Det här påverkar om vi vill vara på kontoret

Vissa ifrågasätter varför de ska vara på kontoret alls. Andra uppskattar gemenskapen. Med vad är det som påverkar? Och hur påverkas jobbet? Förtroendevalda ingenjörer berättar om distansarbetets baksidor.

Två år efter pandemin är möjligheten att jobba hemifrån självklar för många. Men det finns också arbetsgivare som vill ha sina anställda på kontoret.

Ingenjören har tagit reda på hur stor del av arbetstiden ingenjörer får jobba på distans., hur arbetet följs upp och varför vissa kontor ekar tomma. Vi skickade en enkät med frågor till de lokala akademikerföreningarna på drygt 50 stora ingenjörsarbetsplatser och intervjuade förtroendevalda.

I stort sett samtliga akademikerföreningar uppger att reglerna för distansarbete som sjösattes efter pandemin i början av 2022 gäller än idag. De flesta arbetsgivare har upprättat ett distansarbetsavtal eller en policy som tillåter 50–60 procent av arbetstiden på distans.

Fyra arbetsgivare: Saab,  SSAB, Sandvik och Volvo  har svarat att ”Hemarbete tillåts i begränsad omfattning, där så är möjligt, men rekommendationen är att vara på arbetsplatsen”.

På H&M och Axis Communications tillåts akademikerna bara  jobba på distans en dag i veckan.

Den arbetsgivare i Ingenjörens kartläggning som har de mest generösa villkoren är Region Stockholm. Det är också den enda arbetsgivare som tillåter mer distansarbete i dag än för två år sedan.    

”Chefer blev sjukskrivna av utmattning”

I november 2021 slöt Region Stockholm ett distansarbetsavtal som tillät 50 procent arbete på distans.

– Men många ville inte vara där alls eftersom de aktivitetsbaserade kontoren funderar så dåligt. När de åkte till kontoret och inte hittade sina kollegor kändes det meningslöst, säger Claes Kilgren, ordförande för Sacoföreningen i Region Stockholm.

Det fanns också brister både i uppföljningen av närvaron och av hur cheferna klarade att leda på distans.

– Chefer behöver ha regelbunden kontakt med sina medarbetare och på vissa håll har det fungerat dåligt.

Efter några tillbud då medarbetare, delvis på grund av distansarbete, drabbats av psykisk ohälsa reviderade regionen förra året riktlinjerna.

För att stärka den sociala gemenskapen måste nu akademikerna vara på kontoret minst en dag i veckan.  

Claes Kilgren vet att möjligheten att kunna jobba hemifrån uppskattas av de flesta men som facklig förtroendevald ser han baksidorna.

– Jag har sett flera chefer bli sjukskrivna av utmattning. Det kan förstås finnas flera orsaker men det är svårt att leda på distans när organisationen är otydlig.

Han menar att chefer behöver vara aktiva och ta initiativ för att kunna stötta sina medarbetare på distans. De behöver följa upp arbetet noga och agera när det uppstår problem.

– När alla var på kontoret flöt det här bättre. Det var enkelt att gå till varandra och prata. På distans blir det ofta en tröskel.

Från början hade enheter och arbetsgrupper också bestämda innedagar då alla skulle vara på plats samtidigt.

– Det har nog luckrats upp en del. Vissa ifrågasätter varför de ska vara på kontoret alls. Det behövs aktiviteter på kontoret som skapar mervärde. Vissa chefer lyckas med det men andra inte.

”Kontoret behövs för att hjälpa nya kollegor”

När Ingenjören pratar med förtroendevalda visar det sig det att uppföljningar av reglerna om distansarbete inte sker överallt. Åtminstone har de lokala facken inte blivit informerade.

På Svenska Kraftnät har många tjänstemän ett distansarbetsavtal och de flesta får jobba 50 procent på distans.

– Jag har aldrig hört att det sker uppföljningar. Jag är på kontoret i Sundbyberg och närvaron varierar. Några är här nästan varje dag men vissa ser man nästan aldrig, säger Emma Thornberg, ordförande för Saco-S på Svenska Kraftnät.

Hon vet att möjligheten att jobba halva arbetsveckan på distans är uppskattad. Svenska Kraftnät är dessutom i en expansionsfas. Nya medarbetare anställs hela tiden och distansarbetsavtalen underlättar rekryteringen.

– Men det är också viktigt att se baksidorna. För att lära känna nya medarbetare och hjälpa dem in i arbetsuppgifter tror jag att det är viktigt att vi träffas på kontoret.

I en verksamhet som växer snabbt ökar också risken för att det kollektiva minnet försvinner.

