Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
HemIngenjörenDigitala möten kan bli mycket bättre

Digitala möten kan bli mycket bättre

Är du med? Funkar tekniken? Så dåligt det hörs.
De digitala mötena är här för att stanna. Men hur får vi dem att fungera?

Youtubeklippet ovan är något de flesta som har sysslat med digitala möten kan känna igen sig i. Inlogget strular, någon slängs ut, hur vet vi vem som är där, hur håller vi tråden och vad kom vi egentligen fram till? Samtidigt behöver vi ha möten där platsen deltagarna befinner sig på inte är avgörande för om de kan delta eller inte.
– Ett dåligt fysiskt möte blir inte bättre för att det blir digitalt, säger Ulrika Eklund organisationskonsult och en av författarna bakom boken Distansmöten som just kom med en engelsk version på Idealistas förlag.
– Tekniken är ett riskmoment, säger Terese Raymond, pedagog och bokens andra författare, men när vi har lärt oss att behärska den är det hur vi beter oss som avgör om det blir bra eller inte.distansmöteniogen

Miljösmarta och tidseffektiva. Distansmötena har många fördelar som att alla kan delta var de än befinner sig. De är också mer tillgängliga för den som har en funktionsnedsättning. Restiden försvinner liksom förmodligen extra lokalhyra. Kostnadsmässigt är alltså digitala möten klart överlägsna de fysiska.

Lotta Granberg på biståndsorganisationen Forum Syd har en verksamhet som i mycket liknar ett globalt företag och beskriver hur organisationen lyckas ha distansmöten med 50 deltagare grupperade på fem regionkontor.

– Då har varje kontor var sin kamera, mikrofoner och högtalare. Men så stora möten kanske mest är för information. Mindre möten, med upp till sju deltagare tar vi på Skype. Men ett digitalt möte kräver precis som andra möten att du är väl förberedd och har syftet och dagordningen klar för dig.

Hon tar till speciella verktyg och pedagogiska strukturer för att uppväga nackdelarna av att deltagarna kanske inte ser varandra, inte kan interagera och att kroppsspråk saknas.

– En del tycker att man sitter som i en bubbla, säger hon. Jag brukar väva in frågor och be deltagarna reagera på det som sägs. Tystnad kan aldrig tolkas som medhåll i ett distansmöte. Och så kanske man behöver en chat vid sidan av för allt small talk som är betydelsefullt.

Ulrika Eklund och Terese Raymond menar att mycket av det som gör ett möte bra är detsamma för digitala och fysiska möten, men de listar ändå fem tips för bra distansmöten:

1: Mötets syfte – varför ska ni ha möte? Den visionen bör deltagarna dela liksom ansvaret för resultatet av mötet.
2. Digitalt deltagande. Försäkra er om att alla är vana vid tekniken. Kalla deltagarna en kvart innan mötet ska börja, eller att ha ett förmöte och testa tekniken.
3. Moderator (kan vara samma som mötesledaren men inte nödvändigtvis). Någon behöver hjälpa deltagarna med processen och se till att inte några förblir tysta och att mötet faktiskt diskuterar rätt frågor och kommer till det resultat som är meningen.
4. Utforma mötet utifrån syftet. Kanske ska en del material delges deltagarna före mötet, kanske ska de ge input till mötet i förväg?
5. Tänk på säkerheten. Det kan finnas deltagare som utsätts för risker bara genom att delta i mötet. Utforma i så fall mötet för deras säkerhet, var varsam med deltagarlistor och hur frågor ställs.

– Och skapa bikupor för reflektion, säger Ulrika Eklund. En chatt eller ett forum där man verkligen kan diskutera. Småprat är en viktig del av samarbete.

Jenny Grensman

1 KOMMENTAR

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Därför måste en bra chef vara modig

0
Har du en chef som letar fel och kan bli aggressiv eller en som har svårt att ta beslut, är otydlig och gärna gömmer sig? Förklaringen kan vara rädsla.  

Trivector är Sveriges mest cykelvänliga arbetsplats

0
Trivector i Lund har utsetts till landets mest cykelvänliga arbetsplats. Civilingenjören Pernilla Hyllenius Mattisson är en av eldsjälarna bakom företagets cykelsatsning.

Sju år som servicetekniker – sedan sökte Jonas till KTH

0
Jonas Tiger-Wedin var skoltrött redan i högstadiet och ville snabbt ut i arbetslivet. Men efter sju år väcktes längtan efter något annat.

Över 30 procent högre pension om du jobbar till 70

1
Vill du höja din pension med mer än 30 procent på bara fyra år? Då ska du gå i pension vid 70 i stället för vid 66. Det visar nya siffror från Pensionsmyndigheten.

Fyra dagars arbetsvecka är en valfråga i Finland

0
Den finska statsministern Sanna Marin lovar att införa fyradagarsvecka om hon får förnyat förtroende i det kommande riksdagsvalet. Men i Sverige är frågan mer eller mindre död.

Arbetsmiljöverket backar: Skyddsombud får företräda enskilda

0
Skyddsombuden har rätt att företräda en individ. Det står nu klart efter det att Arbetsmiljöverket upphävt det beslut från 2021 som skapat en del förvirring i frågan.

Män tjänar allt mindre på en högskoleutbildning

1
Högskoleutbildning lönar sig allt mindre för män och särskilt i privat sektor. För kvinnor har lönsamheten däremot ökat de senaste 20 åren.

Bakgrundskontroller – därför kan du nekas jobbet

0
Ingenjören har intervjuat ToFindOut, ett företag som gör bakgrundskontroller. Vad letar de efter? Och vad kan var skäl till att inte få jobbet?

Huvudskyddsombudet ”Många känner stress av att aldrig bli färdig”

0
Huvudskyddsombudet Jan Åkesson vid Siemens har prisats för sitt arbetsmiljöarbete. Fokus är på att halvera antalet anställda i riskzonen för  utmattning.
Camilla Frankelius

Snart avgörs löneökningarna – vill ha maximal höjning utan att driva inflation

10
Nu går förhandlingarna om industriavtalet in på upploppet. Sveriges Ingenjörers inställning är att anställda ska få del av de vinster som företagen faktiskt gör.  

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

Ska jag tacka ja till ett jobb fast jag hoppas på ett annat?

0
Vad gör jag om jag får ett jobberbjudande men hoppas på ett annat där beskedet dröjer? Ingenjören bad May Molin, rekryteringskonsult på Qrios Engineering, om råd.