Vilken är den bästa lösningen för distansarbete? I Borlänge kommun har medarbetarna testat en lösning med schemalagt arbete, halva tiden på kontoret och halva tiden hemma. I Örnsköldsvik har man däremot valt att helt skippa närvaroplikten.
Pandemin har förändrat inställningen till att arbeta hemifrån och på många håll i landet testar man olika varianter på distanslösningar. Borlänge kommun är ett exempel där man nu utforskar nya sätt att arbeta.
– Innan pandemin var vi väldigt restriktiva med att låta folk arbeta hemifrån, men det har ju visat sig fungera bra, både för verksamheten och för medarbetarna. Därför var vi nyfikna på att testa en lösning för distansarbete, berättar Sandra Sjöberg, strateg inom samhällsbyggnadssektorn i Borlänge kommun.
Schemalagt arbete på distans
I ett pilotprojekt som pågått i sex månader har omkring 60 personer i fem av kommunens kommunala förvaltningar testat en lösning för distansarbete där de turats om att arbeta tre dagar på kontoret ena veckan och två dagar andra veckan. Eftersom de delar kontor med varandra parvis har närvaron varit schemalagd.
– Jag är lite överraskad av hur snabbt vi förändrat våra attityder till distansarbete, säger Sandra Sjöberg, strateg inom samhällsbyggnadssektorn i Borlänge kommun. Foto: Rebecka Lindmark
Medarbetarna fick själva vara med och ta fram lösningen via gemensamma workshops. Även de som inte valde att arbeta på distans var med i diskussionerna.
Det var framför allt två saker som medarbetarna tyckte var viktiga – att team som arbetar tillsammans är på kontoret samtidigt och att alla hade sina egna fasta kontorsplatser.
– Det fanns en oro för att man skulle behöva leta en ny plats varje morgon, därför valde vi den här lösningen där medarbetarna sitter i egna kontor, men delar det med en kollega, berättar Sandra Sjöberg.
Koll på risker och konsekvenser
Inför workshop och projektstart har de även gjort en genomgripande förstudie. Förutom enkäter för att fånga in medarbetarnas synpunkter har de lagt ett stort arbete på att gå igenom tidigare forskning på området och att genomföra risk- och konsekvensanalyser.
Dessutom har de gjort beräkningar av de ekonomiska och miljömässiga konsekvenserna.
– Vi lyssnade även med huvudskyddsombuden och har haft en nära samverkan med facket under hela den här resan. En viktig poäng som facket fört fram är att distanslösningarna bidrar till en mer inkluderande arbetsplats, poängterar Sandra Sjöberg.
Är det okej att lämna en kaffekopp?
Inför projektstart fick medarbetarna dessutom utbildning i bland annat it-säkerhet, teknik, ergonomi och dataskydd. De diskuterade även praktiska frågeställningar och satte upp gemensamma spelregler kring arbetet.
Är det exempelvis okej att lämna en kaffekopp på skrivbordet när någon annan ska sitta där dagen efter? Behöver alla ha på kameran när man har digitala möten – och vilka möten passar inte som digitala? Och hur ser man till att ta pauser och hålla arbetstider när man arbetar hemma?
– Det har varit väldigt värdefullt att inkludera medarbetarna i förändringen, det är en god lärdom vi tar med oss. Dessutom var det bra att göra en förstudie innan vi drog igång där vi kunde identifiera både risker och utmaningar med distansarbete, säger Sandra Sjöberg.
Svårt med schemaläggning
I april tog själva pilotprojektet slut, och lärdomarna från tiden med schemalagt distansarbete är många.
En av de viktiga erfarenheterna är att medarbetarna önskar mer flexibilitet att själva styra över när de arbetar hemma och när de ska vara på kontoret.
– Redan första veckan valde miljökontoret att överge idén med schemaläggningen av distansarbetet. De har istället jobbat utifrån en lösning där de som delar kontor själva kommer överens om hur de delar upp sin närvaro på kontoret, berättar Sandra Sjöberg.
Tappar kontakten med andra på jobbet
Även idén om att arbetsgrupper som jobbar tillsammans behöver vara på plats samtidigt har visat sig inte vara så viktig i praktiken. Däremot upplever många att de tappar kontakten med andra på jobbet – de känner inte samma sammanhållning som tidigare.
– Det finns många olika och till viss del motsägelsefulla önskemål. Vissa är måna om ett eget rum, andra inte. Men möjligheten att kunna jobba hemma har de allra flesta varit positiva till, berättar hon.
