Distans eller kontor – måste alla följa samma regler?

Maral Babapour Chafi vid Institutet för stressmedicin i Göteborg får årets Levipris för forskning om aktivitetsbaserade kontor. Nu ägnar hon sig åt den viktiga frågan efter pandemin – hur vi bäst kombinerar arbete på kontor och distans. Hon tror på en revansch för aktivitetsbaserade kontor.

För två år sedan doktorerade Maral Babapour Chafi på Chalmers med en avhandling om aktivitetsbaserade kontor. (Läs tidigare artikel i Ingenjören). Hon kunde förklara varför vissa aktivitetsbaserade kontor fungerar och andra inte.

–  För att lyckas krävs det att man involverar medarbetarna och att kontoret utformas efter deras behov. Man måste också vara öppen för anpassningar i efterhand.

Nu har Maral i stort sett lämnat Chalmers och undervisningen av studenter. I dag är hon projektledare på Institutet för stressmedicin för ett forskningsprojekt om aktivitetsbaserat arbete för tjänstemän i Västra Götalands Regionen. 3 000 medarbetare i regionen har flyttat in i tre nya aktivitetsbaserade kontor, i centrala Göteborg, Skövde och Mölndal.

– Jag leder ett interaktivt forskningsprojekt där jag också är expertstöd. Under året har jag ägnat mycket tid åt frågor kring distansarbete. Vilka arbetsmiljöutmaningar och möjligheter finns för kontorsarbete och distansarbete i framtiden?

Maral Babapour Chafi kartlägger de scenarios och behov som kan uppstå i arbetsmiljön, bland annat genom workshops med medarbetare, chefer, företagshälsovård och andra företag och organisationer som bidrar med sina erfarenheter.

– Distansarbete förekom även före pandemin men betraktades ofta som en förmån. Med pandemin har det blivit en universell arbetsform bland kontorsarbetare och digitala arbetssätt har fått större acceptans.

Olika behov och önskemål

Hon kan se en polarisering som sannolikt fortsätter efter pandemin. De som tycker att distansarbete fungerar bra har gynnats när kontoren stängde medan de som av olika skäl inte får distansarbete att fungera har missgynnats.

Nu arbetar många arbetsgivare med policys och riktlinjer för hur och var medarbetarna ska arbeta när kontoren öppnar igen.

– Här gäller det att hitta en modell som både passar verksamheten och tar hänsyn till medarbetarnas olika behov och önskemål.

I dag ser hon flera exempel på hur arbetsgivare testar sig fram. Spotify ger medarbetarna möjlighet att välja arbetsform för ett år i taget. Distans på heltid, kontoret på heltid eller en kombination med några dagar på kontoret och några på distans. Ett amerikanskt företag kräver närvaro på kontoret måndagar och fredagar medan tisdag-torsdag är öppna för distansarbete.

Samma regler för alla?

En viktig fråga är om det är nödvändigt med en policy som ska gälla för alla på företaget.

– I en homogen organisation kan det vara bra med en gemensam strategi men i de flesta organisationer har avdelningar och enheter olika behov. Där kommer det att krävas flexibilitet.

Maral Babapour Chafi ser att stödet till cheferna är viktigt.

– Många säger att cheferna inte är lyhörda. Jag anser att de måste få bättre förutsättningar för att förstå behoven och hitta lösningar som passar för gruppen.

Det handlar om att hjälpa chefer att se de kognitiva riskerna med nya arbetssätt och det är viktigt eftersom cheferna har arbetsmiljöansvaret.

Att hitta bra lösningar för att kombinera arbete på distans och kontor kommer också ta tid. I dag kan vi bara gissa hur det blir och inte se effekterna på längre sikt. Maral Babapour Chafi ser likheter med att flytta till en ny bostad.

– Det är sällan bra att bygga om direkt. Först när man har bott där ett tag känner man vad som fungerar och vad man behöver ändra.

Mer hållbara kontor

Hon tror att aktivitetsbaserade kontor kan vara en lösning som passar fler verksamheter än tidigare. Det kan fungera bättre nu i kombination med distansarbete än tidigare när de flesta arbetade på kontoret varje dag. Kanske synen på aktivitetsbaserade kontor också förändras när hållbarhetsfrågor är mer i fokus.

– Stora halvtomma kontor är en dålig lösning för arbetsgivare som vill nyttja resurser på ett effektivt och hållbart sätt. Att krympa kontorsytan för att spara pengar kan vara svårare att få medarbetare att acceptera än känslan att bidra till ett mer hållbart samhälle.

Egna arbetsplatse, både på kontoret och hemma, kräver dubbla uppsättningar möbler och skärmar.

– Delningsekonomin vinner mark inom nya områden. Vi hyr och lånar i stället för att köpa. Jag tror på en större acceptans för att dela arbetsplats och utrustning på kontoret.

Karin Virgin