Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
HemArbetslivDe halverade handläggningstiden för bygglov

De halverade handläggningstiden för bygglov

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Får man komma med shorts till jobbet?

0
Varma sommardagar är det lockande att komma med shorts och sandaler till jobbet. Men hur lättklädd får man egentligen vara på jobbet? Juristen reder ut vad som gäller.

Se MIT-studenterna dansa

0
I USA är det naturligt att kreativa ämnen ingår i ingenjörsutbildningarna, som dans till exempel. 

Ger din chef dig ont i magen?

0
Var tredje svensk uppger att de har en destruktiv chef. En ny bok ger konkreta förslag på hur du hanterar en sådan situation.

”Så här fick vi vårt första ingenjörsjobb”

0
För nyexade finns många andra vägar än platsannonser till det första jobbet. Ingenjören frågade sex ingenjörer hur de fick sitt första jobb efter examen.

Hur gör du för att inte jobba över?

0
Som ingenjör kan det vara svårt att sätta gränser för sin arbetstid. Här är ingenjörernas egna tips på hur de undviker att jobba över när arbetsbelastningen är hög.
Scania Lisa Lorentzon

Högre löneökningar än märket på Scania

2
Akademikerna på Scania får 4,9 procents löneökning i år, högre än märket på 3,9 procent. Dessutom ska goda prestationer ge extra lyft.
Arbetslösheten för ingenjörer 2020-2023

Rekordlåg arbetslöshet för ingenjörer – och små ändringar inom bygg

0
Ekonomin skakar. Men det märks inte på arbetslösheten för ingenjörer. Och i byggsektorn, där vissa delar har det tufft, är förändringarna ändå små.
Lina Wennberg

Varslet kastade om tillvaron för fackordföranden

0
Hon hade laddat för årets löneförhandlingar. Men när Volvo Cars gick ut med ett varsel om neddragningar förändrades situationen helt för Lina Wennberg, ordförande för Akademikerklubben på Volvo Cars i Olofström.

Tänk på det här om du låter banken förvalta din pension

0
Höga boräntor gör att banker lockar med rabatt om du flyttar din tjänstepension till deras pensionsbolag. Men den rabatten kan bli en riktigt dyr affär på lång sikt.

Ekin från Turkiet fick jobb som ingenjör med hjälp av sin mentor

0
När ingenjören Ekin Kiper från Turkiet fick Rebecca Ivemyr som mentor tog det bara en månad innan han lyckades få ett jobb som matchar hans erfarenhet.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

Undvik ingenjörernas vanligaste cv-missar

0
Ett cv ska vara tydligt och visa vad du har för kompetens och erfarenhet. Visst är det bra att sticka ut men passa dig för att tappa trovärdighet. Här är nio vanliga misstag – och hur du undviker dem.