som nonchalant. Berätta då att du vet, att du känner med kollegan och att du förstår att hen kanske inte vill prata om det.

– Om du känner att du gått för långt och kanske trampat någon på tårna, ta kontakt med personen i enrum och be om ursäkt. Det är viktigt att rensa luften på en gång, kanske var det ingen stor grej för kollegan, men om det var det får du chansen att visa omtanke.

Får man lämna odiskade kaffekoppar på skrivbordet? 

– Ja, det måste man få göra. Däremot har alla ett personligt ansvar för en god arbetsmiljö. Nånannanismen, att man tror att det finns ”någon annan” som tar hand om disken, ställer undan kaffekoppen i diskmaskinen, kan väcka irritation på arbetsplatsen. Om det blir ett problem kan man ta upp den frågan och sätta upp gemensamma regler kring hur man vill ha det. 

Måste man alltid fälla ned sittringen på toan?

– Det kan ju vara väldigt olika vad man tycker är okej. För vissa är detta viktigt, medan andra inte alls bryr sig. Hur man gör rent efter sig på toan är en annan vanlig fråga som kan skapa diskussioner på en arbetsplats. Generellt sett bör man tänka på att lämna snyggt efter sig, det är nog elementärt. Ibland sätter man upp små lappar som påminner om att städa toan efter sig, om det hjälper så behöver man inte göra det svårare än så.

Får man ha med sig fisk i matlådan?

– Jag kan inte se någon anledning till att man inte kan ha med sig fisk i matlådan. Jag vet inte heller om det är ett verkligt problem, eller om det är en myt. Skulle det vara ett problem för någon så bör den personen säga till så att andra blir medvetna om det. Kanske kan man då lösa det genom att använda en specifik mikrovågsugn för att värma fisk.

– Generellt bör man undvika att lägga sig i vad folk äter, det kan vara känsligt för vissa. Om någon äter väldigt lite eller sticker ut i sina matval, håll då de tankarna för dig själv. Däremot kan du visa nyfikenhet kring andras mat på ett mer positivt sätt. Andras matlådor kan ju inspirera dig till nya maträtter. 

Är det okej att ha på teven och kolla på fotboll på lunchrasten?

– Ja, håller man på ett visst fotbollslag eller om det är landskamp så måste man ju få kolla på matchen när det är rast. Sport är ju en del av livsglädjen för många. 

Vad tycker du är viktigast när det handlar om beteende och etikettsfrågor på arbetsplatsen?

– Jag tänker att det är viktigt med en positiv inställning. Ge komplimanger, beröm det du vill se mer av, lyft upp det som fungerar bra. Se till att ha den dimensionen öppen, det gäller både i arbetslivet och i livet i stort. Det bygger god stämning på jobbet och är även bra för dig själv.