Så använder vi AI vid rekrytering – experternas tips

Rekrytering ses ofta som ett område där magkänslan tillåts styra mer än data. Men nu förändras spelplanen snabbt. Med AI kan rekryteringsprocessen bli mer datadriven och effektiv. Men det finns risker – om du använder tekniken på fel sätt.

CV-högar som är svåra att överblicka, processer som drar ut på tiden och tvivel kring om du verkligen hittat rätt person för rollen.

Rekrytering tar mycket av chefers tid och lockelsen att använda AI kan vara stor. Samtidigt pekar EU:s AI-förordning ut rekrytering som ett högriskområde. Tekniken kan bland annat leda till diskriminering och snedvridning av arbetslivet.

Ingenjören har pratat med två rekryterare som sedan länge använder AI i sina processer. Här är deras råd kring vad du som chef kan få hjälp med – och vad du inte bör överlåta till algoritmerna.

Ericsson: ”AI ger snabbare och mer precisa processer”

Ericsson är ett bolag som sedan länge på ett strukturerat sätt använder AI-verktyg vid rekryteringar. Enligt Anki Ljung, som är ansvarig för Ericssons rekryteringar i Sverige, tar bolaget hjälp av AI framför allt i början och slutet av processen.

– Kortfattat så använder vi AI för att effektivisera och bli mer precisa när det gäller att hantera stora mängder data, säger hon.

Tidigt i rekryteringsprocessen handlar det framför allt om utformandet av själva annonsen och att formulera sökkriterier utifrån kravspecifikationen. Då används AI för att hantera och förenkla all information.

Därefter används AI för att matcha kandidaternas CV:n och personliga brev mot kravspecifikationen – något som tidigare gjordes manuellt av rekryterarna.

– Det gör att vi får en process som är både snabbare och på ett mer korrekt sätt hanterar matchningen, så att vi inte riskerar att missa någon kandidat. Avgörande för oss är att man har de nyckelkompetenser som krävs, men självklart väger vi även in potential och tidigare erfarenheter, säger Anki Ljung.

Det är däremot alltid rekryteraren och de rekryterande cheferna som träffar kandidaterna – fysiskt eller digitalt. Det är också cheferna som fattar själva rekryteringsbesluten.

Men inför det slutgiltiga beslutet, när intervjuer och tester är gjorda och all annan datainsamling är klar, använder Ericsson AI för att sammanställa informationen och ta fram rapporter om slutkandidaterna.

– AI ger oss möjlighet att lägga tiden på individuella möten med våra kandidater istället för på administration, säger Anki Ljung.

Se upp för AI-genererade CV:n

Det är inte bara arbetsgivarna som använder AI, det gör även kandidaterna – något som kan påverka ansökningarnas utformning och göra dem mer generiska och svårbedömda.

Ericsson har därför tagit fram riktlinjer (länk: https://www.ericsson.com/en/careers/hiring-process/genai) för hur kandidater som söker jobb hos bolaget får använda AI och inte.

Enligt bolaget är det tillåtet att ta hjälp av AI med stavning, struktur och för att till exempel förbereda sig på olika typer av intervjufrågor, men det första utkastet och den faktiska informationen i ansökan ska alltid skrivas av kandidaten själv.

Det finns flera anledningar till detta. Om en ansökan är alltför allmänt hållen finns risk att den försvinner i mängden. Det kan också vara svårt att avgöra om kandidaten faktiskt har alla kompetenser som står där – eller om det är AI som har fyllt i CV:t.

Om du får ett CV som ser AI-fixat ut, bör du borra lite extra i de faktiska kunskaperna under intervjun, enligt Anki Ljung.

– Ställ kontrollfrågor och säkerställ att personen verkligen har till exempel de tekniska kompetenser som krävs, säger Anki Ljung. 

TNG: ”Kvalitetshöjning och bättre kandidatupplevelse”

Rekryterings- och konsultföretaget TNG använder också AI i sina processer. Regionchefen Annika Jepsson är med och leder AI-transformationen hos bolaget.

TNG har tagit fram AI-assistenter för de flesta av stegen i rekryteringsprocessen. Det sparar tid, men den största vinsten är kvalitetshöjningen, enligt Annika Jepsson.

