Medlemstidning för Sveriges Ingenjörer
HemArbetslivDe halverade handläggningstiden för bygglov

De halverade handläggningstiden för bygglov

2011 tog det i genomsnitt 60 dagar att få ett bygglov i Norrtälje kommun. I dag är siffran nere på 30 dagar – och mediantiden har sänkts från 40 till 17 dagar. Bakom förbättringen ligger både digitalisering, att titta på processer och att lyssna på invånarna.   

Det var 2010 som bygg- och miljökontoret i Norrtälje konstaterade att kortare handläggningstider för bygglov var det som invånarna önskade sig mest.

Karolina Nordstrand
Karolina Nordstrand under ett arbetspass i Bygglovs- och VA-bussen. Tack vare digitaliseringen kan handläggarna jobba var som helst och ändå kunna behandla alla ärenden.

– När man identifierade processerna blev det tydligt vilka led som inte bidrog till att öka kundvärdet. Framförallt var det administrationen, när ärendena hoppade mellan olika arbetsgrupper – med registrering, att skapa en akt, tilldela en handläggare och begära in kompletteringar, berättar bygglovshandläggaren Karolina Nordstrand.

I dag loggar hälften av kunderna in med bank-id och registrerar sina bygglovsansökningar digitalt. Också grannar som får ha synpunkter kan lämna dem digitalt. Övriga ansökningar kommer på papper eller mejl. De läggs in i systemet av förvaltningen och sedan sköts allt digitalt.

Det gör att handläggarna snabbt får fram alla handlingar och händelser som påverkar ärendet. Kommunikationen med kunderna sköts direkt genom systemet och behöver inte registreras separat.

– Förut tillbringade jag stora delar av dagarna i kopieringsrummet men nu finns allt i systemet. Det är en befrielse att kunna göra allt där. Man kan jobba hemifrån eller varifrån som helst, konstaterar Karolina Nordstrand.

När bygglovet är klart får kunden svara på frågor digitalt. Svaren syns på skärmar på kontoret. Man ser också hela tiden hur man ligger till med ärendena och allt följs upp dagligen.

– När jag går in i köket på morgonen och tar kaffe läser jag vad invånarna tycker. För det mesta är det positiva kommentarer. De tycker att vi är hjälpsamma och att vi har en bra dialog. Ibland är det också personliga kommentarer och de tackar handläggaren för att allt gått så bra.

Men det kommer också upp förbättringsförslag och saker som inte fungerat.

– Det var en omställning att det kommer upp på en skärm. Men man kommer in i det och då tänker man bara på att det är bra för invånaren och för att själv kunna utvecklas. Men det kräver att man tar det som konstruktiv kritik och gör något åt det och att ledarskapet visar att avvikelser är ok.

Bland bygglovshandläggarna har det växt fram en kultur där alla är öppna för digitala arbetssätt och alla är med och fortsätter att förbättra arbetet.

När det sker avvikelser från rutinerna eller någon har andra förbättringsförslag skriver man in det i ett särskilt system. En grupp tar hand om synpunkterna, sammanställer dem och delar ut arbetsuppgifter för att genomföra dem.

I dag är det lika många som arbetar med bygglov som innan förändringarna, men antalet ärenden har samtidigt ökat från 1000 till 2500. Trots det gör effektiviseringen att det finns mer tid över i dag.

– Man hinner fokusera på att vara rättssäker, granska ärenden, läsa rättsfall och omvärldsbevaka. Eftersom effektiviseringen frigör tid kan man förbättra ännu mer och få ännu mer tid över – det blir en god spiral.

Nu tittar man bland annat på att också integrera karttjänster.

Till andra som vill ta efter det här sättet att jobba ger Karolina Nordstrand råden att vara öppen för digitalt förbättringsarbete, att tillsammans arbeta fram e-tjänster – och att gärna ta kontakt med bygg- och miljökontoret i Norrtälje.

Karin Thorsell

2 KOMMENTARER

  1. Som kund kan jag konstatera att detta fungerar mycket bra. Jag har både upplevt effektivitet och ett bra bemötande. Det hänger kanske samman? Ett bättre sätt att jobba med mindre tidsspill minskar stress och underlättar fokus på att hjälpa mig som kund. Ser fram mot en spännande fortsättning. Lycka till!

  2. Ett utmärkt initiativ och ett bra exempel på hur stora effektivitetsvinster en kommun kan göra samtidigt som kundnyttan förbättras.

Lämna ett svar till Peter Faring Avbryt svar

Please enter your comment!
Please enter your name here

SENASTE NYTT

Lönebesked

Vad händer med komp och semester när jag byter jobb?

0
Du har hittat ett nytt jobb och ska säga upp dig. Men vad händer med komp och semester som du har sparat? Här svarar Viktor Rosencrantz, ombudsman på Sveriges Ingenjörer.  

Vad är annorlunda med att vara chef i Sverige?

0
Hur upplever chefer från andra länder att det är att vara chef i Sverige? Så här svarar en ledarskapsexpert och fyra utländska ingenjörer som är chefer i Sverige.

Så här förbereder Chalmers för yrkesverksamma

0
Det nya omställningsstudiestödet ska göra det lättare för yrkesverksamma att bygga på sin kompetens. Men hur redo är högskolorna för detta?

Andreas ansvarar för beräkningarna av Nordens högsta hus

0
Karlatornet i Göteborg blir Nordens högsta byggnad och ska stå klar om två år. Ansvarig för beräkningarna av det komplicerade konstruktionsarbetet är civilingenjören Andreas Lindelöf, 34 år.  

Stressen ökar på Chalmers: ”Det märks att vi är färre”

0
Neddragningarna på Chalmers har fått konsekvenser för medarbetarnas arbetsmiljö. Facket får nu signaler om att arbetsbelastningen ökar och stressnivån blivit högre för de anställda.

Tre ingenjörer: Så blev vi egenkonsulter

0
Friheten att välja uppdrag att kunna styra över sin tid är två goda skäl att bli egenkonsult. Ingenjörerna Martin Lindahl, Tommy Oldebäck och Jerker Bergström delar med sig av sina erfarenheter.
Ingenjörsfullmäktige 2022

Lång debatt om kortad arbetstid

1
Hur radikalt ska Sveriges Ingenjörer vara i kraven på kortad arbetstid? På Ingenjörsfullmäktige blev det lång debatt om det, om lön och om matte i skolan.

More information for members in English

0
The annual congress of The Swedish Association of Graduate Engineers has decided to translate more information material for the members into English.
KTH

Färre tog ingenjörsexamen förra året

0
Nästan exakt 500 personer färre tog en ingenjörsexamen under det gångna läsåret jämfört med året före. Ändå var det många: 5 000 fler än i slutet av 1970-talet och 2 000 fler än i mitten av 1990-talet.

”Rejäla fakta när vi ska argumentera för våra löner”

0
Trovärdig statistik är ett av de viktigaste verktygen i den kommande löneförhandlingen. De två Akademikerföreningar som förra året var bäst på att skicka in sina svar var Arriver Software och Ljungby kommun.

INGENJÖRSKARRIÄR

VI REKOMMENDERAR

Kan jag bli tvingad att ta semester i jul?

1
Kan konsultföretag verkligen tvinga sina medarbetare att ta ut semester till jul? Ombudsmannen reder ut frågan.