Crossnet införde mobilfria möten och fokustid

När digitala möten, mejl och notiser tar över arbetsdagen riskerar fokus, återhämtning och arbetsglädje att gå förlorade. Allt fler företag ser nu behovet av digital detox – inte som en fluga, utan som en strategi för en mer hållbar arbetsmiljö.

På IT-företaget Crossnet har man de senaste åren aktivt arbetat för att minska digital stress bland medarbetarna. När det ständiga plingandet från chattar och mejl började tära på både fokus och välmående införde man en digital detox-strategi med teknikfria möten och fokustimmar varje dag.

– Vi ville skapa utrymme för koncentration, berättar Lennard Björk, vd på Crossnet. Under de timmar då mejl och meddelanden stängdes av märkte vi att arbetet flöt på bättre och att samtalen under möten blev mer närvarande.

Den digitala detoxen bestod till en början av 90 minuter långa så kallade fokuspass, ett på förmiddagen och ett på eftermiddagen, där alla arbetade ostört med uppgifter som krävde hög koncentration. Alla medarbetare la dessutom mobilerna i en låda när de gick in på möte.

Förändringen gav snabbt effekt. Lennard berättar att arbetsmiljön upplevdes som lugnare och att man fick ett större fokus. Den digitala detoxen har blivit ett sätt att ta kontroll över tekniken, snarare än att ta avstånd från den.

– Vi älskar digitalisering men vill också bidra till ett långsiktigt hållbart förhållningssätt till den digitala världen. Vi har fått en ökad medvetenhet i teamet om vikten av att fokusera på en sak i taget och att det därför är nödvändigt att begränsa avbrott från till exempel pushnotiser i telefon och dator.

Responsen från medarbetarna var också positiv, menar Lennard Björk, även om fokuspasset på eftermiddagen kunde upplevas som utmanande av en del.

Han berättar att de numera inte har en aktivt pågående digital detox, man har till exempel slutat med att lägga telefonerna i en låda innan möten. Däremot sitter arbetet med digital arbetshälsa numera i ryggmärgen på företaget.

– Vi pratar ständigt om vad man kan göra för att inte hela tiden vara uppkopplad. På lunchen kan man till exempel passa på att verkligen koppla bort sig från telefonen och skärmar och se ut över takåsar eller byta miljö, säger han.

Skärmarna som både hjälper och stjälper

För de flesta ingenjörer är skärmen själva arbetsverktyget, och att tillbringa större delen av dagen framför digitala gränssnitt påverkar både kroppen och hjärnan. Det menar Josefin Bäcklund, legitimerad psykolog vid Feelgood Företagshälsa.

– När vi arbetar länge framför skärm belastar vi samma kognitiva och fysiska resurser. Det kan påverka både koncentrationsförmåga och återhämtningsnivå. Nyckeln är variation, säger hon.

Många arbetsplatser arbetar inte tillräckligt för att förbättra den digitala arbetsmiljön. Arbetsmiljöverket inspekterade under hösten 2024 runt 1 500 arbetsplatser där man till stor del arbetar digitalt. Fokus låg bland annat på hur organisationerna hanterade den kognitiva belastningen vid arbete i digitala system.

Resultatet visade att cirka 55 procent av de granskade arbetsplatserna fått krav på åtgärder, ofta för att digital arbetsmiljö inte ingått som en del i det systematiska arbetet med arbetsmiljön men även för att det inte funnits en riskbedömning kring det digitala arbetet.

Josefin Bäcklund framhäver dock att det finns många åtgärder som kan tas när det gäller att hantera den kognitiva belastningen.

Det handlar om att medvetet växla mellan olika typer av aktivitet, inte bara i arbetet utan också i pauserna. Efter flera sociala videomöten kan det vara återhämtande med en stund för sig själv. Ett digitalt möte kan ibland ersättas med ett telefonsamtal, gärna under en promenad.

Josefin Bäcklund lyfter också vikten av avsiktlighet:

– Det är skillnad på att plocka upp mobilen som en distraktion och att aktivt använda den för något som faktiskt ger avkoppling. Genom att vara medveten om varför och när vi använder skärmar kan vi skapa bättre balans.

Tre viktiga områden att tänka på:

För att undvika digital stress och främja fokus krävs både organisatoriska och individuella åtgärder. Josefin Bäcklund nämner tre centrala områden:

1. Ställtid

Digitala möten avlöser ofta varandra utan paus. Tidigare fick vi naturliga övergångar mellan möten när vi förflyttade oss fysiskt. Nu behövs medveten planering för att skapa ställtid, minuterna då hjärnan hinner växla fokus och återhämta sig.

2. Aviseringsmedvetenhet

Många tror att de multitaskar effektivt, men i själva verket växlar hjärnan snabbt mellan uppgifter. Det sänker både prestation och välbefinnande. Genom att minska antalet notiser och kanaler kan vi skapa längre stunder av ostört fokus.

3. Balans mellan arbete och fritid

Den digitala arbetsmiljön gör att gränserna mellan arbete och privatliv blir otydliga. Arbetsgivare bör ha tydliga riktlinjer kring tillgänglighet, när mejl får skickas och när svar kan förväntas. Det stärker återhämtningen och signalerar tillit