Då är det mer effektivt att jobba hemma

Hur påverkar distansarbete myndigheternas effektivitet? Varken positivt eller negativt, visar en granskning från Riksrevisionen. Däremot finns det ett samband mellan kontorets utformning och prestation.

Efter pandemin har det blivit vanligare att medarbetare på myndigheter jobbar på distans hemifrån, en eller flera dagar i veckan. Är det bra eller dåligt? I en granskning kan Riksrevisionen nu konstatera att distansarbetet inte haft någon påverkan på hur effektivt arbetet bedrivs, i alla fall inte på kort sikt.

– Relativt få myndigheter svarar att distansarbetet påverkat dem negativt, medan mer än en tredjedel upplever att deras resultat snarare har påverkats positivt av distansarbetet, berättar Johanna Köhlmark, Riksrevisionens projektledare för granskningen.

Bättre balans mellan jobb och fritid

Granskningen bygger på en kombination av enkät, en fördjupad insamling av material från fyra myndigheter samt dokumentstudier och intervjuer med både chefer och HR-personal. 153 myndigheter svarade på enkäten. På de fyra myndigheterna – E-hälsomyndigheten, Skatteverket, Lantmäteriet och Länsstyrelsen i Uppsala län – fick även de anställda svara på enkäten.

– Det som överraskade oss mest var att bilden var så samstämmig. Både ledning, chefer och medarbetare var relativt överens om både för- och nackdelarna med distansarbete, berättar hon.

Fördelarna med distansarbete är många. Ökad flexibilitet gör det lättare att hitta balansen mellan arbete och privatliv, resandet har minskat och många medarbetare upplever att de blir mer motiverade och fokuserade när de jobbar hemifrån. 

Miljön påverkar val av arbetsplats

Den bilden bekräftas av medarbetarna vid de fyra exempelmyndigheterna. I undersökningen svarar mellan 40 och 70 procent att de presterar lite eller mycket bättre vid distansarbete än när de arbetar i myndighetens lokaler.

På E-hälsomyndigheten är det 39 procent som till och med presterar mycket bättre när de är på distans.

Här kan man ana ett samband med kontorsmiljöns utformning. Av de som jobbar i aktivitetsbaserade kontor uppger 57 procent att de presterar bättre på distans, medan motsvarande siffra för de som arbetar i cellkontor är 47 procent.

– Vi kan se att de som arbetar på aktivitetsbaserade kontor i större utsträckning uppskattar distansarbetet. Hemma kan de fokusera bättre och utföra sitt arbete i lugn och ro, säger Johanna Köhlmark.

Möjligheten att jobba på distans har även en positiv påverkan på hur man mår och trivs på jobbet. Drygt hälften av myndigheterna uppger att distansarbetet bidragit till en minskning av sjukfrånvaron och en tredjedel att medarbetarnas fysiska och psykiska hälsa har påverkats positivt av distansarbetet. 

Påståendet att medarbetare skulle underprestera när de jobbar på distans får inte heller något stöd i undersökningen. De allra flesta myndigheter, 80 procent, uppskattar att andelen anställda som underpresterar inte har förändrats av distansarbetet. 

Påverkar relationer och kunskapsutbyte

De stora nackdelarna med distansarbete rör sociala relationer. Drygt 60 procent av myndigheterna uppger att det försvårar kunskapsutbytet mellan kollegor. Introduktion av nyanställda och känslan av gemenskap med både kollegorna och myndigheten som helhet påverkas också negativt av distansarbetet. 

– Av intervjuerna som vi gjorde framgick att de sociala relationerna i den närmaste arbetsgruppen inte nödvändigtvis påverkas av distansarbetet. Där kan man till exempel känna varandra väl och har redan goda relationer som man kan upprätthålla via digitala möten. Däremot kunde de som vi intervjuade uppleva att relationerna mellan olika arbetsgrupper sämre, säger Johanna Köhlmark.

För cheferna innebär distansarbetet nya utmaningar. De saknar de mer naturliga och spontana kontakterna med medarbetarna, vilket gör att de behöver hitta nya sätt att säkerställa en regelbunden kontakt med medarbetarna, både på plats och digitalt. 

– Ur effektivitetssynpunkt så upplever inte cheferna så stora problem med att leda på distans eller följa upp medarbetarnas prestationer. Däremot är arbetsmiljöfrågorna mer utmanande, konstaterar Johanna Köhlmark.

Svårare för cheferna

Drygt 60 procent av myndigheterna uppskattar att distansarbetet har försämrat förutsättningarna för deras chefer att fullfölja sitt arbetsmiljöansvar, något som cheferna på exempelmyndigheterna bekräftar. 

Däremot är det relativt få medarbetare som upplever att distansarbetet har lett till försämringar i det stöd de får från sina chefer. 

– En lärdom från granskningen är att distansarbete påverkar de sociala relationerna, man behöver därför jobba med de frågorna på ett mer aktivt sätt. Dessutom är det tydligt att verksamheten alltid måste gå först. Distansarbete kan vara en utmaning om man har stora behov av att samarbeta, både internt och externt, säger Johanna Köhlmark.