Kontor utan egna skrivbord är den stora trenden. Erfarenheterna varierar från katastrof till framgång. Civilingenjören Linda Rolfö har forskat kring aktivitetsbaserade kontor och vet vad som krävs för att medarbetarna ska trivas. Och kunna jobba effektivt.
I sin forskning kan Linda Rolfö se att det finns stora fördelar med aktivitetsbaserade kontor som inte har för få skrivbordsplatser och där det finns tydliga regler. Kontoret Skutan är ett av Scanias aktivitetsbaserade kontor i Södertälje.
Från skrivborden längs fönsterväggen hörs ett svagt knattrande från tangentborden men textilmattorna på golven dämpar ljudet. Här och var sitter grupper på mjuka färgglada pallar samlade runt ljusa träbord och diskuterar. Några andra sitter på höga stolar vid långbord, som kallas touch-down-platser. I ett avskilt rum med skylten Stilla havet sitter två personer i varsitt hörn. Här skulle man nästan kunna höra en knappnål falla.
Linda Rolfö guidar mig runt på kontoret Skutan, ett av många Scaniakontor i Södertälje. Hon är civilingenjör från Chalmers och disputerade på KTH i december om aktivitetsbaserade kontor. I februari rekryterades hon till Scania på en nyinrättad tjänst där hon får möjlighet att omsätta sina och andras forskningsresultat i praktiken.
– Ett aktivitetsbaserat kontor är inte bara en annan planlösning, det är också ett annat sätt att arbeta. Inser man inte det kommer man inte att få det att fungera.
Fyra faktorer för att lyckas med aktivitetsbaserade kontor
- Planeringsprocessen – se till att få en stor delaktighet. Det är viktigt att cheferna förstår varför man väljer ett aktivitetsbaserat kontor, ser möjligheterna och att kommunikationen fungerar bra.
- Dimensionering av arbetsplatser – planera med en överkapacitet. För få skrivbordsplatser ger ett sämre flöde. Huggsexa om skrivborden skapar irritation.
- Regler för prat och nyttjande av arbetsplatser – bestäm vad som gäller för de olika ytorna.
- Organisatoriska förutsättningar – kartlägg vilka arbetsuppgifter som medarbetarna har. Ett aktivitetsbaserat kontor kräver ett nytt sätt att arbeta. Många hinder kan lösas med digitalisering.
I sin forskning har Lindö Rolfö kunnat se vad som är avgörande för att ett aktivitetsbaserat kontor ska bli en miljö där medarbetarna både trivs och kan jobba effektivt. Det är viktigt att förankra idén hos cheferna, inte underdimensionera arbetsplatserna, upprätta tydliga regler och framför allt – hitta nya arbetssätt. (Se faktaruta)
– Jag kan förstå att man ogillar aktivitetsbaserade kontor om de inte är anpassade för arbetsuppgifterna och om man inte har lyckats förändra sitt sätt att arbeta, säger Linda Rolfö.
På Scania arbetar i dag ungefär 1200 av företagets omkring 12 000 tjänstemän i aktivitetsbaserade kontor. När nya kontorslokaler planeras stöttas arbetet av Linda som är processledare tillsammans med en grupp som bland annat består av lokalplanerare, ergonom, beteendevetare, arbetsmiljöingenjör, lokalägare, huvudskyddsombud, fackliga representanter, byggprojektledare, möbelansvarig och IT-ansvariga.
En viktig del av Linda Rolfös arbete handlar om att fånga upp synpunkter från ledning och nyckelpersoner i Scanias aktivitetsbaserade kontor. Vad har fungerat bra och vad behöver man förändra?
Det finns också en fråga som alltid måste besvaras innan man ens överväger den här kontorsmodellen. Vad är egentligen syftet med ett aktivitetsbaserat kontor? Linda Rolfö har sett att det finns flera goda skäl: minska kontorsyta, öka innovation, förbättra samarbete mellan avdelningar, främja hälsa och få mer nöjda medarbetare eller minskad miljöpåverkan (färre skärmar, mindre pappersförbrukning, mindre kontorsyta att värna och städa).
Microsoft var 2011 pionjärer när man införde aktivitetsbaserade kontor. Samtidigt definierade man ett nytt arbetssätt som innebär att medarbetarna själva bestämmer när, var och hur man genomför sina arbetsuppgifter. Det här bygger på en stor dos av tillit men ger också cheferna nya utmaningar.
Sveriges Ingenjörer om arbetsmiljön
Läs mer om vad Sveriges Ingenjörer gör inom området arbetsmiljö här.
När medarbetarna får större ansvar blir det svårare för cheferna att se om de jobbar för mycket eller för lite, får stöd som de behöver och känner sig inkluderade.
– Det är också en av anledningarna till att cheferna måste tro på idén med aktivitetsbaserade kontor för att det ska bli bra. Det är därför som jag fokuserar så mycket på att förankra projektet hos cheferna.
Fem viktiga regler i ett aktivitetsbaserat kontor
- Hur ofta får man sätta sig på samma plats? När ska man plocka undan sina tillhörigheter?
- Restriktioner för hur länge man får använda skrivbordsplatser i öppen zon.
- Restriktioner för hur länge man får använda unika zoner med ett starkt begränsat antal arbetsplatser (exempelvis telefonhytter och enskilda utrymmen).
- I vilka zoner får man ta video- och telefonsamtal?
- I vilka zoner får man prata med kollegor?
