Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
HemArbetslivDe halverade handläggningstiden för bygglov

De halverade handläggningstiden för bygglov

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

LÄMNA EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Rehab med VR gör träningen effektivare

0
När patienter med smärta i nacke och axlar får träna med hjälp av VR blir träningen roligare. För fysioterapeuten innebär den digitala tekniken dessutom helt nya sätt att arbeta.
Sommarjobbare

Så här säger företagen om sommarjobb för ingenjörsstudenter

0
Hur tänker företag om sommarjobb för ingenjörsstudenter? Vad behöver de? Hur många tar de in? Och vad tycker de man ska tänka på? Här svarar fem tekniktunga företag.

Spanien prövar fyra dagars arbetsvecka

0
I Spanien startar ett försök med fyra dagars arbetsvecka med bibehållen lön. Fler länder i Europa är på gång eller har redan infört kortare arbetsvecka. Frågan debatterades också på Ingenjörsfullmäktige i november.
Intervju för sommarjobb

Så får du sommarjobb – 15 tips till ingenjörsstudenter

0
Hur gör man för att få ett sommarjobb där man får använda sina ingenjörskunskaper? Eller för att få ett sommarjobb över huvud taget? Här ger en professor, en studievägledare och en karriärvägledare sina bästa råd.

Hur kallt får det egentligen vara på kontoret?

0
Kyliga kontor gör inte bara att vi fryser, det sänker också vår koncentrationsförmåga och kan påverka hälsan. Så hur kallt får det egentligen vara på kontoret?

Studenternas kaminer ger värme i Ukraina

0
Strax innan jul bjöd studenter vid Linköpings universitet in till en svetskväll till förmån för Ukraina. Resultatet blev 32 vedkaminer som nu sprider värme i Ukraina. 

Så jobbar du effektivare – bästa apparna för ”att göra-listor”

0
I det hybrida arbetslivet är det viktigt att få struktur för att hålla effektiviteten uppe. En kalender kopplad till en ”att göra-lista” är som en bibel, säger effektivitetsexperten Jan Winstedt.
Pavel Hajman, Husqvarna, Mattias Forsberg, Handelsbanken, och Charlotte Svensson, SAS

Så mycket tjänar it-cheferna

0
Det är stora variationer mellan it-chefernas löner visar årets lönelista från CIO Sweden. Från 740 000 i månaden på förstaplatsen, till 160 000 på plats 30.

Stora neddragningar på H&M– hundratals ingenjörer drabbas

0
Flera hundra ingenjörer i Sverige berörs när H&M genomför en stor omorganisation inom funktionen Business Tech. Just nu pågår arbetet med att utvärdera medarbetarnas kompetens.

Vissa orosmoln på arbetsmarknaden för ingenjörer 2023

0
Av 16 stora ingenjörsarbetsgivare svarar 13 att de planerar att rekrytera lika många eller fler ingenjörer i år jämfört med förra året. Men Volvo AB kommer bara anställa hälften så många som 2022.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

Kvinna som är uttråkad på jobbet

Sex råd – så gör du när jobbet inte känns kul längre

5
Blir det inte bättre än så här? Är det här vad jag ska jobba med resten av livet och just här, på den här...