Längtar du efter en arbetsvardag med mindre stress, smidigare samarbeten och där du får mer gjort på kortare tid? Då kan bättre logistik vara en del av lösningen, enligt Nina Modig, civilingenjör och logistikforskare.
För Nina Modig är logistik lika självklart som att andas. Alla andra använder också logistik, men så länge det fungerar bra så ägnar vi väldigt lite uppmärksamhet åt det.
– Logistik finns överallt runt omkring oss. Många uppfattar det som något krångligt och jobbigt och det finns ett visst motstånd till begreppet. Men när du väl fått på sig logistikglasögonen så inser du att det egentligen är väldigt enkelt, säger Nina Modig.
I våras kom hon ut med boken Bättre logistik helt enkelt som riktar sig till nyfikna nybörjare som vill få mer fri tid med bättre flöden.
– Jag saknade en grundläggande bok som jag kan sätta i händerna på de som snabbt vill kunna förstå logistik och använda sina nya kunskaper. Många böcker i ämnet går snabbt in på djupet. Därför ville jag skriva en rolig och lättsam bok som sänker tröskeln till logistikens magiska värld.
Nina Modig är civilingenjör med doktorsexamen från Chalmers tekniska högskola och har arbetat med logistikutveckling i mer än tio år inom bland annat byggbranschen och sjukvården. Hon poängterar att kunskap inom logistik är användbar inom alla typer av branscher och arbetsområden.
– Det finns många lågt hängande frukter inom logistik som du kan komma åt om du har de grundläggande kunskaperna. Med relativt enkla insatser kan du spara både tid och pengar och dessutom skapa en arbetsvardag där arbetet flyter smidigt.
Vanligtvis förknippas logistik med transporter, men principerna för logistik fungerar för alla typer av flöden – varor och tjänster såväl som pengar och information.
På ett sjukhus kan det handla om patientens flöde genom vårdkedjan och logistiken kring personal, utrustning och information mellan avdelningar. På kontoret är det andra logistikkedjor som för arbetet framåt, som exempelvis beslut, information, samarbete och kommunikation. Oftast tänker vi inte på att vi befinner oss i ett flöde. Det är först när logistiken krånglar som den blir uppenbar.
– Om din rapport inte blir klar för att du väntar på underlag från en kollega, om du alltid måste stressa till mötet på morgonen för att du fastnar i trafiken eller om viktig information försvinner bland olästa mejl i mejlkorgen, då har du förmodligen fastnat i logistiken, säger Nina Modig.
I boken beskriver Nina Modig en metod för att lösa logistikproblem som hon kallar Fiesta-modellen. Det första steget handlar om att fokusera, att hitta det flöde där förändringar kan ge bäst effekt. Vad irriterar dig mest och vad lägger du mycket tid på som inte tar dig framåt? Därefter bör du lägga en del tid på att förstå grundorsaken till problemet.
Fiestamodellen
- Fokusera. Välj ut ett område och avgränsa det ordentligt.
- Identifiera. Hur ser flödena ut, var finns utmaningarna du vill ta tag i?
- Eliminera. Ta bort alla onödiga flöden, se till att de flöden du har blir mer förutsägbara och enkla.
- Separera. Separera flöden med olika behov och egenskaper i exempelvis tid och rum.
- Titta på andra. Hitta inspiration hos andra och sno bra idéer.
- Addera. Om inget annat har fungerat tillräckligt bra så kan det vara läge att investera i extra resurser som löser problemet.
– Ett vanligt fel när vi vill lösa ett logistikproblem är att vi går direkt på lösningen. Men mitt råd är att börja med en ordentlig nulägesanalys för att förstå var jag lägger min tid och vad det är som hindrar mig i mitt flöde. Då blir det också tydligt vad jag själv har möjlighet att påverka, men även vilka förutsättningar som är fasta och där jag kan behöva söka alternativa vägar framåt, förklarar hon.
På en arbetsplats är det ofta många olika faktorer som påverkar flödet som helhet. När flödet fastnar kan det bero på tidstjuvar som gör att du lägger tid på fel saker, flaskhalsar där arbetet stoppas upp för att många ärenden måste gå genom en person, dubbelarbete där flera personer bearbetar samma information eller omarbete där man måste rätta till fel som uppstått tidigare i kedjan. För att lösa ett logistikproblem på den nivån är det därför viktigt att förstå sin roll i helheten och hur man påverkar andra.
– Störst effekt får vi ofta om många i flödet träffas och börjar prata med varandra. När de får insikt om andras arbete och förstår hur det de gör påverkar andra, först då kan de börja samarbeta på allvar, säger Nina Modig.
Nina Modigs förhoppning med boken är att få fler att intressera sig för grunderna i logistik. Hennes tips är att börja träna logistikmusklerna genom att välja något enkelt flöde i din vardag – middagsmaten, tvättstugan eller morgonsysslorna – och använda modellen för att träna dig i att förbättra dina flöden.
– Logistik hjälper dig att skapa ordning i kaos och flyt i din vardag. Min förhoppning är att återerövra begreppet logistik så att fler inser hur kul och spännande det är och hur vi med små medel kan göra stor skillnad för att få flödet att flyta bättre.
Anna Nyström
