Lär dig att övertyga – så slipper du övertala

Förmågan att kommunicera autentiskt, tydligt och medryckande är en konkurrensfördel i dagens arbetsliv som präglas av trista Powerpointpresentationer och vaga värdegrundsord. Retorikexperten Ami Hemviken tipsar om hur du kan träna på att väcka engagemang för att övertyga.

En välsmord kommunikativ förmåga innebär inte att allting alltid är frid och fröjd på arbetsplatsen, men den kommer att göra din tillvaro enklare, inte minst som chef eller expert. Det konstaterar beteendevetaren, författaren och föreläsaren Ami Hemviken.

– Det brukar sägas att kunskap är makt, men jag skulle vilja påstå att det är minst lika viktigt att ha förmågan att kunna klä in sin kunskap på ett kommunikativt övertygande och begripligt sätt.

Underskattad egenskap

Den snabba förändringstakten i både arbetslivet och samhället är, menar Ami Hemviken, en bidragande orsak till att retorisk kompetens blir allt viktigare.

– Mitt i alla förändringar finns nästan inbyggt i oss att fortsätta göra som vi alltid har gjort, eftersom det är enklast så. Det är därför lite naivt att tro att en ny lösning eller en bra idé i sig är tillräckligt för att få med sig kunder eller medarbetare på tåget när det gäller ett nytt arbetssätt eller en ny tjänst. Här är kommunikativ förmåga avgörande för att överbrygga ett invant motstånd.

Samtidigt har det kommunikativa landskapet förändrats drastiskt, med ett virrvarr av röster på sociala medier där risken är stor att ens budskap försvinner i bruset.

– Ju fler som hörs och syns desto starkare blir bruset och desto större anledning att faktiskt träna upp sin kommunikativa förmåga så att man kan sticka ut.

Få tekniska resonemang att landa rätt

Ett klassiskt misstag under en presentation är att använda tekniska experttermer som inte förklaras. Eller att flitigt strössla med värdegrundsord, så kallade corporate buzzwords, utan att konkretisera dem eller sätta dem i ett vardagsnära sammanhang.

– De logiska och tekniska delarna är viktiga, men om resonemanget saknar tydlighet och inte bidrar till igenkänning är risken stor att målgruppen inte förstår dig. Och om de inte förstår, så bryr de sig inte, säger Ami Hemviken.

I sina föreläsningar återkommer hon ständigt till de fem ”F:n” som ökar dina chanser att få åhörarna att ta till sig budskapet: Förkorta, förenkla, förklara, förstärka, fråga.

– Det handlar bland annat om att inte tråka ut med för mycket detaljer, anpassa språket efter situation och målgrupp, inte ta för givet att publiken förstår facktermer som är självklara för dig, och framför allt: uppmuntra frågor!

Just frågebiten kan frustrera experter med djup kunskap i ett specifikt ämne, eftersom frågor brukar vara ett snabbtest på huruvida dina poänger gått fram eller inte.

– En av retorikens grunder är att kommunikation sker på mottagarens villkor. Om du får många frågor som pekar på att publiken inte har förstått, ligger felet inte hos publiken utan i din presentation. När man får frågor gäller det att visa att man välkomnar dem och ta chansen att göra resonemangen tydligare.

Väck känslor

En logiskt fulländad presentation faller allt som oftast platt, berättar Ami Hemviken, om den inte också framkallar inspiration, engagemang och nyfikenhet hos mottagaren, kort och gott väcker någon form av positiv känsla.

– Vi är ofta noggranna med att förmedla vad målgruppen ska förstå, men missar ofta att förmedla vad vi vill att den ska känna. Detta trots att vi vet att majoriteten av alla beslut fattas på emotionell basis.

Det handlar inte om att gestikulera överdrivet eller spela clown, betonar hon, utan om att undvika en knastertorr teknisk presentation som gör att publiken tappar intresset.

– Om jag vill väcka engagemang behöver jag själv förmedla den känslan med en medryckande berättelse och genom att våga förstärka kroppsspråk, röstläge och mimik: alltså skruva upp ”volymen” lite på mig själv. Det skapar större chans att lyckas, eftersom mottagarens spegelneuroner aktiveras.

Så bygger du förtroende och auktoritet

En annan av retorikens hörnstenar är förmågan att signalera auktoritet och trovärdighet – i annat fall är risken att du diskvalificeras, trots en vass och övertygande framställning i övrigt: ”han kan inget om min bransch eller mitt område”.

Det kan du göra genom att kortfattat redogöra för din yrkesresa och väg in i det aktuella ämnet, men det är samtidigt viktigt att inte falla över i skryt.

– Ingen gillar en expert som verkar komma ovanifrån och som bara rakt upp och ner berättar hur andra ska tänka och göra. Ödmjukhet är avgörande för att väcka en känsla av samhörighet och välvilja hos publiken och i förlängningen också för att få igenom ditt budskap, säger Ami Hemviken och lägger till:

– Ett smart sätt att inge förtroende, men samtidigt visa ödmjukhet, är att låna andras auktoritet genom att hänvisa till forskningsrapporter, dina tidigare projekt och referenskunder som har anlitat dig förut.

Våga testa!

Ami Hemviken beskriver den retoriska förmågan som en muskel som behöver tränas och underhållas över tid. När kommunikationsmuskeln testar någonting nytt kan det lätt uppstå träningsvärk, men den tenderar att försvinna.

– Testa, prova, chansa! Jag tycker att man alltid ska försöka ta alla möjligheter att tala inför publik, stor som liten. Det kan vara att dra presentationen på kundmötet eller räcka upp handen på jobbmötet, säger hon

Hitta en retorisk förebild

För den som vill vässa sin kommunikativa förmåga kan en retorisk förebild innebära en smidig kickstart. Det behöver inte vara en kändis som talar inför storpublik, utan det kan lika gärna vara en kollega på jobbet eller någon annan i din närhet.

– Fundera på vad som fungerar bra för den personen, ta inspiration och härma det du gillar: humor, ett tilltalande kroppsspråk, ett målande språkbruk, och så vidare. Du behöver inte vara orolig för att kopiera någon rakt av, för även om du imiterar kommer du sätta en personlig prägel och göra alla knep till dina.