– När vi inte träffas varje dag, pratar med kollegor och lyssnar på samtal finns det en större risk att vi gör om misstag som kollegor har gjort tidigare.

”Är cheferna på kontoret kommer medarbetarna”

Flera förtroendevalda som Ingenjören har pratat med betonar att cheferna har ett stort ansvar, både för att distansarbete fungerar och för att anställda ska känna att det är roligt och meningsfullt att komma till kontoret.

På Ikea stramades reglerna för distansarbete upp efter pandemin. Då infördes möjligheten att distansarbeta upp till 50 procent. Tidigare saknades gemensamma riktlinjer och det var upp till cheferna att bestämma.

– Det blev mycket diskussioner när ändringen infördes. Många frågade varför de måste vara på kontoret och det pratades om att många skulle sluta, säger Holger Seller, ordförande för akademikerföreningen på Ikea.

Nu hör han sällan klagomål, tvärtom. De flesta uppskattar gemenskapen på kontoret. Många är där fyra dagar i veckan, lite mer än vad arbetsgivaren kräver.

Holger Seller kan se att chefernas attityd och beteende har stor betydelse.

– Är cheferna på jobbet kommer medarbetarna också dit. Ledningen har uppmuntrat och uppmanat cheferna att vara på kontoret. De har blivit en slags förebilder.

Aktivitetsbaserade kontor skapar problem

Flera förtroendevalda säger att det finns ett missnöje med aktivitetsbaserade kontor. Utan fasta platser blir det svårt att jobba med sin grupp och sorlet påverkar koncentrationsförmågan.  

Ericsson har omkring 14 000 anställda i Sverige och kontor på åtta orter. På två av dessa, Borås och Kumla, har företaget tillverkning och testutveckling. Där jobbar ingenjörerna nära produktionen och behöver vara mera på plats.

Enligt den generella policyn för Ericsson i Sverige får cirka 50 procent av arbetet ske på distans, om det fungerar med hänsyn till arbetsuppgifter.

Närvaron följs upp och alla orter som inte har fabrik har en kontorsnärvaro på 45–50 procent, dock lägre måndagar och fredagar. Utom Linköping. Där är närvaron högre, omkring 60–70 procent.

– Ericssons kontor i Linköping är det enda i Sverige som inte har byggts om till ett aktivitetsbaserat kontor.  Där har de flesta fortfarande egna platser, säger Håkan Lönnqvist, ordförande för de samlade akademikerföreningarna på Ericsson i Sverige.

Men han tillägger att det är på koncernnivå är lite kontroversiellt att påpeka sambandet. Det är andra faktorer, som kortare pendlingsavstånd, som brukar nämnas.

Nu ska distansarbete kartläggas på Volvo

Stefan Paulsson och Nevenka Vranjes är skyddsombud på koncernnivå och representanter för de 11 akademikerföreningarna som finns inom Volvokoncernen i Sverige.

De har länge vetat att riktlinjerna för distansarbete varierar mellan bolagen och även inom varje bolag. Men hur riktlinjerna ser ut och hur de upplevs av medarbetarna vet de inte. Inte än.

– Vi har nyligen genomfört en enkät med akademikerna i hela koncernen, nästan 10 000 medarbetare. Nästan 40 procent har svarat och just nu analyserar vi svaren, säger Stefan Paulsson.

Men redan innan analysen är helt klar kan båda se att distansarbete varierar stort. Ungefär 25 procent har svarat att de aldrig jobbar hemifrån med 75 procent gör det åtminstone en dag i veckan, vissa mer.

Det är ingen överraskning att möjligheterna att distansarbeta är mer begränsat för tjänstemän som jobbar nära produktion och med utveckling som kräver särskild utrustning. Men det kan också finnas annat som påverkar.

– Vi hoppas att enkätsvaren ska kunna visa sambanden mellan distansarbete och olika faktorer. Påverkar kontorets utformning? Finns det skillnader mellan kön och åldrar, chef och medarbetare, säger Nevenka Vranjes.

Hon tror att kontorens utformning kan vara en viktig faktor. Många vande sig vid tystnaden hemma under pandemin. Sorlet på kontoren gör att många har svårt att koncentrera sig. Och utan fasta platser kan det vara svårt att träffa kollegorna i teamet. Då kanske man inte är där mer än nödvändigt.

Men hur det påverkar distansarbetet produktivitet, trivsel, lojalitet och företagskultur?   

– De tror jag inte att någon riktigt kan svara på än. Volvo experimenterar fortfarande med modellen att växla mellan kontor och distans och vi är bara i början på den här resan. Om fem år tror jag inte att vi jobbar på samma sätt som i dag, säger Stefan Paulsson.