Strikta regler – då kommer färre till kontoret
Strikta närvarokrav på kontoret gör att färre kommer dit, visar en studie. Foto: Getty Images.
Efter pandemin har många teknikföretag fått ompröva sin inställning till hur distansarbete och närvaro på kontoret ska kombineras. Nu visar en studie vad som krävs av företagen för att kontoren ska bli en plats där medarbetarna vill vara.
Många anställda vande sig vid att jobba hemifrån under pandemin och de fördelar som det innebär i form av att slippa pendla och lättare kunna styra över arbete och privatliv. Det har gjort det svårt för företagen att locka tillbaka medarbetarna till kontoren och många har reviderat sin policy för distansarbete.
Vilken strategi man har och hur den fungerar har forskare vid Blekinge tekniska högskola (BTH) undersökt på företag som till exempel Ericsson, Knowit, Sony, Spotify och Telenor. En av studierna visar att det framför allt är företag som har en väldigt flexibel policy som har flest anställda på kontoret.
– Det var en överraskning. I företag med obligatoriska dagar eller tid i procent som man ska vara på kontoret ser vi att folk inte följer reglerna. Men där man inte kräver närvaro kommer folk frivilligt, säger Darja Smite, forskningsledare och professor i programvaruteknik vid BTH.
Ingenjörer vill sitta med sina kollegor
Det som främst motiverar medarbetarna att komma till kontoren är samarbete och att umgås med kollegor, visar en enkätundersökning. Arbetsgivarna behöver därför underlätta för medarbetarna att jobba ihop och det har blivit vanligt med teamorienterade platser på kontoren.
– Vi har pratat med ganska många ingenjörer och de vill inte ha en ny arbetsplats varje dag i öppna kontorslandskap. De behöver sitta ihop med sina medarbetare.
Även arbetsmiljön på kontoren har blivit allt viktigare för att kunna konkurrera med hemarbetsplatsen, men även för att behålla och rekrytera attraktiv arbetskraft.
En del av företagen i studien har satsat på tjusiga hotelliknande kontorsmiljöer med havsutsikt och centrala lägen kombinerat med bra kontorsutrustning och förmåner som gratis snacks, barista och gym. För att stärka gemenskapen anordnas också kontorsbaserade aktiviteter som gemensamma frukostar, seminarier och after work.
– Ett företag med närvarokultur som investerar i fördelar med att vara på kontoret, som till exempel en bra lunchmatsal, fikaraster och en bra arbetsmiljö med gott om plats och bra ljudmiljö, erbjuder en bättre upplevelse att vara på kontoret än hemma, säger Darja Smite.
De anställdas inställning till distansarbete är väldigt individuell, menar hon. En del kommer till kontoret 4–5 dagar i veckan eftersom de vill särskilja arbete från fritid eller känner sig mer produktiva på jobbet. Andra föredrar att vara på kontoret så lite som möjligt. De som bor nära sin arbetsplats kan också variera sin arbetsdag med att jobba några timmar på kontoret och några timmar hemifrån.
”Dra nytta av fördelarna från distans- och kontorsarbete”
För arbetsgivarna handlar det om att ta hänsyn till de anställdas önskemål och hitta en arbetsform som passar alla. Många väljer att ha närvaroplikt på kontoret en eller ett par dagar i veckan som är vikta för möten och samarbeten.
– Vår forskning visar att det bästa är att dra nytta av fördelarna från både distans- och kontorsarbete och koordinera så att man kan vara närvarande på kontoret på samma dagar.
En del företag har skurit ner på sina kontorsytor som en följd av det ökade distansarbetet medan andra ännu inte bestämt sig. Mycket hänger på hur verksamheten ser ut, till exempel om den är innovationsinriktad eller geografiskt utspridd.
– I framtiden tror jag att vi kommer att ha både företag där folk är mycket på kontoret och företag med mindre kontorsytor där man kan boka en plats när man behöver det, säger Darja Smite.
För dem som jobbar i team är det viktigt att cheferna coachar och skapar förutsättningar för ett bra samarbete, anser hon. Men efter pandemin har det blivit en ökad självcentrering bland medarbetarna som företagen tar hänsyn till av rädsla för att förlora kompetens. Det riskerar att försämra teamens förutsättningar, anser Darja Smite.
– Det känns som att vi har gått ett steg bakåt och att man prioriterar vad de anställda behöver och inte teamen. De som samarbetar i team behöver kompromissa. Det handlar inte om vad du önskar utan vad teamet behöver för att vara effektivt, säger hon.
Här kan du läsa hela forskningsstudien Defending a Remote Work Policy: Aligning Actions and Intentions
12 kommentarer
Svårt att dra några långtgående slutsatser av en studie omfattande bara tre företag. De skillnader som noteras i närvaro kan mycket väl tillskrivas redan existerande skillnader i trivsel, arbetsmiljö, pendlingsavtånd etc. Min erfarenhet är att ledningen ofta tar fram en policy för hemarbete ”ur luften”, utan motivation eller ljupare analys. ”Office first” tycks vara den rådande tanken (eftersom man försöker ”locka” de anställda till kontoret) men varför det är så viktigt finns ingen förklaring till. Borde inte miljöaspekten väga tyngre i dessa diskussioner? Tusentals anställda jobbar hemifrån istället för att ta bilen till jobbet.
