Så kommer AI påverka dig som är chef

AI är på väg att förändra arbetslivet i grunden. AI-experten och innovationsledaren Petter Jacobs vet vad du som chef behöver tänka på.

ChatGPT och liknande AI-verktyg har snabbt blivit en del av vår arbetsvardag. Så kallad generativ AI kan hjälpa till med allt från att söka information och sammanställa beslutsunderlag till att skriva text, generera bilder och utveckla designprototyper eller kod.

Inom ett eller två år kommer detta att påverka arbetslivet i grunden. Det menar Petter Jacobs, innovationsledare på JSC IT-Partner, ett företag som hjälper små och medelstora bolag med IT-utveckling och att utnyttja möjligheterna med AI.

– Rent tekniskt har det funnits olika AI-lösningar i 8 till 10 år utan att det har letat sig in i våra verksamheter i särskilt hög grad. Tidigare har arbetsgivare kunnat välja att vänta med AI med argumentet att verksamheten inte är redo, men idag när alla medarbetare har tillgång till sin egen AI-assistent i fickan fungerar det förhållningssättet inte längre, säger han.

Vi är nu på väg in i ett skifte och en transformering av arbetslivet. Som chef och ledare bör du se till att hålla dig informerad och fundera igenom vad det innebär för den egna arbetsplatsen, enligt Petter Jacobs.

– När människor påverkas behövs chefer som är med och vägleder.  

AI kan frigöra tid för att stötta och coacha

Rent konkret finns två olika perspektiv på hur AI påverkar chefsrollen. Det ena är hur du som chef själv kan använda AI till dina vardagsuppgifter. Det kan handla om omvärldsbevakning, att sammanställa beslutsunderlag eller att skriva rapporter, mötesprotokoll eller mejl.

Använder du AI-assistenten rätt så frigörs tid som du istället kan lägga på att coacha, stötta och inspirera dina medarbetare.

– När man undersöker vad chefer vill göra mer av handlar det ofta om att kunna vara mer tillgänglig för medarbetarna, att vara proaktiv och att kunna följa upp. Om du blir duktig på att lägga administrativa uppgifter på AI-assistenten får du mer tid till detta, säger Petter Jacobs.

Ha koll på risker och vad som får användas

Det andra området som chefen behöver förstå är hur AI påverkar miljön där medarbetarna verkar. AI-verktygen förändrar tidigare arbetssätt, vilket kan skapa osäkerhet i arbetsgruppen.

Rollfördelningen kan också komma att förändras. Medarbetarna kanske inte längre behöver gå genom dig som chef i samma utsträckning. Istället kan de ställa de första frågorna till AI-assistenten.

– AI kommer att påverka team och arbetsplatser. Som chef behöver du söka dig nära detta för att kunna vägleda medarbetarna – och för att kunna identifiera utmaningar och risker, säger Petter Jacobs.

En uppenbar risk är att intern företagsdata kan spridas till fel personer. Här räcker det inte att luta sig mot en företagspolicy som till exempel anger att man inte får klistra in företagsdata i ChatGPT. Om du som ledare inte har tänkt till kring vilka verktyg som faktiskt får användas kommer medarbetarna sannolikt att kopiera in information i andra applikationer.

– Ju mer man börjar använda AI-tjänsterna och inser vilken nytta man kan ha av dem, desto mer benägen blir man att lämna ifrån sig data. Det är lätt att gå bort sig i det. Att klistra in företagsinformation i ChatGPT kan likställas med att dela med sig av den online. Istället behöver du erbjuda säkra alternativ, säger Petter Jacobs.

AI-verktygen har fortfarande brister

En annan risk är att man inte promptar AI-assistenten tillräckligt bra, eller att man förlitar sig för mycket på AI-assistenten. I slutändan är det alltid du själv som har ansvaret för det du lämnar ifrån dig.

Dagens AI-verktyg ger till exempel ofta bekräftande svar. Vill du inte enbart få ja-svar kan du be AI-assistenten att identifiera de största riskerna med ett scenario eller beslut.

Tar du hjälp att skriva en text är det viktigt att berätta vad du vill förmedla och i vilken kontext texten ska användas.

– Var tydlig med vad som är det viktigaste, i vilket sammanhang texten ska användas och vilka läsarna är. Då får du mycket högre kvalitet på texten.

AI-verktygen blir hela tiden bättre, men de har fortfarande brister. Därför ska du kanske inte använda AI till det du själv är mest skicklig på. Använd snarare verktygen till de delar av arbetet som du tycker tar onödigt lång tid för dig, tipsar Petter Jacobs.

– Om du tycker det är jobbigt att skriva mejl kan du spara mycket tid genom att låta AI skriva det första utkastet.

Viktigt att cheferna testar AI

Du måste absolut inte bli någon AI-expert – det handlar inte alls om det. Som ledare ska du snarare fokusera på hur människorna påverkas, enligt Petter Jacobs.

– Du behöver vara närvarande och prata med medarbetarna, du ska inte överlämna AI-frågan till IT-avdelningen. De driver främst de tekniska delarna. De mer mänskliga och kulturella perspektiven är ledarens bord.

Det är viktigt att testa själv. Då kan du lättare föra ett samtal på arbetsplatsen.

Det kan också vara en bra idé att följa olika AI-events av aktörer som Microsoft eller Google på Youtube. Om en ny AI-lösning skapar värde så kommer den att leta sig in på våra arbetsplatser, och det relativt snabbt, enligt Petter Jacobs.

– Det är en pågående kulturell förflyttning, andra saker än idag kommer att ske imorgon. Ledarens uppgift är att hela tiden ha fokus på människan och hur människan ska interagera med AI. Lyckas man med det så tror jag att man bygger en organisation som står stark i förändringen.

Petter Jacobs tips till chefer:

• Tänk igenom hur din egen roll och medarbetarnas roller förändras.
• Börja testa AI-verktygen redan idag. Oavsett arbetsplatsens policy så har dina medarbetare redan tillgång till ChatGPT i fickan.
• Utbilda dina medarbetare om riskerna, till exempel informationssäkerhet. Erbjud säkra AI-alternativ.
• Ju bättre frågor som ställs till AI-assistenten, desto bättre svar. Lär medarbetarna prompta AI-verktygen på rätt sätt.