– Vi kan samla in information från många olika källor och ge en mycket bättre beskrivning både av tjänsten och av arbetsgivaren. Det gör att kandidatupplevelsen blir bättre, och att arbetsgivarvarumärket stärks, säger hon.

AI används också i de sökverktyg som TNG har för att hitta potentiella kandidater på exempelvis LinkedIn, och för att föreslå kompetensbaserade intervjufrågor utifrån kravprofilen och kandidatens egenskaper.

Däremot använder de inte AI vid bedömningar. Vem som går vidare i processen avgörs alltid av mänsklig expertis, enligt Annika Jepsson.

– Det är en del av vårt hantverk, och det lämnar vi inte åt AI. Dessutom får vi inte använda AI till detta enligt EU:s AI-förordning, säger hon.

För rekryterande chefer som anlitar TNG blir vinsten att det går snabbare färdigställa annonsen, som också blir av högre kvalitet – och att de i slutskedet av processen kan få mer information om kandidaterna, sammanfattad på ett bättre sätt.

Tester istället för personliga brev

Att de som söker jobb också använder AI märks inte minst genom att mängden ansökningar ökar. Annika Jepsson spår att de kommer bli ännu fler i takt med att kandidaterna blir bättre på att be AI-assistenter att söka jobb åt dem. Ansökningarna blir också mer lika och svårare att skilja från varandra.

För att hantera detta har TNG sedan länge tagit bort det personliga brevet, i stället arbetar de med en motivationstext och med tester.

– Bara de som är verkligt intresserade vill göra testerna, vilket gör att vi kan sålla ut AI-bots som söker jobb, säger Annika Jepsson.

Ett högriskområde enligt EU:s AI-förordning

Det är inte en slump att både Ericsson och TNG är försiktiga med hur de använder AI. EU:s AI-förordning klassar rekrytering som ett högriskområde. Algoritmer som screenar, rankar eller väljer bort kandidater kan få stora konsekvenser för människors karriärer och liv. Därför ställs höga krav på transparens och kontroll.

AI riskerar också att förstärka befintliga snedvridningar i arbetslivet. Om algoritmerna tränas på historiska data kan de reproducera gamla mönster, till exempel när det gäller kön, ålder eller bakgrund.

– Det måste man vara medveten om. Det är viktigt att instruera AI att vara objektiv och att själv kontrollera resultaten, så att ingen bias smyger sig in. Överlag tycker jag ofta att AI är väldigt översvallande och trevlig, man behöver instruera assistenten att vara koncis och korrekt, säger Annika Jepsson.

Ta vara på möjligheterna – utan att abdikera från ansvaret

Så vad innebär detta för dig som är rekryterande chef? Både Anki Ljung och Annika Jepsson är överens om att AI kan vara ett bra stöd – men inte en ersättare för mänsklig bedömning. I slutändan är rekrytering ett komplext hantverk.

– Det handlar inte bara om hårda skall-krav. Kandidaten kommer in i en kontext och ska matcha mot kulturen och värderingarna och fylla den tårtbit som saknas i teamet. Det är komplext och inget man överlåter åt AI i ett nafs, säger Annika Jepsson.

Konkreta råd till rekryterande chefer:

• Använd AI för effektivisering. Använd tekniken för att hjälpa dig med administration, annonser och sammanställningar av data.
• Behåll kontrollen. Det är alltid människor som ska avgöra vilka kandidater som går vidare och inte i processen och vem som slutligen får jobbet.
• Var vaksam på AI-genererade ansökningar och CV:n. Kandidaternas ansökningar blir allt mer lika och ser ofta bra ut på ytan. Ställ frågor som går på djupet under intervjun. Be om konkreta exempel. 
• Validera alltid. Genomför kompetensbaserade intervjuer, ta referenser och gör bakgrundskontroller för att se om CV:t är korrekt.
• Se upp för bias. AI är inte neutral. Ge genomtänkta instruktioner, granska underlaget och datan och ifrågasätt resultatet.

Källa: Anki Ljung, Ericsson, och Annika Jepsson, Talent Navigation Group (TNG).