Chef: Har du en plan för medarbetarundersökningen?

En medarbetarenkät kan stärka både arbetsmiljöarbetet och förtroendet för ledningen – men också göra motsatsen. Nyckeln är vad du som chef gör med resultaten.

Medarbetarundersökningen kan ge dig som chef en bild av hur medarbetarna upplever arbetsmiljön, ledarskapet och möjligheten att göra ett bra jobb. Men en enkät i sig skapar inget värde. Det uppstår först efteråt – om resultaten leder till diskussion, handling och förändring.

– Det är viktigt att man redan från början har en plan för vem som ska göra vad efter att enkäten är avslutad, och för hur medarbetarna ska involveras, säger Hanne Berthelsen, docent i ledarskap och organisation vid Malmö universitet.

Hanne Berthelsen forskar bland annat om medarbetarundersökningar och hur de kan utformas på ett mer vetenskapligt sätt. Själv vill hon hellre använda begreppet arbetsplatsundersökningar, eftersom det är arbetsplatsen och inte medarbetarna som ska utvärderas.

– Det handlar om att kartlägga själva arbetsplatsen och dess organisatoriska och sociala arbetsmiljö, inte om att undersöka medarbetarna, säger hon.

Måste kunna lita på resultatet

Arbetsplatsundersökningar kan vara viktiga, men de måste vara tillförlitliga och mäta rätt saker, betonar Hanne Berthelsen. I sitt arbete använder hon den svenska versionen av COPSOQ, en strukturerad enkät som undersöker den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

COPSOQ är ett av de enkätverktyg som har mest stöd i forskningen. Enkätfrågorna bygger på kunskaper om vad det är i arbetsmiljön som påverkar hälsa och ohälsa. För att få ett rättvisande resultat ställs likartade frågor också på lite olika sätt, en vanlig metod i vetenskapliga sammanhang.

– En undersökning kan få stora mänskliga konsekvenser, därför är det viktigt att man kan lita på resultaten, säger Hanne Berthelsen.

Svarsfrekvensen är också en avgörande faktor. Om bara en tredjedel av medarbetarna svarar på en fråga om arbetsbelastning säger svaren inte så mycket.

– De som är mest stressade kanske är sjukskrivna eller inte har tagit sig tid att svara. Eller så kanske det bara är de gnälligaste som har prioriterat enkäten. Hög svarsfrekvens är viktigt, eftersom du ska fatta beslut utifrån undersökningen.

Planering är A och O

Planering är A och O för att arbetsplatsundersökningen ska bli meningsfull, enligt Hanne Berthelsen. Det är viktigt att på förhand tänka igenom vad man vill veta. Därefter ska man hitta ett passande verktyg.

– I vissa fall kan det vara mer lämpligt att ha en dialog med medarbetarna.

Om man gör för många undersökningar per år – eller ställer för många frågor som inte känns relevanta – kan medarbetarna bli ”enkättrötta” och svarsfrekvensen gå ner. Och, kanske viktigast: följer man inte upp resultaten riskerar medarbetarna att tappa förtroendet för processen och för ledningen.

– Om inget händer efter enkäten är det sämre än om man inte hade gjort den alls. Planera vem som ska göra vad, när och hur, före, under och efter undersökningen. Enkäten är inte ett projekt i sig, den är en del av en större process, säger Hanne Berthelsen.

Tre tips till chefer inför arbetsplatsundersökningen:

• Se till att du får vara med i planeringen av undersökningen.
• Be om den hjälp och det stöd du behöver för att kunna ta hand om resultaten.
• Kom ihåg att du som chef också har arbetsvillkor och en arbetsmiljö.