Har ni konflikter på jobbet ibland? Då är det som på andra arbetsplatser, konstaterar experten Lars Larsson. Men det går att lära sig hantera konflikterna och styra dem mot något vettigt.
Lars Larsson är expert på ledarskap och kommunikation. På ett webbinarium för medlemmar i Sveriges Ingenjörer tog han upp hur man ska göra för att hantera konflikter på jobbet.
Råden riktar sig till chefer, men är användbara för alla. Här är råden:
1. Triggas inte av attityd
När någon får oss att reagera är det attityden det hänger på. Oavsett om personen är snorkig – ”Ska verkligen Britt-Marie bli projektledare?” – eller spelar på egen svaghet – ”Jag vet inte hur jag ska klara det här”.
Här är det viktiga att inte triggas av attityden – att inte bli arg på den som är snorkig eller tycka synd om eller bli medlidsam med den som visar svaghet.
Svara i stället bara på sakfrågan: ”Ja, Britt-Marie ska vara projektledare” och ”Jag förstår att det blir en belastning för dig, vi får prioritera”.
2. Ta upp problem – vänta inte
När det uppstår saker, som att en medarbetare inte levererar eller till och med missköter sin personliga hygien, ta upp det med personen. Och ta upp det snabbt. Spara det inte till nästa utvecklingssamtal fyra månader bort.
Några formuleringar att använda sig av kan vara: ”Om jag inte säger det här nu kommer någon annan att säga det imorgon.” ”Det kanske känns tråkigt att höra det här, så här är det.” ”Det kommer kanske att bli en kall känsla i rummet nu, men jag måste ta upp…”
3. Stark i sak, mjuk mot person
Oavsett om du tar upp ett problem med en person eller kommer med budskap som berör många: Var stark i sak men mild mot person. Stå alltså fast vid vad som gäller, men var förstående mot människors behov och reaktioner. Och ju hårdare budskap, desto mildare behöver du vara mot personen.
Vid en konflikt: Se människan bakom. Vad är grunden till beteendet?
4. Sluta belöna dåligt beteende
Om någon gör något den inte ska, som att lämna disk i köket, ge inte personen en belöning genom att ta hand om den personens disk.
– Då kan en lösning vara att ha personliga koppar och om någon alltid lämnar sin kopp odiskad i köket: släng den, säger Lars Larsson.
När personen sedan säger ”Jag hade en kopp här”, säg ”Jag såg det, den slängde jag”.
På samma sätt menar han att man ska låta medarbetare lida när de inte gör det de ska på andra sätt, till exempel inte lämnar in tidrapporter eller fakturaunderlag i tid.
– Då får konsekvensen bli att inrapporterad övertid eller utlägg inte kommer med eller att låta fakturan förfalla och lägga kostnaden på avdelningen som missat. Och tala om ”Jag skriver avvikelserapport på det här”.
Det kan bli hallå den första månaden, men till nästa månad har folk lärt sig.
5. Tydliggör uppdraget
En av de största anledningarna till konflikter på jobbet är att uppdraget är otydligt. När uppdraget är otydligt börjar folk tolka själva vad de ska göra.
Resultatet blir att man anklagar kollegor eller andra enheter för att inte leverera – man förväntar sig ju något annat än det som den/de andra tänker att de ska leverera.
Därför måste ledningen och chefer göra uppdraget tydligt, berätta vad som förväntas av var och en och vem som är ansvarig för vad. Det gäller inte minst medarbetare som jobbat länge och där jobbet kan skilja sig både från vad man utbildades och anställdes för.
6. Var som du vill – men gör så här
Värdeord i all ära – men saker som engagemang, effektivitet och kompetens behöver få en konkret innebörd för att inte betyda olika saker för olika personer. Också ”Good enough” tolkas olika. Om man inte definierar det tillsammans kommer den ena att slarva och den andra att överarbeta.
Lars Larsson poängterar att ett modernt Sverige bygger på tolerans och öppenhet och att det är viktigt att chefer riktar in sig på beteenden, inte hur någon är.
– Säg: Du får vara som du vill, men så här gör vi här. Har jag rätt att tycka att vissa arbetsuppgifter till och med är trista? Ja. Har jag rätt att strunta i dem? Nej.
7. Hantera förändringar rätt
Förändringar – omorganisationer, övergång till aktivitetsbaserat kontor eller byte av operativsystem – skapar reaktioner. Därför behöver förändringar hanteras rätt för att inte skapa onödiga konflikter.
Ledning och chefer behöver förklara varför något görs – inte bara hur det ska gå till. De behöver också ge medarbetarna tid att smälta det, förstå reaktionerna och erkänna att det kan bli inkörsproblem. Men de behöver dessutom stå fast vid att förändringen kommer att ske och uppmuntra att testa det nya. Det är också bra att ge tydliga tidsramar – med en inkörsperiod och datum för när förändringen definitivt gäller. Om medarbetarna inte vet varför så spelar hur ingen roll.
8. Jag-budskap med ryggrad
När någon gjort något vi inte gillar är det vanligt att 1. Sätta en stämpel: ”Du är så…/ de på din avdelning är så…” 2. Ge ett bevis ”Jag har varit med förr och sett er…” 3. Gnälla ”Sluta vara så…” och 4. Kräva ”Se nu till att…”.
Det här sättet att agera ökar bara konflikten. Använd i stället jag-budskap: Berätta vad du iakttagit, vad ramen är och vad du behöver i stället.
”När jag ser att du inte lämnat underlag så ska du veta att det här går i stå. Det jag behöver från dig…”
”När du höjer rösten så här känns det okonstruktivt att prata vidare just nu. Jag ringer dig om en halvtimme.”. När du ringer, säg ”Det gick snett förra gången, nu börjar vi om”.
9. Behåll medarbetaren, ta tag i konfliktbeteendet
Om en konflikt utmynnar i att ”den personen är problemet” har ni utsett en syndabock. ”Får vi bara bort syndabocken så blir allt bra.”
Men syndabocken är bara ett symptom. Tar man bort syndabocken kommer någon annan att bli syndabock i stället.
Ta därför tag i konfliktbeteendet, men behåll medarbetaren.
10. Prata med varandra
Om det är lite eller obefintlig kontakt mellan enheter eller grupper skapar det lätt en negativ inställning: ”De där borta gör ingenting”.
Därför är det alltid viktigt att få folk att prata med varandra – det kommer att motverka många konflikter.
– Möt människan bakom konflikten, säger Lars Larsson.
Karin Thorsell