Flexrum för distansarbetare
Sedan första maj kan de som vill och har möjlighet därför fortsätta jobba på distans, max 49 procent av tiden – men utan schemaläggning. De som väljer den lösningen har därför inte längre tillgång till ett fast kontorsrum, utan får nyttja de så kallade flexrum som finns på kontoret.
De som väljer att jobba upp till 20 procent av sin tid hemma kan däremot behålla en fast kontorsplats.
– Det fanns en viss oro för att någon annan sitter på ens plats när man är borta. Därför har vi valt att ha flexrum för de som distansarbetar stor del av sin tid.
Viktigt för att vara attraktiv
Sandra Sjöström konstaterar att möjligheten att jobba hemifrån är viktig för att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare.
– Med tanke på att Northvolt nu beslutat att etablera sig här så kommer kommunen också att behöva anställa fler medarbetare framöver. Då är det värdefullt för oss på samhällsbyggnadssektorn att kunna erbjuda en mer flexibel arbetslösning, förklarar Sandra Sjöberg.
Forskare följer projektet
Pilotprojektet har även följts av forskare från Högskolan i Gävle. De ska undersöka hur hybridarbetet påverkar medarbetarnas hälsa, prestation, möjlighet att planera arbetet och balansen mellan jobb och privatliv. Resultaten presenteras till hösten.
– Det ska bli intressant att ta del av vad forskarna kommer fram till. Jag är lite överraskad av hur snabbt vi ändå förändrat våra attityder till distansarbete och förhållandet mellan tid, rum och leverans. Var man arbetar rent fysiskt är inte längre lika viktigt som innan pandemin, konstaterar Sandra Sjöberg.
Inga krav på närvaro
I Örnsköldsvik kommun har man däremot valt en lösning där man inte ställer några krav på närvaro. Medarbetarna kan själva bestämma var de utför sitt arbete, utan krav på att närvara en viss tid på kontoret.
Magnus Haglund, kommundirektör i Örnsköldsviks kommun, poängterar att platsen inte är det viktiga – det är vad du åstadkommer som spelar roll.
– Varför skulle vi ställa krav på det? Vissa enheter och arbetsplatser har aldrig varit så effektiva och haft så stor medarbetarnöjdhet som nu, och då verkar det ju helt bakvänt att bestämma en sån sak, utan att kunna förklara varför man gör det, säger Magnus Haglund, kommundirektör i Örnsköldsvik.
Redan tidigt under pandemin tillsatte kommunen en arbetsgrupp som jobbat med att ta fram en plan för hur kommunen ska gå över till det de kallar Framtidens arbetsliv. Kärnan i det arbetet handlar om att ge medarbetarna frihet att själva styra över hur och var de utför sitt arbete.
Platsen inte det viktiga
Och många ser hemarbete som en stor fördel. I medarbetarenkäter har 90 procent av medarbetarna svarat att de vill ha kvar möjligheten att jobba på distans även efter pandemin.
Magnus Haglund poängterar att mycket av dagens arbete inte är platsberoende – det är vad du åstadkommer som är det viktiga.
– Att bara sitta på samma plats ger i sig inget mervärde. Ibland blir det då hybridmöten, det vill säga att en del deltar fysiskt och andra digitalt. Det är lite svårare men går att lära sig. Sitter du och arbetar själv så ska du välja en plats som ger dig inspiration, förklarar han.
E-tjänst för att hitta balansen
Hur mycket och när man arbetar på plats respektive hemifrån bestäms utifrån verksamhetens och medarbetarnas egna behov. Varje medarbetare kommer överens med sin chef om vad som fungerar bäst.
Som ett stöd har kommunen tagit fram en e-tjänst där anställd och chef tillsammans kan komma fram till en balanserad lösning på när- och distansarbete. Cheferna har dessutom fått utbildning i det nya sättet att leda och vad som gäller kring exempelvis arbetsmiljöansvar.
Hur ser ni till att medarbetare som jobbar mycket hemifrån inte tappar kontakten och går miste om de sociala aspekterna av att träffa sina kollegor?
– De flesta arbetsplatser har vissa specifika dagar då man ses och fikar och har fysiska möten. En utmaning med detta synsätt är introduktion av nyanställda, då är det bra att ses fysiskt, men det löser vi.
Enligt Magnus Haglund fungerar hybridarbetet mycket bra.
– Vi utvärderar fortlöpande och min bedömning är att det inte finns någon väg tillbaka. Vi har lärt oss för mycket om vad Framtidens arbetsliv kan erbjuda och jag ser detta som en ren kompetensförsörjningsfråga.
