Digitala möten kan bli mycket bättre

Är du med? Funkar tekniken? Så dåligt det hörs.
De digitala mötena är här för att stanna. Men hur får vi dem att fungera?

Är du med? Funkar tekniken? Så dåligt det hörs.
De digitala mötena är här för att stanna. Men hur får vi dem att fungera?

Youtubeklippet ovan är något de flesta som har sysslat med digitala möten kan känna igen sig i. Inlogget strular, någon slängs ut, hur vet vi vem som är där, hur håller vi tråden och vad kom vi egentligen fram till? Samtidigt behöver vi ha möten där platsen deltagarna befinner sig på inte är avgörande för om de kan delta eller inte.
– Ett dåligt fysiskt möte blir inte bättre för att det blir digitalt, säger Ulrika Eklund organisationskonsult och en av författarna bakom boken Distansmöten som just kom med en engelsk version på Idealistas förlag.
– Tekniken är ett riskmoment, säger Terese Raymond, pedagog och bokens andra författare, men när vi har lärt oss att behärska den är det hur vi beter oss som avgör om det blir bra eller inte.distansmöteniogen

Miljösmarta och tidseffektiva. Distansmötena har många fördelar som att alla kan delta var de än befinner sig. De är också mer tillgängliga för den som har en funktionsnedsättning. Restiden försvinner liksom förmodligen extra lokalhyra. Kostnadsmässigt är alltså digitala möten klart överlägsna de fysiska.

Lotta Granberg på biståndsorganisationen Forum Syd har en verksamhet som i mycket liknar ett globalt företag och beskriver hur organisationen lyckas ha distansmöten med 50 deltagare grupperade på fem regionkontor.

– Då har varje kontor var sin kamera, mikrofoner och högtalare. Men så stora möten kanske mest är för information. Mindre möten, med upp till sju deltagare tar vi på Skype. Men ett digitalt möte kräver precis som andra möten att du är väl förberedd och har syftet och dagordningen klar för dig.

Hon tar till speciella verktyg och pedagogiska strukturer för att uppväga nackdelarna av att deltagarna kanske inte ser varandra, inte kan interagera och att kroppsspråk saknas.

– En del tycker att man sitter som i en bubbla, säger hon. Jag brukar väva in frågor och be deltagarna reagera på det som sägs. Tystnad kan aldrig tolkas som medhåll i ett distansmöte. Och så kanske man behöver en chat vid sidan av för allt small talk som är betydelsefullt.

Ulrika Eklund och Terese Raymond menar att mycket av det som gör ett möte bra är detsamma för digitala och fysiska möten, men de listar ändå fem tips för bra distansmöten:

1: Mötets syfte – varför ska ni ha möte? Den visionen bör deltagarna dela liksom ansvaret för resultatet av mötet.
2. Digitalt deltagande. Försäkra er om att alla är vana vid tekniken. Kalla deltagarna en kvart innan mötet ska börja, eller att ha ett förmöte och testa tekniken.
3. Moderator (kan vara samma som mötesledaren men inte nödvändigtvis). Någon behöver hjälpa deltagarna med processen och se till att inte några förblir tysta och att mötet faktiskt diskuterar rätt frågor och kommer till det resultat som är meningen.
4. Utforma mötet utifrån syftet. Kanske ska en del material delges deltagarna före mötet, kanske ska de ge input till mötet i förväg?
5. Tänk på säkerheten. Det kan finnas deltagare som utsätts för risker bara genom att delta i mötet. Utforma i så fall mötet för deras säkerhet, var varsam med deltagarlistor och hur frågor ställs.

– Och skapa bikupor för reflektion, säger Ulrika Eklund. En chatt eller ett forum där man verkligen kan diskutera. Småprat är en viktig del av samarbete.

Jenny Grensman

1 kommentar

  • Kent Jonsson

    Många bra tips. Skall givetvis ta hänsyn till detta i framtiden

    07 november 2016

Lämna en kommentar

Senaste nytt

  • Så kan ingenjörer förbereda sig för AI-revolutionen

    Så kan ingenjörer förbereda sig för AI-revolutionen

    AI omvandlar ingenjörsrollen i snabb takt och öppnar upp nya möjligheter – men för att hänga med krävs spetskompetens och nyfikenhet. Frågan är: hur förbereder sig dagens ingenjörer för AI-revolutionen och framtidens arbetsuppgifter?
  • Så får du med NPF-diagnos stöd på jobbet

    Så får du med NPF-diagnos stöd på jobbet

    Var öppen med din NPF-diagnos så att du kan få rätt stöd, men akta dig för att få anpassningar inskrivna i anställningsavtalet. Det är några av råden från Sveriges Ingenjörers chefsjurist Heléne Robson.
  • Vad vet du om den svenska modellen?

    Vad vet du om den svenska modellen?

    De flesta regler som i praktiken rör arbete, lön och villkor i Sverige är inte de som står i lagboken. Lagarna har ersatts med kollektivavtal och det här kallas för den svenska modellen.
  • What do you know about the Swedish labour market model?

    What do you know about the Swedish labour market model?

    Most regulations related to employment, salary and benefits in Sweden are not regulated in law. The laws have been replaced by collective agreements and this is called the Swedish labour market model.
  • Ingenjörer rapporterar inte all sin tid

    Ingenjörer rapporterar inte all sin tid

    Övertid som göms undan i flextiden och övertidsavlösta som inte har koll på hur mycket de jobbar. Det blir många timmar som arbetsgivaren inte ser. ”Våra medlemmar är ibland för lojala” säger en förtroendevald som Ingenjören pratat med.