Prata om hur ni vill kommunicera, skapa rutiner och sätt upp tydliga spelregler. Det är några nycklar till framgång med det aktivitetsbaserade kontoret.
Grundtanken med aktivitetsbaserade kontor är att medarbetare kan arbeta på den plats där de för tillfället arbetar bäst – i tysta rum, tillsammans med andra eller i en miljö där de kan få utlopp för sin kreativitet. Men vad innebär det för ledarskapet och relationerna mellan kollegor?
Lena Lid Falkman, handelshögskolan i Stockholm.
– När man säljer in konceptet säger man ofta att det handlar om att ”cheferna måste släppa taget”. Men så är det inte riktigt. Det handlar snarare om att cheferna behöver ha ett annat fokus, säger Lena Lid Falkman som forskar om kontorsmiljöer vid Handelshögskolan i Stockholm.
Ingen har en egen plats
Faktum är att vi inte ens i en mer traditionell kontorsmiljö sitter på samma plats hela tiden. Studier har visat att medarbetare med fasta kontorsplatser sitter cirka 50 procent på sin plats, resten av tiden är de ute hos kund, i möten, i samtal med en kollega eller någon annanstans.
Sätt fokus på kommunikationen
- Kom överens om vilka möten ni behöver ha, både på gruppnivå och individuellt. Bestäm vilka som ska vara med, hur ofta ni behöver träffas och på vilket sätt – telefon, video, fysiska möten eller en kombination av allt.
- Skapa rutiner kring hur ni använder olika kommunikationskanaler. Vilka verktyg har ni och hur ska de användas? Var ska ni kommunicera vad?
- Sätt upp spelregler för kontoret. Vad innebär ett tyst rum? I vilka miljöer får man prata? När och på vilket sätt får man störa varandra för spontana möten?
- Skapa rutiner för sociala möten, både för kontoret som helhet och på individnivå, exempelvis kontorsfika på fredagar eller lunch med kollegorna på onsdagar. Kom ihåg att de flesta håller fast vid sina fika- och lunchrutiner även i en aktivitetsbaserad miljö.
- Hitta sätt att våga testa nya miljöer. Skapa egna rutiner där du byter miljö för olika arbetsuppgifter.
– Utmaningen i det aktivitetsbaserade kontoret är att folk inte har en egen plats. Därför måste du vara mer kontaktsökande och hitta nya sätt att möta dina medarbetare regelbundet, förklarar hon.
Chefens uppdrag, oavsett kontorsmiljö, är att säkerställa att medarbetarna har rätt förutsättningar för att göra sitt jobb och att de mår bra. I det aktivitetsbaserade kontoret ställs allt detta på sin spets – det är inte tid och plats som ska kontrolleras, utan mål och resultat.
Men på ett aktivitetsbaserat kontor är det inte självklart att chef och medarbetare möts för spontana möten och avstämningar. Därför måste kommunikationen styras upp och det blir viktigare att jobba mer medvetet med att skapa kontaktytor.
– Kommunikation är nyckeln. Vi måste prata om vår kommunikation och vara tydlig med hur vi vill kommunicera, både på grupp och individnivå. Hur ofta och på vilket sätt vi ska ha kontakt med varandra?
Prata om kommunikationen
Idag finns det mängder av kommunikationsverktyg som underlättar arbete på distans och gör det möjligt för grupper att mötas oberoende av var de för tillfället befinner sig. Den stora utmaningen är att utveckla arbetssätt där man drar nytta av verktygen på ett effektivt sätt. När ska man kommunicera via mejl, och på vilket sätt? När är chattverktygen mer effektiva? Hur ser man till att relevant information når alla i en projektgrupp?
Lena Lid Falkman kan konstatera att långt ifrån alla har framgång med att gå över till ett aktivitetsbaserat kontor. En vanlig orsak är att man inte riktigt har koll på vad medarbetarna gör och därmed inte lyckas anpassa miljön efter verksamheten och de personer som jobbar där.
– Ibland gör man det för att spara pengar, få in fler på samma yta eller för att visa att man är modern och har en digital mognad. Men det viktiga är inse att man behöver tänka på ett annat sätt. Hur gör vi för att nå de mål och resultat vi söker? Hur kan vi forma arbetsmiljön så att den blir smartare och bättre för verksamheten?
Utforska det aktivitetsbaserade kontoret
Lena Lid Falkman vet att många medarbetare känner motstånd till att börja jobba aktivitetsbaserat och att det ofta är cheferna som driver på. Men när beslutet väl är fattat och flytten genomförd tycker hon att man bör se möjligheterna med att kunna välja sin arbetsmiljö och våga utforska sina egna arbetssätt.
– Arbete är saker vi gör och inte en plats där vi är en viss tid. Vissa uppgifter kräver mycket fokus, andra uppgifter gör vi bäst i miljöer där vi kan bolla med kollegorna. Grundtanken med aktivitetsbaserade kontor är inte att alla ska springa runt och byta plats hela tiden, utan att hitta den miljö som för tillfället passar dig och den uppgift du ska göra bäst, säger Lena Lid Falkman.
