Tror du att medarbetarenkäten är anonym? Det beror på hur den hanteras

Snart är det dags för medarbetarenkäten igen, och i fritextrutan kan du skriva det som inte ryms på en skala från ett till fem. Men ”anonym” betyder inte samma sak för alla. En enda kommentar kan avslöja vem du är – och GDPR anger inget bestämt antal svar som garanterar anonymitet.

Hanne Berthelsen, docent i ledarskap och organisation vid Malmö universitet, har tillsammans med forskarkollegan Tuija Muhonen studerat hur arbetsplatser använder pulsmätningar, korta och återkommande enkäter till medarbetarna. Studien, som publicerades i januari, bygger på intervjuer 2022 och 2023 med 16 personer, främst inom HR och ledning. Många av dem talade om hur viktig anonymiteten är. Ändå redovisades resultat för grupper med bara tre till fem personer.

– Det räcker helt enkelt inte att ta bort namn. Människor kan ibland identifieras utifrån sammanhanget, sina svar eller det de skriver i en kommentar, säger hon.

”Vem får se fritexten?”

Att sätta en gräns för hur få som får ingå i ett gruppresultat kan låta som en enkel lösning. Men fem eller tio svar är ingen juridisk garanti för anonymitet, konstaterar Daniel Westman, oberoende jurist med inriktning på IT-rätt och dataskydd.

– En enkät är anonym om de som svarar inte kan identifieras genom svaren eller på annat sätt, till exempel genom en logg. Är man osäker på hur den påstådda anonymiteten ska fungera, bör man naturligtvis fråga om metoden. Uppenbarligen kan olika personer tolka ”anonym” på olika sätt.

Vem får se fritexten? Går kommentarerna direkt till chefen eller bearbetas de först? Om enkäten ska vara anonym måste det påverka vem som får tillgång till svar som kan avslöja en person, menar Daniel Westman.

– Rättsläget är inte helt tydligt, men som jag ser det måste god sed vara att ett externt enkätföretag sållar bort, omformulerar eller generaliserar sådana svar som kan identifiera den som svarat.

”Vissa händelser hör inte hemma där”

Vad du har rätt att få veta är däremot tydligt. Innan enkäten skickas ut ska den som svarar informeras om bland annat vad uppgifterna ska användas till, om de lämnas till ett externt företag och vilka rättigheter man har enligt dataskyddsförordningen. Men listan över vilka som får läsa svaren ingår inte.

– Det finns inga direkta krav på att ange vilka anställda som får tillgång till uppgifterna. En annan sak är att den interna tillgången ska begränsas till de som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter, säger Daniel Westman.

För den som överväger att skriva något känsligt i fritextrutan finns också frågan om enkäten alls är rätt plats. Hanne Berthelsen menar att vissa händelser inte hör hemma där.

– Om händelsen är så specifik att alla förstår vem den handlar om är det helt enkelt inte lämpligt att använda en anonym enkät. Man behöver snarare en direkt dialog på arbetsplatsen, eller om det är mycket känsligt, alternativa kommunikationskanaler där medarbetaren kan uttrycka sig tryggt och få hjälp.

”Fokusera på problemet – inte på avsändaren”

Vad kan du då begära av arbetsgivaren?

Att slå ihop flera små arbetsgrupper skyddar den som svarar. Samtidigt blir resultaten mindre användbara: om en grupp har stora problem med arbetsbelastningen eller otydliga uppdrag syns det inte när deras svar blandas med andras. Hanne Berthelsen vill att arbetsgivaren först bestämmer vad undersökningen ska användas till. I forskningsintervjuerna handlade pulsmätningarna oftast om engagemang och hur nöjda medarbetarna var.

– Tanken att de skulle användas för att försöka peka ut problem med en chef låter etiskt problematisk. När man kartlägger sådana arbetsmiljörisker behövs ett ganska annorlunda, systematiskt tillvägagångssätt, med en planering av vem som ska få se vilka sammanställda resultat och hur det ska följas upp. Pulsmätningar bör vara ett komplement till, inte en ersättning för, ett mer systematiskt arbetsmiljöarbete.

Om en kommentar ändå tyder på att någon blir illa behandlad behöver arbetsgivaren kunna agera. I studien fanns exempel på att allvarliga signaler togs vidare och utreddes. En möjlighet är att undersöka om det finns ett bredare problem i gruppen, lyfta frågan utan att peka ut någon och ge den som vill en tydlig väg att själv ta kontakt.

– Det viktiga är att fokusera på problemet, inte på att hitta avsändaren, säger Hanne Berthelsen.

Men om chefen redan har tagit dig åt sidan och sagt sig veta vad du skrev? Det kan vara svårt att avgöra om chefen gissar eller faktiskt har läst ditt svar. Daniel Westman:

– Du har rätt att få information om hur dina personuppgifter har behandlats av arbetsgivaren, men du har ingen ovillkorlig rätt att få veta vem som har tagit del av dem. Misstänker du felaktig behandling bör du kontakta den som är ansvarig för dataskyddsfrågor, eller dataskyddsombudet om företaget har ett.

Facket kan också vara ett stöd för den som är osäker på hur enkäten hanteras. Men enligt Hanne Berthelsen handlar tryggheten framför allt om förtroende för processen.

– För att kunna svara tryggt behöver jag veta att enkäten håller god kvalitet och att både ledning och medarbetarrepresentanter står bakom den. Jag behöver också veta vem som kan se mina svar, hur anonymiteten skyddas och vad som faktiskt händer med resultaten. Om människor ombeds att delta måste de få veta vad undersökningen visar – och kunna lita på att arbetsgivaren följer upp problemen och arbetar för att lösa dem.

Experternas råd: Sex frågor att ställa innan du svarar

1. Hur skyddas anonymiteten? Nöj dig inte med själva ordet. Ta reda på vilken metod som används och om uppgifter som kan avslöja vem du är tas bort innan svaren lämnas vidare.

2. Vem läser fritexten? Ser chefen kommentarerna som de är, eller bearbetas de först av någon annan? Utgå inte från att en extern leverantör automatiskt gör svaret anonymt.

3. Vad avslöjar min berättelse? En händelse som bara du och chefen känner till kan röja dig. Ta känsliga, personliga händelser genom en kanal där du kan få stöd och vet hur uppgifterna hanteras.

4. Räcker antalet svar? Nej, inte i sig. Att fem eller tio personer har svarat garanterar inte anonymitet. Även i en större grupp kan innehållet i en kommentar visa vem som står bakom den.

5. Vad händer efteråt? Vad ska undersökningen fånga, hur får ni ta del av resultaten och hur ska problem följas upp? Fråga också hur små grupper hanteras när resultaten redovisas.

6. Vart vänder jag mig om något blivit fel? Du kan begära information om hur dina personuppgifter har behandlats, men har ingen ovillkorlig rätt till namnen på alla som läst dem. Kontakta den dataskyddsansvariga, dataskyddsombudet om ett sådant finns eller facket.