Koll på inkorgen minskar stressen

Att minska mängden jobb är inte det enda sättet att minska stress. Det kan också göras genom att få kontroll över vad vi har att göra. Och en central del i det är att hantera inkorgar rätt, menar teknikjournalisten Anders Thoresson. Här är hans råd.

Många arbetsuppgifter kommer in via mejlen och därför är hantering av inkorgen kärnan i Anders Thoressons tips. Men tillvägagångssättet omfattar alla andra sätt man får arbetsuppgifter – på möten, på lappar eller muntligt från chefen, egna idéer och så vidare.

Tanken är att sortera och ta bort mejl och föra in saker som ska göras i kalendern och i listor.

Du har fått invändningen att bra rutiner bara tar tid. Får man verkligen mer gjort?

– Det tar inte så mycket tid som det kanske ser ut. Och poängen är inte att få mer gjort utan att öka känslan av kontroll, vilket minskar stressen.

Han förklarar ”krav-kontroll-modellen”. Den visar att vi klarar höga krav om vi också har hög kontroll. Det kan kallas chefsläget eller flow. Samma modell pekar på att låga krav och låg kontroll gör oss passiva. Låga krav och hög kontroll gör oss uttråkade. Stressen uppstår när det är höga krav men vi har låg kontroll – när vi helt enkelt inte har kontroll över situationen.

Vad gäller mejlen menar Anders Thoresson att allt som kommer in behöver processas. Så för varje mejl behöver vi kolla: Vad är det här?

Ta hand om mejlet så här:

• För mindre viktiga mejl kan det vara bra att skapa automatiska filter så att de hamnar i en egen mapp direkt. Det kan handla om en webbhandel som visserligen är intressant, men vars mejl du kan kolla då och då när du behöver en paus, men som du inte behöver ha liggande i inkorgen.
• För mejl som innehåller information om till exempel ett visst projekt sorterar du in mejlet i en mapp för det projektet. Börja försiktigt med antal mappar du sorterar in i. Du ska inte behöva fundera över i vilken mapp ett mejl ska ligga.
• Mejl du inte vill ha raderar du.
• För mejl med uppgifter som ska in i kalendern kan du flytta all information från mejlet dit och sedan lägga mejlet i en arkivmapp.
• För alla mejl där någon förväntar sig något av dig lägger du in uppgiften i en lista.

Mejlen du ska agera på kan ligga kvar i inkorgen – men allt annat bör du flytta bort, så att du inte behöver fundera när du tittar på mejlen: ”Har jag tagit hand om det där, eller hur var det?”

På samma sätt behöver du efter ett möte ha tid att föra in det du fått i uppdrag att göra i dina listor. Det är viktigt att allt du ska göra finns samlat och inte ligger spritt – för då har du ingen överblick.

Så vilka listor bör man ha? Här är Anders Thoressons förslag:

• En uppgiftslista där du skriver in alla små saker som ska göras.
• En projektlista med övergripande mål du jobbar med. Genom att se projekten vet du ofta vad du behöver göra.
• Om uppgiftslistan och/eller projektlistan är lång är det lätt att bli handlingsförlamad. Då är det bra att ha en daglista. Avsluta varje dag med att titta igenom listorna och kalendern och gör en realistisk bedömning av vad du kommer att hinna och lägg in det på daglistan för nästa dag.
• Det kan också vara en bra idé att ha en deadlinelista där du skriver upp hårda datum när något måste vara klart. Då har du koll på deadlines och ser också hur arbetsbelastningen ser ut framöver. Det är ett bra underlag för att se om du behöver prata med chefen, kollegor eller kunder för att se om en deadline behöver flyttas – och om det inte går, att du kan behöva avlastning.

Tänk också på hur du skriver i listan. Det gäller att du förstår vad du menade även om det dröjer ett tag innan du ska göra arbetsuppgiften. Skriv ner så fullständigt du behöver för att komma ihåg.

Ytterligare ett tips är att planera in i kalendern när du ska jobba med viktiga uppgifter. Om du inte har bestämt när du ska jobba med en viss sak kan det plötsligt ha gått en vecka när du bara haft fullt upp med mejl och annat.

Några sista tips:

Har du för många uppgifter? Då kan du behöva gå till chefen och fråga vad du ska prioritera och vad som kan vänta. Det är chefens ansvar att prioritera och att du inte har för mycket att göra.

Kolla inte mejl så fort de kommer. Det tar tid att komma tillbaka till en arbetsuppgift om du blir avbruten av ett mejl. Har du mycket att göra: lägg in ett pass i kalender där du tar hand om mejlen 30-45 minuter om dagen.

Lägg uppgifter som kräver koncentration den del av dagen när du är piggast och mest koncentrerad. För många är det på förmiddagarna. Satsa då på att lägga möten och rutinuppgifter på eftermiddagar.

Sortera mejl efter avsändare. Det gör att du snabbt hittar mejl från viktiga avsändare. Har du varit borta ett tag så du fått flera mejl från samma person: läs då det senaste först. Något du ombads göra i det första mejlet kan ha blivit överspelat.

Ha dina att göra-listor digitalt och på ett sätt så att du kommer åt dem var du än är.

Ta reda på om du förväntas kolla mejl på fritiden. Är det något viktigt som händer är det ofta bra att ha ett annat sätt än mejl att kommunicera. Om du själv skickar mejl utanför kontorstid: Kolla om du kan tidsinställa mejlet så att det inte går iväg förrän nästa arbetsdag börjar, så att du inte stör kollegornas fritid.

Skriv en ämnesrad som beskriver vad det handlar om – inte ”Viktig info”.

CC:a/skicka inte kopia av mejlet i onödan – tänk på vilka som verkligen behöver mejlet. Att cc:a chefen hela tiden gör att alla undrar om du vill visa dig duktig eller om du inte är nöjd med den som mejlet är till.

Karin Thorsell