Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
HemIngenjörenDigitala möten kan bli mycket bättre

Digitala möten kan bli mycket bättre

Är du med? Funkar tekniken? Så dåligt det hörs.
De digitala mötena är här för att stanna. Men hur får vi dem att fungera?

Youtubeklippet ovan är något de flesta som har sysslat med digitala möten kan känna igen sig i. Inlogget strular, någon slängs ut, hur vet vi vem som är där, hur håller vi tråden och vad kom vi egentligen fram till? Samtidigt behöver vi ha möten där platsen deltagarna befinner sig på inte är avgörande för om de kan delta eller inte.
– Ett dåligt fysiskt möte blir inte bättre för att det blir digitalt, säger Ulrika Eklund organisationskonsult och en av författarna bakom boken Distansmöten som just kom med en engelsk version på Idealistas förlag.
– Tekniken är ett riskmoment, säger Terese Raymond, pedagog och bokens andra författare, men när vi har lärt oss att behärska den är det hur vi beter oss som avgör om det blir bra eller inte.distansmöteniogen

Miljösmarta och tidseffektiva. Distansmötena har många fördelar som att alla kan delta var de än befinner sig. De är också mer tillgängliga för den som har en funktionsnedsättning. Restiden försvinner liksom förmodligen extra lokalhyra. Kostnadsmässigt är alltså digitala möten klart överlägsna de fysiska.

Lotta Granberg på biståndsorganisationen Forum Syd har en verksamhet som i mycket liknar ett globalt företag och beskriver hur organisationen lyckas ha distansmöten med 50 deltagare grupperade på fem regionkontor.

– Då har varje kontor var sin kamera, mikrofoner och högtalare. Men så stora möten kanske mest är för information. Mindre möten, med upp till sju deltagare tar vi på Skype. Men ett digitalt möte kräver precis som andra möten att du är väl förberedd och har syftet och dagordningen klar för dig.

Hon tar till speciella verktyg och pedagogiska strukturer för att uppväga nackdelarna av att deltagarna kanske inte ser varandra, inte kan interagera och att kroppsspråk saknas.

– En del tycker att man sitter som i en bubbla, säger hon. Jag brukar väva in frågor och be deltagarna reagera på det som sägs. Tystnad kan aldrig tolkas som medhåll i ett distansmöte. Och så kanske man behöver en chat vid sidan av för allt small talk som är betydelsefullt.

Ulrika Eklund och Terese Raymond menar att mycket av det som gör ett möte bra är detsamma för digitala och fysiska möten, men de listar ändå fem tips för bra distansmöten:

1: Mötets syfte – varför ska ni ha möte? Den visionen bör deltagarna dela liksom ansvaret för resultatet av mötet.
2. Digitalt deltagande. Försäkra er om att alla är vana vid tekniken. Kalla deltagarna en kvart innan mötet ska börja, eller att ha ett förmöte och testa tekniken.
3. Moderator (kan vara samma som mötesledaren men inte nödvändigtvis). Någon behöver hjälpa deltagarna med processen och se till att inte några förblir tysta och att mötet faktiskt diskuterar rätt frågor och kommer till det resultat som är meningen.
4. Utforma mötet utifrån syftet. Kanske ska en del material delges deltagarna före mötet, kanske ska de ge input till mötet i förväg?
5. Tänk på säkerheten. Det kan finnas deltagare som utsätts för risker bara genom att delta i mötet. Utforma i så fall mötet för deras säkerhet, var varsam med deltagarlistor och hur frågor ställs.

– Och skapa bikupor för reflektion, säger Ulrika Eklund. En chatt eller ett forum där man verkligen kan diskutera. Småprat är en viktig del av samarbete.

Jenny Grensman

1 KOMMENTAR

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Vad är annorlunda med att vara chef i Sverige?

0
Hur upplever chefer från andra länder att det är att vara chef i Sverige? Så här svarar en ledarskapsexpert och fyra utländska ingenjörer som är chefer i Sverige.

Chalmers om livslångt lärande: ”Mycket är fortfarande osäkert”

0
Det nya omställningsstudiestödet ska göra det lättare för yrkesverksamma att bygga på sin kompetens. Men hur redo är högskolorna för detta?

Andreas ansvarar för beräkningarna av Nordens högsta hus

0
Karlatornet i Göteborg blir Nordens högsta byggnad och ska stå klar om två år. Ansvarig för beräkningarna av det komplicerade konstruktionsarbetet är civilingenjören Andreas Lindelöf, 34 år.  

Stressen ökar på Chalmers: ”Det märks att vi är färre”

0
Neddragningarna på Chalmers har fått konsekvenser för medarbetarnas arbetsmiljö. Facket får nu signaler om att arbetsbelastningen ökar och stressnivån blivit högre för de anställda.

Tre ingenjörer: Så tog vi steget till eget

0
Friheten att välja uppdrag att kunna styra över sin tid är två goda skäl att bli egenkonsulter. Ingenjörerna Martin Lindahl, Tommy Oldebäck och Jerker Bergström delar med sig av sina erfarenheter.
Ingenjörsfullmäktige 2022

Lång debatt om kortad arbetstid

1
Hur radikalt ska Sveriges Ingenjörer vara i kraven på kortad arbetstid? På Ingenjörsfullmäktige blev det lång debatt om det, om lön och om matte i skolan.

More information for members in English

0
The annual congress of The Swedish Association of Graduate Engineers has decided to translate more information material for the members into English.
KTH

Färre tog ingenjörsexamen förra året

0
Nästan exakt 500 personer färre tog en ingenjörsexamen under det gångna läsåret jämfört med året före. Ändå var det många: 5 000 fler än i slutet av 1970-talet och 2 000 fler än i mitten av 1990-talet.

”Rejäla fakta när vi ska argumentera för våra löner”

0
Trovärdig statistik är ett av de viktigaste verktygen i den kommande löneförhandlingen. De två Akademikerföreningar som förra året var bäst på att skicka in sina svar var Arriver Software och Ljungby kommun.

Börsras kan påverka pensionen – här är expertens råd

0
Börsen faller, men hur påverkar det egentligen min framtida pension? Läs pensionsekonomens tips på vad du ska ta reda på och hur du bör agera.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

Kan jag bli tvingad att ta semester i jul?

1
Kan konsultföretag verkligen tvinga sina medarbetare att ta ut semester till jul? Ombudsmannen reder ut frågan.