Prevent har utvecklat ett nytt webbaserat verktyg som ska göra det lättare för företag att både utveckla och köpa in effektiva och användarvänliga IT-system.
Även om tanken med IT-system är att underlätta och effektivisera, är det nog många som snarare tänker på dem som en irritationsfaktor. IT-system som inte stöder arbetet är en stor källa till frustration och till och med ohälsa på jobbet.
Prevent har tagit fram ett verktyg, Inför rätt IT, för att få mer användarvänliga system och spara pengar när företag ska köpa in eller utveckla nya IT-lösningar. Verktyget är webbaserat och består av faktatexter, scenarier och checklistor. Faktatexterna beskriver forskning på området och vad lagstiftningen säger om utveckling av IT-system.
– Ett av de vanligaste problemen är att medarbetare inte känner att de får vara med och påverka. Ett annat är till exempel alla de system som kräver separat inloggning med olika lösenord, säger Fredrik Beskow, projektledare på Prevent.
De olika scenarierna som finns att läsa på projektets hemsida innehåller också förslag på hur man förebygger problemen. Flera av dem har att göra med kommunikation och att engagera de anställda, men enligt Fredrik Beskow kan det också handla om hur man arbetar övergripande. Han poängterar att ledningens ansvar är centralt i sammanhanget. Checklistorna tar upp ett antal olika frågor, från ledningens ansvar till supportrutiner och förbättringsarbete.
– Tidigare hade man ofta en färdig beskrivning, säger han. Men det innebar ofta att pengarna tog slut innan hela systemet var färdigt. Då kunde det inte stödja användarna som det var tänkt. På senare år har man börjat med det som kallas agilt arbetssätt. Då bygger man färdigt olika ingående bitar i systemet allteftersom.
Prevent har räknat på effektivare IT-system och kommit fram till att det finns mycket att vinna på förbättringar. 78 procent av alla yrkesverksamma personer i Sverige använder persondatorer och andra IT-verktyg i arbetet. 45 procent använder dem mer än halva arbetsdagen och 20 procent använder dem hela tiden. Enligt en försiktig överslagsräkning, gjord av sakkunniga i projektet, skulle bättre IT-lösningar i samhället kunna spara 30 miljarder kronor per år bara i lönekostnader. Då är sjukskrivningar och andra effekter oräknade.
Sambandet mellan genomtänkta lösningar och hög effektivitet, god arbetsmiljö och lönsamhet är dokumenterat, skriver Prevent på projektets webbsajt.
– De stora företagen har i regel bra resurser att handskas med de här frågorna, säger han. Det här verktyget kan användas av alla men riktar sig i första hand till små och medelstora företag.
Sture Henckel
läs mer
På sin sajt skriver Prevent om hur man underlättar införandet av nya IT-system. Här finns också en användarguide med tips om hur man ska använda verktyget Inför rätt IT.