Låter rimligt. Mitt företag började nyligen med en policy där alla team var tvungna att välja vilka 3 dagar som hela teamet skulle vara på plats. Det har inte precis gett den effekt de hoppades på. Totalt sett är det nu färre arbetade timmar på kontoret. Vissa dagar är det olidligt mycket folk på kontoret så alla mötesrum är bokade, lunchrummen överfyllda, oändligt letande efter ledig toalett m.m. Andra dagar är det helt öde. Tror inte att nån är nöjd med ändringen.
Att företaget som hade högst andel närvarande på kontoret hade den mest flexibla policyn är ett tecken på att de inte behöver ha en så strikt policy. På de andra företagen arbetar kanske folk hemma i större utsträckning av olika anledningar och man tvingas då kanske att införa ”Office first”-policy. Studien fastslår ingen sorts kausalitet eller orsakssamband, utan snarare anekdotisk bevisföring från tre arbetsplatser.
Att anställa är besvikna över att de inte har gratis elbilssladdning eller parkering kan man förstå om de haft detta innan, men det är väl egentligen ett ganska orimligt krav? Parkering är i princip aldrig gratis i de större städerna och drivmedel har aldrig tidigare varit gratis. Om arbetsgivare erbjudit gratis anledning så borde rimligtvis detta förmånsbeskattas?
För mig känns det självklart att det är bättre att ha en flexibel policy än att kräva obligatorisk närvaro. Förutsättningarna är olika både på arbetsplats- och individnivå och med en flexibel policy går det att få bästa möjliga utfall i så många situationer som möjligt.
Vill man locka de anställda till kontoren så gäller det definitivt att satsa på att skapa en bra arbetsmiljö och göra kontoren attraktiva. Om man istället väljer att ställa absoluta närvarokrav så får man motsatt effekt och de anställda tappar förtroende för företagsledningen.
Jag är förvånad över att så många företagsledningar inte verkar förstå detta utan kommer med slentrianmässiga direktiv om närvaro x dagar i veckan. Ofta åtföljs dessa direktiv dessutom av luddiga motiveringar som får låg acceptansnivå hos de anställda.
Håller helt med Marcus kommetar. Förstår inte att företagen alternativt de som leder projekt att införa dessa aktivitetsbaserade kontor inte kan ta till sig forskning samt vad de anställda tycker. Det är ett projekt som ska genomföras och man fullständigt struntar i vad den anställdes behov och trivsel är. Känns lite som en kinesisk diktatur och inte en svensk demokrati. Känns bara jobbigt att behöva gå till kontoret.
bra artikel men jag skulle vilja ha namnet på studien!
Här är en länk till forskningsstudien. https://bth.diva-portal.org/smash/get/diva2:1832184/FULLTEXT01.pdf
Min arbetsgivare har skurit ned på kontorsplatserna så att det bara finns skrivbord till 60% av personalen och infört ”aktivitets baserat” kontor. Det finns inte heller parkeringsmöjligheter för hela den del av personalen som är beroende av bilen för att ta sig till arbetet. Samtidigt har man gått ut och sagt att företagets policy är att man ska arbeta på plats. Vi får arbeta hemifrån två dagar per vecka, men det är inte något som uppmuntras. Det aktivitetsbaserade kontoret har man fört in på ett väldigt hårdhänt sätt, helt utan att lyssna till personalen. För första gången på 16 år på arbetsplatsen, har jag börjat fundera på att säga upp mig. Men det känns inte som att de bryr sig.
Min arbetsgivare är en av de största i Göteborgsregionen.
Jag är faktiskt lite förvånad över att just de aktivitetsbaserade kontoren inte är en större fråga än vad de är, för fackförbunden, eftersom jag ser dem som ett ganska stort arbetsmiljöproblem.
Det är jättemärkligt att det inte är en större facklig fråga. Finns gott om forskning som visar hur dåligt aktivitetsbaserade kontot och öppna kontorslandskap är för arbetsmiljön, hälsan och fruktansvärt skadligt för produktiviteten. Så det är en ökad kostnad för företagen med. Ericsson gjorde t ex stora utredningar och forskning om det, som visade att det var dåligt för alla, inte minst ekonomin. Införde det några år senare iaf – för cheferna klarade inte av att förstå och ta in resultaten, men lätt att räkna kvm-kostnad per kontorsplats. Cellkontor främjar samarbeten och effektiviteten.
Håller med dig. Själv undviker jag även att använda termen cellkontor. Kanske är jag konspiratorisk men är inte språkbruket anpassat efter att det man vill ha och som är billigt ska låta trevligt (landskap) och det man vill få bort ska låta mindre tilltalande (cell)? Åtminstone hör jag mest anhängare av öppna kontor som använder ordet cellkontor.
John, kunde knappt skrivit det bättre själv..
Kan väl tillägga att företaget totalt slagit sönder allt gällande grupp- och projekt-tillhörighet, arbetsmotivationen bland medarbetarna har sjunkit rejält. Den totala produktiviteten i projekten har sjunkit med upp till ~40-50% sedan det aktivitetsbaserade arbetssättet infördes.
Har väldigt svårt o förstå hur en av de största arbetsgivarna i Göteborgsregionens högsta ledning kan låta detta fortsätta.
Toppen, jag skulle inte ta ett jobb där jag inte får vara flexibel. Jag är ändå inne 3-4 dagar. Men trevlig miljö är A-O. Finns det inga trevliga platser kvar går jag hem.