Chefscoachen: Så bryter du gnällkulturen i teamet

De flesta chefer känner igen det: en arbetsgrupp där negativiteten har blivit norm och där energin går åt till problem i stället för lösningar. Men även en djupt rotad gnällkultur går att förändra, enligt chefscoach Stefan Lidbrink.

Negativ stämning i teamet är inte bara ett irritationsmoment. Det påverkar också både kvalitet och innovationskraft. Frågan är hur du som chef kan bryta mönstret – utan att tysta viktiga invändningar.

Stefan Lidbrink är civilingenjör i botten och arbetar som chefscoach åt Sveriges Ingenjörer. En av de vanligaste frågorna han får från ingenjörschefer är hur man förbättrar kulturen i en grupp som har fastnat i negativa tankemönster.

– Det är en mångfacetterad fråga som inte har något enkelt svar. Det kan finnas olika anledningar till att man hamnat där man är, och då krävs olika lösningar, säger han.

Det är dock viktigt att ta tag i situationen – så snabbt som möjligt.

– Negativ stämning smittar. Så småningom sitter det i hela arbetsgruppen. Ofta märker man det direkt när man kommer in i ett nytt team, säger Stefan Lidbrink.

Lyssna – och rannsaka dig själv

Gnäll och negativitet uppstår ofta när människor upplever brist på inflytande och kontroll, eller att de inte blir lyssnade på. Det kan bottna i otydliga mål, skevheter i arbetsfördelningen eller bristande kommunikation.

– Det är viktigt att ta in olika perspektiv och skapa sig en helhetsbild innan man agerar, säger Stefan Lidbrink.

Det kan vara frestande att se gnället som ett beteendeproblem hos vissa individer. Men som chef behöver du också rannsaka dig själv.

En nyckelfaktor är hur du ser på ditt eget ledarskap, enligt Stefan Lidbrink.

– Vilken är din intention som ledare för den här gruppen? Är du här för din egen skull, eller för medarbetarnas? Chefens uppgift är att hjälpa medarbetarna att lyckas. Den polletten måste trilla ner, det är min absoluta övertygelse.

När det handlar om personkonflikter

I vissa fall kan den negativa stämningen bottna i personkonflikter. Då behöver chefen ta sig tid att lyssna på båda sidor.

– Kartlägg situationen med ett öppet sinne. Låt bilden sjunka in innan du bestämmer hur du ska gå vidare. Du kan bekräfta medarbetarnas känslor, men utan att ta ställning.

En konflikt som har pågått länge, eller som bottnar i orsaker utanför arbetsplatsen, kan vara svår att lösa fullt ut. Då blir chefens uppgift att tydliggöra vägen framåt.

– Medarbetarna behöver inte tycka om varandra privat, men på arbetsplatsen ska de agera professionellt och hjälpa varandra att lyckas. Samarbete är nödvändigt för att göra ett bra jobb, säger Stefan Lidbrink.

Tydliggör mål och mandat

Otydlighet leder lätt till missnöje. Därför behöver mål, mandat och förväntningar vara så klara som möjligt.

– Vad är det ni i teamet ska uppnå? Chefens roll är att formulera tydliga förväntningar, följa upp och hålla individer ansvariga för det de ska leverera.

När en ny arbetsgrupp sätts ihop uppstår ofta ett visst gnissel i samband med den så kallade ”rollsökningsfasen”. Detta är naturligt och behöver inte vara ett problem – så länge chefen klarar av att leda gruppen framåt.

– Håll fokus på varför ni är där och vad ni ska åstadkomma.

Uppmuntra synpunkter och misstag

Synpunkter kommer alltid att finnas i en engagerad arbetsgrupp. Det avgörande är hur de framförs och tas emot. Det är viktigt med en värdegrund som inte bara består av fluffiga ord, utan också inkluderar konkreta beteenden.

– Hur beter vi oss med och mot varandra på arbetsplatsen? Vi är här för att hjälpa varandra att lyckas, inte för att sänka varandra.

När teamet har haft det ”för bra”

I vissa fall kan man som chef komma in i en arbetsgrupp som ”haft det lite för bra”. Kravbilden kan ha urholkats så att medarbetarna inte längre jobbar som de borde, eller så många timmar som de har betalt för.

Att ta bort denna typ av informella, självpåtagna förmåner kan vara en utmaning.

– Det kan såklart skapa missnöje. Då behöver du stå fast vid din linje, vara tydlig med uppdraget och följa upp.

Du måste också föregå med gott exempel. Relationen till medarbetarna är avgörande för trivseln, enligt Stefan Lidbrink.

– Nyckeln är att visa att du bryr dig om medarbetarna och att ni är där för att utvecklas och lyckas tillsammans.

Stefan Lidbrinks 5 tips till chefer:

Mota gnäll tidigt
Kulturen sätts av vad chefen tillåter och inte. Om det suckas och himlas med ögonen, ta tag i frågan direkt.

Visa att du bryr dig – på riktigt
Din intention som ledare märks, det påverkar stämningen mer än du tror.

Kartlägg innan du agerar
Lyssna på medarbetarna. Samla in en bredd av perspektiv innan du bestämmer hur du ska gå vidare.

Var tydlig med hur ni beter er mot varandra
Medarbetarna måste inte vara vänner privat, men på arbetsplatsen ska de agera professionellt och hjälpa varandra.

Red ut vad som gäller
Tydliggör mål, mandat och ansvar. Ge feedback när något inte fungerar.