Linda Rolfö ser också att de nya kontoren ofta kräver gemensamma diskussioner om värderingar. Hur värdesätter vi arbete? Är de medarbetare som sällan syns på kontoret mindre produktiva är de som finns på plats klockan 8–17? Ska det finnas en valfrihet att sitta i tysta zoner för de som har andra behov och inte med kolleger för att vara tillgänglig?
Alla trivs inte heller i aktivitetsbaserade kontor. Så enkelt är det. Men alla trivs inte heller i kontorslandskap eller i egna kontorsrum, så kallade cellkontor. Att äldre medarbetare är mer kritiska till de aktivitetsbaserade kontoren har Linda inte kunnat se i sin forskning.
Än så länge är det glest med vetenskapliga studier som visar att medarbetarna blir mer produktiva i aktivitetsbaserade kontor. Linda Rolfö har gjort studier där medarbetarna självskattat sin prestation som högre efter flytt från kontorslandskap till aktivitetsbaserat kontor.
I kontoret Skutan finns några arbetsplatser med gåband men de används inte särskilt ofta.
– Det här är svårt att mäta eftersom det krävs en kontrollgrupp som har exakt samma arbetsuppgifter och förutsättningar. Vid självskattning kopplar man ofta sin ansträngning till produktivitet. Har man ansträngt sig mycket känns det ofta som om man har varit produktiv, men det är inte riktigt samma sak.
Linda Rolfö kan både i sin egen och andras forskning se stora fördelar med aktivitetsbaserade kontor om man gör rätt. Medarbetarna uppskattar framför allt möjligheten att välja arbetsmiljö och bättre samarbete mellan avdelningar. Den är den kunskapen som hon nu ska bidra med på Scania.
6 kommentarer
Jag hade ett jobb där kursutveckling förekom, dvs. att läsa många tekniskt komplexa dokument och sedan sammanställa en kursbok. Detta var ett ensamarbete som krävde hög koncentration och fokusering. Då företaget införde kontorslandskap stod jag inte ut på arbetsplatsen längre. Man blev ständigt störd, mådde dåligt, och ibland fanns inte ens ett skrivbord tillgängligt när man kom till jobbet. Lösningen för min del blev att jobba hemifrån, dvs jag fick ännu mindre kontakt med mina arbetskamrater. Då jag jobbade i ett eget kontorsrum kunde jag med stängd dörr markera när jag inte ville bli störd, träffa arbetskamrater under lunch/kafferast, och vid behov ordna ett möte. Jag gick i pension ett år tidigare än planerat pga arbetsmiljön.
Någon hjälp av SI fick jag inte, och företaget gjorde bara kosmetiska förändringar och ännu mer reklam för sina landskap efter enkäter som visade på missnöje.
Det logiska borde vara att fråga individen och teamet hur de vill ha sin arbetsplats för att kunna jobba effektivt och må bra.
Hej Lennart!
Så som jag uppfattar din text så var inte det ett Aktivitetsbaserat kontor utan ett rent kontorslandskap vilket är en stor skillnad. I ett aktivitetsbaserat kontor hade det funnits tysta utor för arbete som krävde detta.
Ett hett ämne!!
Jag instämmer med de andra kommentarerna, dvs gå ut med en enkät till alla medlemmar i SI.
Personligen är jag oerhört skeptisk emot öppna landskap och aktivitetsbaserade arbetsplatser.
Vilka betydande nackdelar finns?
-ljud
-rörelse (man har ofta något som rör sig i periferin, viket gör att man undermedvetet känner sig observerad, och därmed ökar stressen och fokus förloras)
– Människor har en jävla massa störande ticks för sig: smattrande tangentbord, tar med mat, knackar i bordet, lutar från och tillbaka på stolen osv
– Människor är i grund och botten sociala varelser, men som med allt annat i livet…. för mycket av det goda leder till omvänd effekt…
Läsvärt: en studie från Cambridge som släpptes 2018. Det är bara att googla.
Har faktiskt inte hittat någon forskning som visar på ökad produktivitet eller trivsel, snarare tvärtom.
Om 20 år kommer vi bara ha cellkontor igen. Någon som är med mig?
Jag tycker att iden om att undersöka vad SI-medlemmarnas åsikter är, låter intressant. Själv har jag inte haft speciellt goda erfarenheter med kontor utan skrivbord. Dock även i mitt fall ett företag som jag trivs mycket bra på!
En stor del av skaran som hade egna skrivbord och blev av med dem, började jobba hemifrån allt oftare och i slutändan kan man säga att samarbetet mellan dessa kollegor minskade. Så ja, jag är också nyfiken på vad andra tycker.
mvh,
Katrin
Har Sveriges Ingenjörer gjort någon undersökning vad deras medlemmar tycker?
Jag personligen är så starkt emot aktivitetsbaserade kontor att jag skulle säga upp mig om de införde de på företaget jag jobbar idag (ett företag jag trivs bra på!).
Då jag ser att detta är en stor trend bland många företag är jag nyfiken över vad SI medlemmarna tycker?
Vi har fått ganska många artiklar om detta i Ingenjören men jag har inte läst något om vad medlemmarna som helhet tycker.
Personligen har jag dock aldrig träffat någon som varit för aktivitetsbaserade kontorsplatser.
Någon undersökning om vad förbundets medlemmar tycker om aktivitetsbaserade kontor har inte gjorts. Ingenjören har besökt några arbetsplatser och skrivit om hur de här kontoren fungerar. Vissa har fungerat bra, andra betydligt sämre.