Möten är centrala för att det ska fungera
Frihet eller fälla – distansarbetet har många skepnader. Det kräver tydliga mål, viljan att förstå varandra och också lyhördhet för när man verkligen behöver mötas. Energimyndigheten har kommit en bit på vägen.
När Cisco och Telia Sonera (som båda säljer lösningar för exempelvis videokonferenser) nyligen presenterade en undersökning om ”Smarta företag” sa tre av fyra svarspersoner att de tyckte att ökad mobilitet i arbete gör medarbetarna mer motiverade. Fyra av tio ansåg att det bör vara en rättighet att få arbeta på distans när möjligheten finns. De fysiska mötena ansågs dock fortfarande helt avgörande för att få jobbet att fungera av nära hälften. Resultatet sammanfattar ganska bra hur vi ser på distansarbete.
När den nya Energimyndigheten planerades i slutet av 90-talet skulle den först ligga i Stockholm. Sedan beslutade politikerna att den skulle placeras i Eskilstuna. Beslutet orsakade genast en hel del avhopp bland personalen. Även om Eskilstuna inte är långt från Stockholm var det många som valde att sluta. Nationalekonomen Zofia Lublin, som satt i kommittén som planerade uppbyggnaden minns att ledningen för den nya myndigheten blev nervös.
– Det stod tidigt klart att det inte skulle gå att rekrytera den kompetens som krävdes i Eskilstuna. För att få dem som hade jobbat med de här frågorna inom Nutek att följa med var möjligheten till distansarbete viktig.
Anpassningen till distansarbete fick en egen budget inom Energimyndigheten. Möjligheten att jobba hemifrån skulle gälla alla. Datorer köptes in, ISDN- uppkopplingar drogs. De anställda fick möjlighet att utrusta en hemarbetsplats på myndighetens bekostnad. De anställda som valde att pendla till och från Eskilstuna fick bidrag till kostnaderna.
Zofia Lublin bestämde sig för att följa med till den nya myndigheten i Eskilstuna. I överenskommelsen om distansarbete fanns kravet att man som anställd skulle vara minst två dagar i Eskilstuna och att man måste komma överens med sin chef om när det fungerade att arbeta på annan ort.
– Vi har lagt mycket arbete på att få alla att känna varandra, på sociala aktiviteter. Kanske var det vi som uppfann mingel, var femte veckan har vi ett mingel just för att få träffas. I Stockholm går man och tar en öl eller fikar efter jobbet, här springer alla genast till tåget eller till sina bilar.
Ett år efter att myndigheten hade startat blev Zofia Lublin först chef för en avdelning. Att få medarbetarna att kommunicera med varandra, inte bara med henne, blev en utmaning.
– Distansarbete ställer krav på att du är väldigt tydlig som chef med vad du förväntar dig. Jag har aldrig tyckt om detaljstyrning så det har gått bra men målen måste vara mycket tydliga. Och vi har arbetat för att kommunikationen ska fungera.
Zofia konstaterade ganska snart att farhågan att folk skulle jobba för litet om de inte var på kontoret var överdriven.
– Det här var ju innan alla människor hade bredband och plötsligt satt en massa anställda som älskade sina jobb med bra uppkopplingar och smarta IT-lösningar. Det började komma mejl mitt i natten. Problemet blev snarast att få mina anställda att tänka på att de måste stänga av någon gång också.
Kulturen i Eskilstuna har blivit att måndagar och tisdagar är extremt mötestunga dagar när många är på plats. Framåt onsdag lunch börjar det tunnas ut.
– Min avdelning har en hel del externa möten i Stockholm, många på enheten bor också där, så vi brukar ses där också någon gång under slutet av arbetsveckan, på möte med samarbetspartners, på nåt kafé eller någon annanstans, berättar Ola Hansén, kemiingenjör som är chef för en enhet som arbetar med internationella klimatprojekt.
På frågan hur han vet hur hans medarbetare mår när de inte ses så mycket säger han att han försöker se till att prata med alla minst en gång i slutet av veckan om de inte ses på kontoret, men att ha samma koll som på en ”vanlig” arbetsplats går inte. Istället försöker han skapa en kultur av lagkänsla där det är accepterat att tala om ifall det blir för mycket jobb och om någon behöver avlastning.
Ola Hansén började på Energimyndigheten för sex år sedan och för hans del var distansarbetet en förutsättning för att han skulle vara intresserad av jobbet. Han har familj och två ganska små barn i Stockholm.
-I början kunde jag ibland känna mig litet ensam. Men vi har alla ett otroligt engagemang för jobbet, det kommer fram i alla undersökningar. Jag tror inte att det hade varit möjligt att ha en expertmyndighet av det här slaget i Eskilstuna utan den tillåtande synen på distansarbete.
– De tekniska möjligheterna att jobba på distans har ju också blivit mycket bättre. Till exempel deltar vi i ett internationellt samarbete där vi ha kunnat byta ut två av fem möten på ett år mot videokonferenser som fungerar utmärkt. Det bygger förstås på at vi har träffats innan men det spar stora resurser att slippa åka till Korea eller Filipinerna.
Ola Hansén och hans kollegor har utarbetat rutiner för hur de arbetar i grupp på dokument när alla inte är på samma ställe. Han hyser inga tvivel om att distansarbete har tydliga frihetskvaliteter. Men ändå.
– Man kan inte överskatta att mötas fysiskt, det ger så mycket mer och egentligen tror jag att alla skulle välja att gå till ett kontor varje dag om det gick. Jag vet att vi i flera aspekter vinner något i effektivitet på distansarbetet men jag tror att vi förlorar något också.
Han menar att det faktum att folk i Stockholm ofta inte har råd att ha ett extra rum som arbetsrum gör det svårt att tycka att det är riktigt bekvämt att jobba hemma.
-Att skapa ett helt kontor i laptopen – där är jag inte än och ibland känns det som att jag släpar runt på hela kontoret i form av papper, säger han.
Jenny Grensman
Läs tidigare delar av ”Vart tog distansarbetet vägen?”
Del 1:Ska du gå hem redan
Del 2: Flexibelt arbete kräver sin struktur
Del 4: Svårt att veta när och var du jobbar
